Tăng năng suất: Vai trò của Phòng tập trung trong không gian làm việc hiện đại
Tầm quan trọng của Phòng tập trung trong không gian làm việc hiện đại
Các phòng làm việc tập trung tạo ra những khu vực riêng biệt nơi mọi người có thể tập trung mà không bị xao lãng bởi những hoạt động diễn ra xung quanh trong môi trường làm việc. Những khu vực này bao gồm các cabin văn phòng hoặc buồng cách âm giúp nhân viên có thể tìm được sự yên tĩnh khi họ thực sự cần. Khi các nhân viên có một nơi để đến mà không ai làm phiền, họ thường cảm thấy hài lòng hơn về tổng thể. Các công ty cũng nhận thấy điều này bởi những nhân viên không bị gián đoạn liên tục thường sản xuất ra các công việc chất lượng tốt hơn và duy trì sự tập trung lâu hơn vào các nhiệm vụ trong suốt ngày làm việc.
Con số nói lên điều đó một cách rõ ràng về việc các phòng làm việc riêng biệt nâng cao năng suất lao động. Nghiên cứu cho thấy hầu hết các nhân viên bị phân tâm khoảng mỗi mười phút một lần khi làm việc trong những văn phòng mở tiêu chuẩn. Và việc lấy lại tập trung sau những lần gián đoạn này mất khoảng hai mươi lăm phút mỗi lần. Khi các công ty cung cấp những không gian cách âm giống như những chiếc buồng điện thoại nhỏ mà chúng ta từng thấy ở khắp mọi nơi, các nhân viên thực sự có thể hoàn thành công việc mà không bị ngắt quãng liên tục. Người lao động cũng cho biết họ cảm thấy hài lòng hơn với công việc, điều này khiến họ gắn bó và nhiệt huyết hơn với công việc nói chung. Việc quan tâm đến nhu cầu cá nhân của người lao động không chỉ tốt cho tinh thần mà còn tạo ra những nhóm làm việc hiệu quả hơn và giữ được động lực lâu dài hơn.
Thiết kế không gian tập trung hiệu quả
Việc tạo ra các khu vực làm việc hiệu quả thực sự phụ thuộc vào việc thực hiện đúng những yếu tố thiết kế cơ bản. Đồ nội thất theo tiêu chuẩn ergonomics (thân thiện với người sử dụng) đóng vai trò rất quan trọng, bởi vì mọi người cần cảm thấy thoải mái khi phải ngồi làm việc suốt cả ngày mà không gặp phải chấn thương. Chúng ta đã chứng kiến nhiều văn phòng mà sau một giờ làm việc, nhân viên bắt đầu ngồi khom lưng vì ghế không đủ độ nâng đỡ. Bản thân không gian cũng cần có đủ khoảng trống để mọi người có thể di chuyển giữa các bàn làm việc và tiếp cận các vật dụng cần thiết trong ngày. Ngoài ra, chúng ta cũng không nên quên về các ổ cắm điện — không ai muốn phải xử lý dây điện rối tung hay máy tính xách tay hết pin giữa chừng trong một cuộc họp. Khi mọi thứ phối hợp tốt với nhau, nhân viên thường làm việc năng suất hơn và ít phàn nàn về sự khó chịu hoặc các vấn đề kỹ thuật làm gián đoạn công việc.
Khi tạo không gian để làm việc tập trung, âm thanh và ánh sáng đóng vai trò rất quan trọng. Các vật liệu cách âm như tấm hấp thụ âm thanh hoặc những buồng nhỏ trong văn phòng thực sự giúp giảm tiếng ồn nền, làm cho việc tập trung trở nên dễ dàng hơn mà không bị phân tâm. Việc tận dụng càng nhiều ánh sáng tự nhiên càng tốt cũng rất hữu ích. Con người thường ít bị mỏi mắt khi làm việc dưới ánh sáng mặt trời, bên cạnh đó có điều gì đó về ánh sáng ban ngày khiến ta cảm thấy dễ tập trung hơn. Nếu không thể tiếp cận ánh sáng tự nhiên, thì việc sử dụng đèn điều chỉnh được độ sáng là một lựa chọn hợp lý. Những loại đèn này cho phép người dùng điều chỉnh mức độ sáng theo nhu cầu cá nhân vào các thời điểm khác nhau trong ngày.
Kết luận, thiết kế cẩn thận của phòng tập trung có thể mang lại lợi ích đáng kể cho môi trường làm việc bằng cách kết hợp các tính năng ergonomic, các giải pháp cách âm và ánh sáng tối ưu. Những không gian này, giống như một phòng kín âm thanh hoặc một buồng điện thoại để sử dụng trong văn phòng, tạo điều kiện cho năng suất bằng cách giảm thiểu sự phân tâm và tạo ra một bầu không khí làm việc yên tĩnh nhưng kích thích.
Các loại phòng lấy nét và chức năng của chúng
Có nhiều loại phòng tập trung khác nhau hiện có trên thị trường, được thiết kế phù hợp với đủ loại nhu cầu và sở thích làm việc. Chẳng hạn như phòng yên tĩnh – đây cơ bản là những không gian riêng tư nơi một người có thể hoàn thành công việc mà không bị phân tâm. Chúng thực sự giúp nâng cao năng suất làm việc, dựa theo một số nghiên cứu chúng ta từng thấy về việc con người làm việc hiệu quả hơn về mặt nhận thức khi có không gian riêng cho mình. Một khảo sát cụ thể tại nơi làm việc đã phát hiện ra rằng những nhân viên làm việc ở khu vực yên tĩnh thực sự tập trung hơn và hoàn thành công việc nhanh hơn so với những người làm việc ở không gian mở. Thực ra nghĩ lại cũng dễ hiểu thôi.
Những buồng làm việc kín thực sự mang lại nhiều hơn một chút về mặt riêng tư và bảo mật thông tin. Ngày càng nhiều văn phòng lắp đặt những buồng này trong thời gian gần đây. Chúng cũng hoạt động rất tốt như những cabin điện thoại tạm thời. Nhân viên cần một nơi nào đó để nói chuyện điện thoại mà không phải ai cũng nghe thấy những điều riêng tư của họ. Đôi khi con người chỉ cần có không gian riêng. Việc ngày càng nhiều công ty lựa chọn giải pháp này cho thấy rõ xu hướng đang thay đổi sang các không gian làm việc có thể điều chỉnh linh hoạt theo nhu cầu của người dùng. Một số nhân viên cần thời gian yên tĩnh để tập trung, trong khi những người khác lại cần không gian riêng tư cho các cuộc trò chuyện nhạy cảm. Những buồng này khá phù hợp để đáp ứng cả hai tình huống trên.
Kết hợp công nghệ trong không gian tập trung
Thiết lập đúng công nghệ trong những khu vực tập trung thực sự tạo ra sự khác biệt khi bắt tay vào việc. Phòng tập trung cần một vài thiết bị công nghệ cơ bản để có thể hoạt động hiệu quả. Hãy nghĩ đến các thiết bị khử tiếng ồn, kết nối internet tốc độ cao và những chiếc bảng thông minh được yêu thích hiện nay. Công nghệ giúp mọi người duy trì tập trung vì giảm thiểu tiếng ồn từ môi trường bên ngoài và đảm bảo các cuộc họp diễn ra suôn sẻ. Kết nối internet tốc độ cao giờ đây không chỉ là một tiện ích nữa mà gần như là điều bắt buộc khi một nửa nhóm làm việc từ nhà. Và thực tế là, không ai muốn nhìn vào một chiếc bảng trắng nhàm chán nữa cả. Các bảng thông minh khiến bài trình bày hấp dẫn hơn nhiều và thú vị để theo dõi. Chúng biến văn phòng thông thường thành nơi mà các ý tưởng có thể tự do trao đổi giữa các nhóm bất kể mọi người ngồi ở đâu.
Ngoài các thiết bị công nghệ tiêu chuẩn, các tính năng thông minh như hệ thống chiếu sáng tự động và công nghệ viễn thông tích hợp thực sự giúp tăng cường khả năng tập trung và hợp tác trong các không gian làm việc hiện đại. Đèn thông minh tự điều chỉnh độ sáng dựa trên hoạt động của người dùng hoặc thời gian trong ngày, tạo ra một môi trường thực sự phù hợp với hiệu suất làm việc của não bộ. Khi nói đến việc duy trì kết nối, các văn phòng hiện nay được trang bị như webcam và ứng dụng chia sẻ trong chính những góc làm việc riêng tư hay phòng điện thoại cách âm. Điều này đồng nghĩa là các đồng nghiệp vẫn có thể trò chuyện và trao đổi ý tưởng ngay cả khi họ đang ngồi làm việc tại hai đầu thành phố. Các nhà thiết kế không gian làm việc ngày càng xem việc tích hợp công nghệ là yếu tố thiết yếu, vừa hỗ trợ cá nhân duy trì sự tập trung, vừa đảm bảo các nhóm làm việc vẫn phối hợp nhịp nhàng bất chấp xu hướng làm việc từ xa gần đây.
Tăng hiệu quả tối đa của phòng tập trung
Khi cố gắng tận dụng tối đa các phòng tập trung, những giải pháp không gian linh hoạt như Buồng riêng Lite L thực sự mang lại ý nghĩa quan trọng. Thiết kế khá gọn gàng nhưng vẫn tối ưu hóa việc sử dụng không gian mà nó chiếm giữ. Điều gây ấn tượng là khả năng xử lý vấn đề âm thanh nhờ vào tính chất âm học của nó. Những người cần sự tập trung mà không bị phân tâm nhận thấy rằng những buồng này hoạt động rất hiệu quả vì chúng ngăn chặn tiếng ồn từ bên ngoài nhưng vẫn mang lại cảm giác thoải mái bên trong. Một số doanh nghiệp thậm chí còn tùy chỉnh mẫu Lite L của họ thành các phòng thu âm nhỏ hoặc khu vực học yên tĩnh tùy theo loại hình công việc diễn ra hàng ngày tại đó.
Căn phòng làm việc cá nhân 1 người Booth Home Office Pod thực sự tỏa sáng trong các tình huống làm việc tại nhà. Điều gì khiến sản phẩm này đặc biệt? À, khả năng cách âm của nó thực sự khá tuyệt vời. Hầu hết mọi người gần như không nghe thấy âm thanh bên ngoài khi đã ở bên trong. Rất lý tưởng cho bất kỳ ai cần tập trung mà không bị các yếu tố xao nhãng thông thường ở nhà làm phiền. Bên trong cũng có một vài chi tiết thiết kế rất tiện nghi. Hệ thống thông gió hoạt động khá hiệu quả, giữ không khí trong lành mà không gây ồn ào. Còn về bố trí chỗ ngồi? Chắc chắn là đã được tính toán kỹ lưỡng để mang lại sự thoải mái trong những buổi làm việc kéo dài. Đối với những ai đang loay hoay tìm cách tạo ra một không gian làm việc tử tế trong phòng khách hoặc phòng ngủ của mình, chiếc phòng nhỏ này có thể chính là giải pháp mà họ đang tìm kiếm.
Khi nói đến việc làm việc nhóm cùng nhau, Buồng làm việc 6 người với thiết lập phòng điện thoại cách âm thực sự rất phù hợp. Những không gian này cung cấp đủ diện tích để mọi người có thể trải rộng ra và làm việc nhóm mà không cảm thấy chật chội, nhưng vẫn giữ được bầu không khí gần gũi cần thiết cho sự hợp tác hiệu quả. Ngoài ra, từng cá nhân có thể lui vào buồng riêng của mình khi cần tập trung mà không bị phân tâm. Nhiều công ty công nghệ và các công ty sáng tạo đã bắt đầu sử dụng những thiết lập tương tự trong văn phòng của họ. Hệ thống thông gió hoạt động êm ái và hiệu quả, giữ cho không khí luôn tươi mát suốt cả ngày. Những bóng đèn trung tâm không chỉ đủ sáng để nhìn rõ, mà còn góp phần tạo nên không khí phù hợp tùy theo loại hình công việc đang diễn ra bên trong. Đối với các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả của cả những buổi thảo luận nhóm lẫn thời gian làm việc cá nhân sâu, việc đầu tư vào những buồng làm việc này là một quyết định hợp lý xét trên cả góc độ vận hành và mức độ hài lòng của nhân viên.
Nhìn chung, tích hợp các loại khoang văn phòng này có thể biến các phòng tập trung thành môi trường hiệu quả và hiệu quả cao, phục vụ cho các phong cách làm việc và nhu cầu tổ chức đa dạng.
Xu hướng tương lai trong thiết kế phòng tập trung
Cách mọi người làm việc không ngừng thay đổi, và các phòng làm việc tập trung ngày càng thông minh hơn trong việc thích nghi với thế giới mới với các thiết lập lai. Nhiều công ty đang thiết kế lại những không gian này với sự linh hoạt được đặt lên hàng đầu, để các loại hình nhân viên khác nhau đều có thể tìm thấy điều phù hợp nhất với họ. Nghiên cứu cho thấy các bố trí văn phòng cũng cần thay đổi theo vì chính những người sử dụng chúng cũng đã thay đổi. Chẳng hạn như xu hướng làm việc tại nhà đôi khi nhưng lại đến văn phòng vào những lúc khác. Những phòng tập trung tốt nên có khả năng đáp ứng cả hai tình huống mà không khiến bất kỳ ai cảm thấy bị bỏ lại phía sau. Khi tất cả mọi người đều có quyền tiếp cận các không gian sáng tạo, dù đang ngồi tại bàn làm việc hay tham gia từ xa, các nhóm làm việc thường đạt được nhiều kết quả hơn và đưa ra những ý tưởng tốt hơn một cách toàn diện.
Các phương pháp xanh hiện đang được chú trọng khi thiết kế phòng tập trung, vì các doanh nghiệp ngày càng quan tâm đến việc sử dụng vật liệu thân thiện với môi trường và công nghệ tiết kiệm năng lượng. Khi các công ty xây dựng những không gian làm việc này theo hướng bền vững, họ không chỉ đơn thuần đáp ứng các yêu cầu của chương trình trách nhiệm xã hội (CSR) mà thực chất là đang đáp ứng mong đợi của nhân viên trong thời đại này. Người lao động sau cùng đều quan tâm đến việc làm việc trong môi trường không gây tổn hại đến hành tinh của chúng ta. Đối với các tổ chức đang cố gắng giảm lượng khí thải, việc đưa ra những lựa chọn thông minh về cách thức xây dựng các không gian tập trung là điều hợp lý cả về góc độ kinh doanh lẫn đạo đức. Một số công ty thậm chí còn ghi nhận việc tiết kiệm chi phí theo thời gian khi áp dụng thiết kế văn phòng theo hướng thân thiện với môi trường.
