Офистік кабинелер мен әдеттегі кездесу бөлмелері: Қазіргі заманғы жұмыс орындары үшін қайсысы тиімдірек инвестиция?

Ұйымдар гибридті жұмыс заманында офистардың қалай жұмыс істеуі керек екенін қайта ойланған кезде, жұмыс орнын жоспарлау кездесулерінде бір сұрақ барынша жиі қойылады:

Бізге кездесу бөлмелерін көбейту керек пе — әлде офис подтары бұл әрекет?

Бұл тәжірибелік сұрақ, бірақ жауап қазір әрі қарай оңай болмаған.

Ондаған жылдар бойы стандартты шешім ретінде тұрақты конференциялық залдар мен жабық офистар салынды. Олар жекелікті қамтамасыз етті, ынтымақтастықты қолдады және қызметкерлер бес күн бойы тағайындалған жұмыс орындарында жұмыс істеген дәстүрлі жұмыс орнының кеңістіктеріне сай келді.

Қазіргі жұмыс орны басқаша.

Командалар үйден және офиске ауысады. Бүкіл күн бойы видеожиналыстар өткізіледі. Қызметкерлерге шоғырланған жұмыс істеуге, құпия сөйлесуге, тұтынушылармен қоңырау шалуға және әртүрлі ынтымақтастыққа мүмкіндік беретін тыныш орындар қажет. Сонымен қатар, ұйымдар нақты жер учаскелерінің құнын оптималдауға және бизнес қажеттіліктері өзгерген сайын бейімделе алатын жұмыс орындарын құруға қысым тигізілуде.

Бұл ортада көптеген компаниялар дәстүрлі кездесу бөлмелерін модульдік офис кабинкаларымен алмастырады немесе оларды толықтырады.

Бірақ бұл тек қана жұмыс орнындағы тренд па, әлде бұл ұзақ мерзімді тиімді инвестиция ма?

Бұл нұсқаулық офис кабинкалары мен дәстүрлі кездесу бөлмелерін сатып алу командалары, ғимараттарды басқарушылар, жұмыс орнын стратегиялаушылар мен бизнес басшылары үшін ең маңызды факторлар бойынша салыстырады.

Неге осы шешім әрқашаннан да маңыздырақ

Офистік кеңістік көптеген ұйымдар үшін ең ірі операциялық шығындардың бірі.

Әрбір шаршы фут — бұл жалға алу, коммуналдық қызметтер, қолданыста ұстау және қызметкерлердің тәжірибесіне арналған тұрақты инвестиция.

Жаңарту жоспарын құру немесе жаңа офис ашу кезінде дұрыс емес жұмыс орнын таңдау ұзақ мерзімді шектеулерге әкелуі мүмкін, оларды жою қымбатқа түседі.

Мақсат – тек кездесу орындарын көбейту емес, сол сияқты адамдар қазір қалай жұмыс істейтінін қолдайтын орталардың дұрыс араласымын құру.

Өнімдерді салыстырмас бұрын, офис кабинеттері мен кездесу бөлмелері әртүрлі жұмыс орнындағы қиындықтарды шешуге арналғанын түсіну маңызды.

Дәстүрлі кездесу бөлмелері үлкен топтармен жоспарланған ынтымақтастықта өте жақсы нәтиже береді.

Офис кабинеттері фокусталынған жұмыс, жеке қоңыраулар, гибридті кездесулер, собеседованиялар және кіші топтардағы талқылаулар үшін икемді кеңістіктерді қамтамасыз етеді.

Көптеген ұйымдар үшін шешім – біреуін екіншісімен алмастыру емес, дұрыс тепе-теңдікті табу.

Бастапқы инвестиция: Құрылыс шығындарынан тыс қарау

Бюджеттерді салыстырған кезде көптеген шешім қабылдаушылар әдетте алғашқы сатып алу бағасына назар аударады.

Қалыпты кездесу бөлмесін құру алғашқы көрініс бойынша жоғары дәрежелі акустикалық офис кабинетін сатып алуға қарағанда арзан болып көрінуі мүмкін.

Бірақ құрылыс жобалары жиі алғашқы бағалауда көрінбейтін шығындарды қамтиды.

Қалыпты кездесу бөлмесі әдетте мыналарды қамтиды:

• Архитектуралық сызбалар
• Құрылыс рұқсаттары
• Жұмысшылардың еңбекақысы
• Құрғақ қабырға орнатуы
• Электр жұмыстар
• Жылыту, желдету және кондиционерлеу жүйелерін өзгерту
• ӨСІР
• Сурет салу
• Соответствие нормам пожарной безопасности
• Қоғамдық мәнережелену
• Құрылыстан кейінгі тазарту

Сондай-ақ, жаңарту жиі бизнеске кедергі келтіреді.

Қызметкерлер уақытша жұмыс орнына қатынас жасай алмауы мүмкін, ал көп шу, тозаң және қатысуға шектеулер күнделікті операцияларға әсер етеді.

Офистік кабинеттер басқа модельді іздейді.

Ең модульдік акустикалық кабинеттер алдын ала инженерлік жобаланған келеді және минимальды кедергілермен объектіде жиналады. Орнату әдетте бір жұмыс күні ішінде аяқталады, сондықтан кәсіпорындар бұл процеске қарамастан қалыпты жұмыс істеуге мүмкіндік алады.

Қатаң мерзімдерде жұмыс істейтін ұйымдар үшін апталар бойына созылатын құрылыс жұмыстарынан аулақ болу құнын тиімді түрде арттырады.

Жеткізу жылдамдығы

Құрылыс жобалары әдетте дәл жоспарланғандай аяқталмайды.

Субподрядшылар, тексерулер немесе материалдардың жетіспеушілігінен туындаған күтпеген кешігулер офис жөндеулерін апталар бойына кешіктіруі мүмкін.

Тез өсетін кәсіпорындар үшін әрбір кешігу өнімділікке әсер етеді.

Офистік кабинеттер орнату мерзімдерін қатты қысқартады.

Бірнеше құрылыс мамандарын координациялау орнына ұйымдар әдетте сағаттар ішінде орнатылатын дайын жұмыс орны шешімін алады.

Бұл офис кабинеттерін мыналар үшін ерекше тартымды етеді:

• Кеңейіп келе жатқан командалар
• Уақытша жобалық офис
• Біргеміншілік ортасы
• Жедел офиске көшіру
• Кәсіпорындардың жаңа аймақтық орындарын ашуы

Жылдамдық қазір жай ғана ыңғайлылық емес, сонымен қатар нарықтағы бәсекелестік артықшылығы болып табылады.

Дамып келе жатқан жұмыс орнына икемділік

Офистік кабинеттер мен тұрақты кездесу бөлмелерінің негізгі айырмашылығының бірі — икемділік.

Дәстүрлі құрылыс бүгінгі офистің көптеген жылдар бойы тиімді болып қалатынын ұйғарады.

Шындығында жұмыс орнының қажеттіліктері сирек өзгермейді.

Кәсіпорындар жаңа қызметкерлерді жұмысқа алды.

Бөлімдер қайта ұйымдасады.

Гибридтік жұмыс саясаттары дамып келеді.

Офистегі жалға алу шарттарының мерзімі аяқталады.

Кәсіпорынның басымдықтары өзгереді.

Тұрақты кездесу бөлмелері осы өзгерістерге жеңіл бейімделе алмайды.

Сол себепті офис паддары икемділікті ескере отырып жасалған.

Олар офис ішінде орын ауыстыруға, жаңарту кезінде қайта құрылуға немесе компания орналасу орнын өзгертуі кезінде толығымен көшірілуі мүмкін.

Бірнеше офиске ие болатын немесе болашақта өсуін көздейтін ұйымдар үшін осы икемділік тұрақты құрылысқа байланысты қаупін азайтады.

Ғимараттың бір бөлігіне айналмай, офис паддары әлі де құнды жұмыс орны активтері болып қала береді.

Гибридтік жұмысты қолдау

Гибридтік жұмыстың көтерілуі офиске қатынас әдеттерін негізінен өзгертті.

Қызметкерлер қарапайым жұмыс орнына отыру үшін кеңсеге келестен перестесті.

Олар ортақ жұмыс істеу, бағыттау, семинарлар және клиенттермен кездесу мақсатында бірігеді, ал бір күн ішінде виртуалды сөйлесістерге қатысып отырады.

Бұл жаңа қиындық туғызады.

Қызметкер таңертең коллегаларымен бірлесіп жұмыс істеп, кейіннен құпия видеожиналыс үшін жеке кеңістікке қажет болуы мүмкін.

Үлкен конференция залдары мұндай іс-әрекеттер үшін сирек тиімді шешім болып табылады.

Кеңсе кабинеттері мыналар үшін арнайы құрылған арнайы орталарды ұсынады:

• Видео конференция
• Жеке кездесулер
• ЖС әңгімелері
• Шоғырланған жұмыс
• Тұтынушылармен қоңыраулау
• Виртуалды интервьюлар

Қазіргі жұмыс үлгілеріне сай кеңістіктерді ұсыну арқылы ұйымдар қызметкерлердің тәжірибесін және операциялық тиімділікті жақсартады.

Кеңістіктің пайдаланылуы: Кездесу бөлмелері тиімді пайдаланыла ма?

Ең көп ұмытылатын жұмыс орны көрсеткіштерінің бірі – бөлменің пайдаланылуы.

Көптеген ұйымдар өзінің ең ірі конференция бөлмелерінің көпшілік бөлігінде бір немесе екі адам ғана болатынын анықтайды.

Бұл құнды офис кеңістігінің тиімсіз пайдаланылуын көрсетеді.

Типтік он адамдық кездесу бөлмесін қарастырыңыз.

Үлкен топтық кездесулер үшін құрылғанымен, ол келесі мақсаттарда жиі брондалады:

• Жеке телефон қоңыраулары
• Собеседованиялар
• Өнімділік бойынша қайта қараулар
• Екі адамның пікір алмасуы
• Виртуалды презентациялар

Офистық кабинеттер бұл сәйкессіздікті шешуге көмектеседі.

Үлкен конференциялық залдарды кішігірім әңгімелер үшін резервте ұстау орнына қызметкерлер өздерінің қажеттіліктеріне нақты сайланған кеңістіктерге қатынас алады.

Бұл іс жүзінде қажет болған кезде үлкен кездесу залдарын бос ұстауға мүмкіндік береді және жұмыс орнының жоспарлауының жалпы тиімділігін арттырады.

Акустикалық сапа және қызметкерлердің тәжірибесі

Ашық жоспарлы офистар ынтымақтастықты ынталандырады, бірақ олар сонымен қатар айналадағы адамдарға кедергі келтіреді.

Телефон әңгімелері, қатарынан өтетін талқылаулар және видеожиналыстар барлық жанындағы адамдардың назарын азайтады.

Акустикалық офистық кабинеттер бұл проблеманы шешу үшін инженерлік дыбыс оқшаулануы мен желдету жүйелері бар жабық орталарды құру арқылы көмектеседі.

Қызметкерлер жұмыс орнынан өзін-өзі бөліп қоюсыз құпиялыққа ие болады.

Бұл әсіресе мыналар сияқты бөлімдер үшін өте бағалы:

• Адам ресурстары
• Сату
• Тұтынушының Табысы
• Законды
• Қаржы
• Басшылық

Құпия ақпарат талқыланған кезде немесе халықаралық видеожиналыстарға қатысқан кезде қызметкерлер сөйлеу құпиялығының тұрақтылығынан пайда болады.

Өнімділік: Жеке кеңістіктердің бизнес-негіздемесі

Қазіргі заманғы білім негізіндегі жұмыс концентрацияға тәуелді.

Бағдарламалық қамтамасыз ету, қаржылық талдау, маркетингтік стратегия, дизайн жұмысы, құқықтық қарау және техникалық жазу сияқты барлық істер үзіліссіз фокусталу кезеңдерін талап етеді.

Қызметкерлер жұмыс істеуге тыныш орындарды таба алмаған кезде өнімділік төмендейді.

Офистік кабинеттер қызметкерлерге офиске кетпей-ақ шулы ортадан уақытша шығуға мүмкіндік беретін орта құрады.

Қысқа мерзімді фокусталу да шешім қабылдауды, шығармашылықты және тапсырманы орындауды жақсартуы мүмкін.

Офистік кабинеттерді мебель ретінде қарауға қарамастан, көптеген ұйымдар оларды өнімділік инфрақұрылымы ретінде қарастырады.

Тұрақтылық және ұзақ мерзімді актив құны

Тұрақтылық орындау ортасына салынатын қаржылар үшін барынша маңызды факторға айналуда.

Дәстүрлі жаңартулар көбінесе құрылыс қалдықтарын, соның ішінде гипсокартон, бояу, еден материалдары мен қирату қалдықтарын тудырады.

Офистік кабинеттер – бұл тұрақтылықты қамтамасыз ететін альтернативалық шешім.

Олар модульді болғандықтан, көптеген компоненттерді қызмет мерзімі аяқталғаннан кейін қайта пайдалануға, орын ауыстыруға, жаңартуға немесе қайта переработкалауға болады.

Қоршаған ортаға тигізетін әсерін азайтуға және орындау ортасына салынатын қаржылардың қызмет мерзімін ұзартуға тырысатын кәсіпорындар үшін модульді шешімдер тұрақты құрылыстан гөрі дөңгелек экономика принциптерін тиімдірек қолдайды.

Қай шешім сіздің кәсіпорыныңызға сәйкес келеді?

Бұған универсалды жауап жоқ.

Орнына ұйымдар өз қызметкерлерінің әрекеттеріне сүйеніп, орындау ортасының қажеттіліктерін бағалауы керек.

Дәстүрлі кездесу бөлмелері мыналар үшін негізгі таңдау болып табылады:

• Басқарма кездесулері
• Ірі презентациялар
• Дайындық сабақтарын ұсынады
• Тұтынушылармен өткізілетін семинарлар
• Бөлім бойынша жиналыстар

Офистік кабинкалар ұйымдарға мыналар қажет болған кезде тиімді болады:

• Телефон кабинеттері
• Видео-кездесу бөлмелері
• Жеке назар аударуға арналған орындар
• Собақ кабинеттері
• Кіші ынтымақтастық аймақтары
• Икемді жұмыс орнының орналасуы

Көптеген заманауи офистерде ең тиімді шешім – екеуінің де қосылуы.

Үлкен конференциялық бөлмелер жоспарланған ынтымақтастықты қолдайды, ал офис кабинеттері күн ішінде болатын ондаған кіші әрекеттерге орын береді.

Сатып алу топтары инвестицияларға кірмей тұрып қоюға тиісті сұрақтар

Екі шешімнің қайсысын таңдағаннан бұрын сатып алу топтары мыналарды ескеруі керек:

• Қолданыстағы кездесу бөлмелері қанша жиі толық толтырылады?
• Күнделікті қанша видеотелефон қоңырауы болады?
• Қызметкерлер жеке жұмыс орындарын табуға қиналады ма?
• Келесі бес жыл ішінде офис жоспары өзгеруі мүмкін бе?
• Ұйым жаңа орынға көшуін болжамдайды ма?
• Жаңа кеңістіктер қаншалықты тез іске қосылуы керек?
• Ұзақ мерзімді жөндеу талаптары қандай?
• Қай шешім ұзақ мерзімді құндылық әкеледі?

Бұл сұрақтарды бағалау ұйымдарға тек бастапқы құрылыс шығындарына ғана емес, сонымен қатар операциялық нәтижелерге негізделген шешім қабылдауға көмектеседі.

Соңғы ойлар

Жұмыс орны соңғы он жыл ішінде радикалды түрде өзгерді, ал офис дизайні де осыған сай өзгеруде.

Ұйымдар өнімді, жекеленген және ынтымақтастықты қамтамасыз ететін орталарды жасау үшін қазір тұрақты құрылысқа толығымен сүйенуге мәжбүр емес.

Офистік кабинеттер гибридті жұмыс моделдеріне, жылдамырақ бизнес циклдарына және дамып келе жатқан жұмыс орны стратегияларына сәйкес келетін икемді альтернатива ұсынады.

Дәстүрлі кездесу бөлмелері әлі де маңызды рөл атқарса да, модульдік офис кабинеттері ұйымдарға көбірек икемділік, жылдам орналастыру, кеңістікті тиімді пайдалану және ұзақ мерзімді операциялық құндылық береді.

Сатып алу жетекшілері, ғимараттарды басқарушылар мен жұмыс орны директорлары үшін ең жақсы инвестиция әдетте ең төменгі бастапқы шығынмен анықталмайды.

Оның орнына бұл шешім бизнес өскен сайын, өзгерген сайын және дамыған сайын құндылық беруді жалғастырады.

Тұрақты кездесу бөлмелері мен модульдік офис кабинкалары арасындағы дұрыс тепе-теңдікті таңдау қазіргі уақытта қызметкерлерді қолдайтын, бірақ ертеңге дайын болатын жұмыс орнын құруға көмектеседі.

Жиі қойылатын сұрақтар

Офистік кабинкалар дәстүрлі кездесу бөлмелерін салуға қарағанда арзан ба?

Бастапқы сатып алу құны өлшемі мен техникалық сипаттамаларына байланысты әртүрлі болады. Дегенмен, офис кабинкалары жиі құрылыс шығындарын, орнату уақытын және болашақтағы жаңарту шығындарын азайтады, сондықтан олар ұзақ мерзімді тұрғыдан алғанда тиімді инвестиция болып табылады.

Офистік кабинкалар конференц-залдарын алмастыра ала ма?

Толықтай емес. Офистік кабинкалар жеке қоңыраулар, назар аударып жұмыс істеу, интервьюлар және кіші кездесулер үшін идеалды, ал көрсетулер мен командалық жиналыстар үшін ірі конференц-залдар әлі де қажет.

Офистік кабинеттер гибридті жұмыс орындарына сәйкес келе ме?

Иә. Офистік кабинкалар видеоконференциялар, құпия талқылаулар және назар аударып жұмыс істеу үшін арналған арнайы кеңістіктерді қамтамасыз етеді, сондықтан олар гибридтік офис ортасында ерекше маңызды болып табылады.

Офистік кабинеттерге құрылыс рұқсаты қажет пе?

Көптеген жағдайларда модульді офистік кабинеттер тұрақты құрылыстар емес, әріпше болып саналады, яғни олар әдеттегі құрылысқа қарағанда бірдей рұқсаттарды талап етпейді. Талаптар орналасқан жерге байланысты әртүрлі болуы мүмкін, сондықтан кәсіпорындар әрқашан жергілікті ережелерді тексеруі керек.

Сатып алу кезінде сатып алу тобы қандай факторларды салыстыруы керек?

Негізгі назар аударылатын факторларға орнату уақыты, акустикалық сапасы, желдету жүйесі, икемділік, қолданыста ұстау, кепілдік шарттары, орнын ауыстыру мүмкіндігі, жалпы иелік шығыны және күтілетін қайтарым инвестициясы жатады.