फोकस रूम और कार्य दक्षता: प्रभावी स्थान लेआउट के माध्यम से ध्यान केंद्रित करने में सुधार कैसे करें?
कार्य कुशलता को समझना
कार्य दक्षता का मूल रूप से अर्थ है अधिकतम कार्य पूरा करना जबकि न्यूनतम संसाधनों का उपयोग किया जाए, जो सीधे इस बात से जुड़ा है कि कोई व्यक्ति अपने समय का उपयोग कितना उत्पादकारी ढंग से कर सकता है। जब हम कार्य में दक्ष अभ्यासों की बात करते हैं, तो हम वास्तव में विभिन्न क्षेत्रों में अधिकतम परिणाम प्राप्त करने और अपशिष्ट को न्यूनतम करने की ओर देख रहे होते हैं, जैसे कि व्यतीत किया गया समय, शारीरिक श्रम और मानसिक ऊर्जा। सबसे अच्छी बात यह है कि कार्य गुणवत्ता को बिना नुकसान पहुँचाए तेजी से पूरे होते हैं। कंपनियाँ जो संचालन में सुगमता पर ध्यान केंद्रित करती हैं, अक्सर पाती हैं कि वे दिनभर में अधिक कार्य करने में सक्षम होती हैं, और कर्मचारियों के समय से लेकर परियोजनाओं के लिए आवश्यक सामग्री तक सबका बेहतर उपयोग करती हैं।
व्यवसायों के लिए आजकल कार्य कुशलता बहुत महत्व रखती है क्योंकि यह लागत को कम करने में मदद करती है, समय बचाती है और समग्र रूप से सबकुछ बेहतर ढंग से चलाने में सहायता प्रदान करती है। 2023 में व्राइक द्वारा एक हालिया रिपोर्ट में दिखाया गया कि कई प्रबंधकों को अपनी टीमों को मेहनत से नहीं, बल्कि स्मार्ट ढंग से काम करने के लिए प्रेरित करने का वास्तविक दबाव महसूस हो रहा है। इस मुद्दे को निकट से देखने पर एक दिलचस्प बात भी सामने आती है। कुशलता बढ़ाने वाली कंपनियां सिर्फ अधिक वस्तुओं का उत्पादन तेजी से करने में सक्षम नहीं होतीं। वास्तव में, वे दैनिक संचालन पर कम खर्च करते हुए अधिक धन कमाती हैं और साथ ही कर्मचारियों को खुश भी रखती हैं। विभागों में प्रक्रियाओं को सुचारु बनाने से आमतौर पर कहीं न कहीं खर्च में कमी आती है, लेकिन इसका एक अन्य लाभ भी है जिसके बारे में बहुत कम चर्चा होती है। कर्मचारियों को अपनी नौकरी के प्रति बेहतर महसूस होने लगता है जब सबकुछ इतना अव्यवस्थित नहीं होता, जिससे अच्छे कर्मचारी कुछ महीनों में नौकरी छोड़कर नहीं जाते।
बेहतर ध्यान केंद्रित करने के लिए कार्यालय स्थान का अनुकूलन
एक कार्यस्थल बनाना जो वास्तव में हमारी आवश्यकतानुसार काम करे, ध्यान केंद्रित करने और उत्पादकता बनाए रखने में काफी मायने रखता है। अच्छे डिज़ाइन का मतलब है कि कार्यालय स्थान पर आरामदायक बैठने के विकल्प, उचित प्रकाश व्यवस्था और उपयोगी तकनीकी गैजेट्स को एक साथ लाया जाए। जब कोई व्यक्ति एक समायोज्य कुर्सी में बैठता है जिसे ऊपर या नीचे किया जा सकता है, तो उसके शरीर को स्वस्थ रखा जाता है, जिससे थकान कम होती है और काम पर ध्यान केंद्रित करने की क्षमता बनी रहती है। अध्ययनों में दिखाया गया है कि लोगों को खिड़कियों से प्राकृतिक प्रकाश मिलने पर खुशी महसूस होती है और वे तेज़ी से काम करते हैं, लगभग 20-25% तक कार्यों को पूरा करने में सुधार होता है। इसके अलावा, आजकल कई उपयोगी तकनीकों का भी ध्यान रखना चाहिए। शोर कम करने वाले हेडफोन्स व्यस्त कार्यालयों में काफी फायदा देते हैं, जबकि परियोजनाओं को व्यवस्थित करने में मदद करने वाले ऐप्स चीजों को अव्यवस्था में खोने से रोकते हैं। ये छोटे सुधार भी कार्यदिवस को सुचारु रूप से चलाने और अपेक्षा से अधिक काम पूरा करने में मदद करते हैं।
कार्यालयों की व्यवस्था कैसे की गई है, इसका यह निर्धारण करने में महत्वपूर्ण भूमिका होती है कि कर्मचारी कार्यों पर ध्यान केंद्रित कर पाते हैं या नहीं। ओपन प्लान कार्यालय लोगों के बीच बातचीत को बढ़ावा देते हैं, लेकिन इनमें विभिन्न प्रकार की बाधाएं और पृष्ठभूमि शोर भी आते हैं जो केंद्रित रहने में मुश्किल पैदा करते हैं। कुछ वर्षों पहले के एक अध्ययन में दिखाया गया कि कर्मचारियों को निजी क्षेत्रों या शांत कोनों तक पहुंच देने से बाधाओं में काफी कमी आती है, जिससे लोग वास्तव में बेहतर गुणवत्ता वाला कार्य कर पाते हैं। स्मार्ट दृष्टिकोण दोनों प्रकार के स्थानों को मिलाना लगता है ताकि टीमें जब आवश्यकता हो तब विचारों का आदान-प्रदान कर सकें और जब गहन सोच की आवश्यकता हो, तो कहीं शांत स्थान पर चले जाएं। इस प्रकार की लचीली व्यवस्था से ऐसे कार्यस्थल का निर्माण होता है जहां हर कोई बिना अपनी शांति खोए काम करने में सक्षम होता है।
प्रभावी कार्यालय पॉड्स लागू करना
कार्यस्थलों में ऑफिस पॉड्स जोड़ना, विशेष रूप से उन जगहों पर जहां 3 या 4 लोगों के छोटे समूहों के लिए जगह बनाई गई हो, टीमवर्क को बढ़ा सकता है और परेशान करने वाली पृष्ठभूमि शोर को कम कर सकता है। डिज़ाइन एक तरह के बुलबुला प्रभाव को बनाता है जहां टीमें बिना परेशान किए आसपास के लोगों से बात कर सकती हैं। ध्वनि इन स्थानों के भीतर अवशोषित हो जाती है ताकि बातचीत स्थानीयकृत रहे लेकिन शामिल सभी के लिए पर्याप्त स्पष्ट रहे। एक वास्तविक उदाहरण एक सॉफ्टवेयर विकास फर्म से आता है जहां ओपन फ्लोर प्लान में इन एकूस्टिक पॉड्स को लगाने के बाद शोर की शिकायतें लगभग 30 प्रतिशत तक कम हो गईं। कर्मचारियों ने यह भी उल्लेख किया कि नियमित कॉन्फ्रेंस रूम की तुलना में इन समर्पित क्षेत्रों में विचारों पर काम करते समय उन्हें अधिक ध्यान केंद्रित करने का एहसास हुआ। टीमों की बातचीत में सुधार करने की कोशिश कर रही कंपनियों को इन मॉड्यूलर वर्कस्टेशन्स को आजमाने पर विचार करना चाहिए।
लाइट एक्सएल ऑफिस पॉड को वास्तव में अलग करने वाली बात इसकी लचीलेपन के साथ-साथ बाहरी शोर को रोकने की क्षमता है, जिसके कारण आजकल कई कॉर्पोरेट इसे अपना रहे हैं। इसके अंदर, विभिन्न प्रकार की ध्वनि अवशोषित करने वाली सामग्री को शामिल किया गया है, जो एक ऐसा शांत बुलबुला बनाती है जहां लोग कार्यालय की बातचीत से विचलित हुए बिना वास्तव में काम कर सकते हैं। उन कर्मचारियों ने, जिन्होंने इन पॉड का उपयोग किया है, उल्लेख किया है कि शानदार ध्वनि अवरोध के अलावा, उचित हवादारी और समायोज्य रोशनी जैसी चीजें भी काफी अंतर लाती हैं। लोगों में अक्सर लंबे समय तक ध्यान केंद्रित रहता है जब उनके आसपास का वातावरण उनका ध्यान नहीं छीन रहा होता। कुछ व्यवसायों ने तो यह भी देखा कि कार्य दिवस में कर्मचारियों की उत्पादकता में लगभग 15 प्रतिशत की वृद्धि हुई क्योंकि उनके कर्मचारियों को व्यस्त समयों के दौरान इन निजी स्थानों तक पहुंच उपलब्ध थी।
ऑफिस बूथ एक्सएल निजी कॉल्स या त्वरित टीम हडल्स को संभालने में वास्तविक अंतर लाता है। ये पॉड्स निर्मित ध्वनि-अवरोधक दीवारों, समायोज्य प्रकाश व्यवस्था के विकल्पों के साथ-साथ एक छोटी वेंटिलेशन प्रणाली से लैस हैं जो अंदर की हवा को ताजा रखती है। उन कंपनियों ने जिन्होंने इन कार्यस्थलों को स्थापित किया है, कर्मचारी उत्पादकता में लगभग 20 प्रतिशत की वृद्धि की सूचना दी है। अधिकांश लोग कहते हैं कि वे पृष्ठभूमि की बातचीत के बिना और कहीं भी शांत व्यापार बातचीत करने के लिए कहीं उपलब्ध होने पर बेहतर काम करते हैं। कंपनियों के लिए, जो कर्मचारियों के बीच कुछ स्तर की गोपनीयता बनाए रखते हुए अधिक उत्पादक वातावरण बनाना चाहते हैं, इन कार्यालय पॉड्स में निवेश करना आगे बढ़ने के लिए एक स्मार्ट कदम लगता है।
कार्य कुशलता बढ़ाने के लिए रणनीति
काम पर काम पूरा करने के मामले में, स्मार्ट लक्ष्य तय करना वास्तव में अंतर ला सकता है। इसका मुख्य उद्देश्य ऐसे लक्ष्य बनाना है जो वास्तव में पूरे किए जा सकते हैं, बस एक अस्पष्ट इच्छा नहीं। इसे इस तरह से सोचिए: यदि लक्ष्य इतने विशिष्ट हैं कि उन्हें पकड़ा जा सके, मापने योग्य हैं ताकि हम जान सकें कि जब वे पूरे हो जाएं, तो ऐसे लक्ष्य जिन्हें पूरा करना संभव हो बिना किसी जादूई शक्ति के, वे उन चीजों से संबंधित हों जो सबसे अधिक महत्वपूर्ण हैं, और वास्तविक समय सीमा से जुड़े हों, तो लोग प्रायः केंद्रित रहते हैं और तेजी से परिणाम प्राप्त करते हैं। मानव संसाधन विभाग का उदाहरण लें जो अपनी प्रक्रिया को सुचारु करना चाहता है। "हम बेहतर भर्ती करना चाहते हैं" कहने के बजाय, वे अगली तिमाही में नौकरी के विज्ञापन से लेकर प्रस्ताव स्वीकृति तक के औसत समय को लगभग 15 प्रतिशत तक कम करने का उद्देश्य रख सकते हैं। ऐसा विशिष्ट लक्ष्य हर किसी के लिए काम करने के लिए कुछ ठोस देता है बजाय हमेशा के लिए पहिये को घुमाने के।
टेक्नोलॉजी का सर्वोत्तम उपयोग करना कार्य प्रक्रियाओं को सुचारु रूप से चलाने के लिए काफी महत्वपूर्ण है। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के लिए उपकरण (जैसे एसाना या ट्रेलो) तथा स्लैक जैसे चैट ऐप टीमों के बीच समय बर्बाद होने और प्रयासों की पुनरावृत्ति को कम करने में वास्तव में सहायता करते हैं। हाल ही में मैकिन्से द्वारा किए गए एक अध्ययन में एक दिलचस्प बात सामने आई - नए तकनीकी समाधानों को अपनाने वाली कंपनियाँ प्रति सप्ताह कर्मचारियों के लगभग 25% घंटे मुक्त करने में सक्षम होती हैं। यह पहली नज़र में बहुत बड़ा नहीं लग सकता, लेकिन महीनों और सालों में यह बचत पूरे संगठन में किए गए कार्य में महत्वपूर्ण वृद्धि के रूप में दिखाई देता है।
यह साबित हो चुका है कि कर्मचारियों को वास्तविक निर्णय लेने में शामिल करने से कार्यस्थल बेहतर ढंग से चलते हैं। वे लोग जो अपने विचारों को महत्वपूर्ण पाते हैं, वे उन कंपनियों में कठोर परिश्रम करने और अधिक समय तक रहने के लिए जाने जाते हैं जहां उनकी गणना होती है। गॉलप के शोध के अनुसार, व्यवसाय जो अपने कर्मचारियों को लगातार जुड़ा रखते हैं, वास्तव में उन व्यवसायों की तुलना में लगभग 21 प्रतिशत अधिक लाभ अर्जित करते हैं जो ऐसा नहीं करते। लोगों को बात करने के लिए प्रेरित कैसे करें? सबसे पहले छोटी शुरुआत करें। कुछ प्रबंधकों को लगता है कि मासिक मस्तिष्क आवेशन (ब्रेनस्टॉर्मिंग) बैठकें मददगार हैं, जबकि अन्य विचारों को कभी भी डालने के लिए सुझाव बॉक्स स्थापित करते हैं। महत्वपूर्ण बात विधि स्वयं नहीं है बल्कि उन आवाजों के लिए स्थान बनाना है जो अन्यथा अनसुनी रह सकती हैं।
अपने वर्तमान कार्य वातावरण का आकलन करना
कार्यस्थल पर चीजों की व्यवस्था कैसे है, इस पर नज़र डालने से काम में आने वाली समस्याओं को पहचानने में मदद मिल सकती है। जब हम आसपास के वातावरण की अच्छी तरह जांच करते हैं, तो कई कारकों पर विचार करना चाहिए, जैसे कि लोग स्थान से कैसे गुज़रते हैं, क्या कार्यप्रवाह तार्किक है, और यह कि क्या टीमों के पास सही ढंग से सहयोग करने के लिए आवश्यक सभी सुविधाएँ उपलब्ध हैं। उदाहरण के लिए, ओपन ऑफिस स्पेस निश्चित रूप से सहकर्मियों के बीच बातचीत को आसान बनाते हैं लेकिन अक्सर तब शोर की समस्या उत्पन्न करते हैं जब किसी व्यक्ति को जटिल कार्यों पर ध्यान केंद्रित करने की आवश्यकता होती है। इस तरह की समस्याओं को पहचानने से कंपनियों को वास्तविक परिवर्तन करने का अवसर मिलता है जो विभिन्न टीमों के संचालन और व्यक्तिगत आवश्यकताओं के अनुरूप होते हैं। कुछ कंपनियों ने तो डेस्कों को फिर से व्यवस्थित करने या आवश्यकता के अनुसार शांत क्षेत्र जोड़ने के बाद काफी सुधार की सूचना दी है।
कार्यालय में यह पता लगाने के लिए कि चीजें कहाँ बेहतर हो सकती हैं, वहाँ की उन दैनिक समस्याओं पर नज़र डालना उपयोगी होता है जिनके बारे में कोई बात नहीं करता लेकिन हर कोई महसूस करता है। अधिकांश कार्यालयों में ख़राब सीटिंग व्यवस्था, ऐसी रोशनी होती है जिससे लोगों को झुर्रियाँ पड़ जाती हैं या चमक से आँखों में दर्द होता है, और वह फ़र्श की योजना होती है जैसे कि बिंदु A से B तक जाना एक अवरोध पाठ्यक्रम बन गया हो। ये सभी छोटी-छोटी खिन्नताएँ जमा होकर समय के साथ शारीरिक और मानसिक स्वास्थ्य दोनों पर असर डालने लगती हैं। यह पता लगाने के लिए कि क्या ठीक करने की आवश्यकता है, कर्मचारियों से वास्तविक राय प्राप्त करने के कई तरीके हैं। सर्वेक्षण काफ़ी अच्छे साबित होते हैं यदि वे छोटे और सरल रखे जाएँ। कुछ कंपनियों को नियमित कॉफ़ी चर्चाओं के साथ अच्छा अनुभव हुआ है जहाँ कर्मचारी अपनी चिंताओं को बिना यह महसूस किए कि वे औपचारिक प्रस्तुति दे रहे हैं, व्यक्त कर सकते हैं। पुराने ढंग के सुझाव बॉक्स का भी अभी भी अपना स्थान है, हालाँकि कई कार्यस्थलों में अब डिजिटल संस्करणों को वरीयता दी जाती है जिनसे प्रतिक्रियाओं को ट्रैक करना आसान होता है। मुख्य बात यह है कि वास्तव में लोगों की बात सुनी जाए और फिर उस पर कार्रवाई की जाए। कंपनियाँ जो कर्मचारी इनपुट को गंभीरता से लेती हैं, वे वर्कस्पेस बनाने में सक्षम होती हैं जो केवल मूलभूत आवश्यकताओं को पूरा करने से आगे निकल जाती हैं और ऐसे वातावरण बनाती हैं जहाँ कर्मचारियों को अपने दिन व्यतीत करना पसंद आता है।
सकारात्मक कार्य संस्कृति बनाना
एक अच्छी कार्यस्थल संस्कृति वास्तव में विभिन्न विभागों के लोगों को एक साथ बेहतर ढंग से काम करने में मदद करती है। व्यवस्थित टीम बिल्डिंग एक्सरसाइज़ या कंपनी के विभिन्न हिस्सों से लोगों को परियोजनाओं पर सहयोग के लिए एक साथ लाने जैसी चीजें काफी अंतर ला सकती हैं। अध्ययनों में पाया गया है कि जब टीमें नियमित रूप से इस तरह के संयुक्त प्रयासों में भाग लेती हैं, तो उनकी समग्र उत्पादकता लगभग 15 प्रतिशत तक बढ़ जाती है। इस दृष्टिकोण को प्रभावी बनाने वाली बात यह है कि यह विभागों के बीच उन अदृश्य दीवारों को तोड़ना शुरू कर देता है और सहकर्मियों को एक-दूसरे को जानने में मदद करता है। साझा अनुभवों के माध्यम से संबंध विकसित होने पर, टीमें ऐसे परिणाम उत्पन्न करने लगती हैं जो एकत्रित और रचनात्मक रूप से आश्चर्यजनक दोनों होते हैं।
एक अच्छे कार्यस्थल के वातावरण को बनाने के लिए खुली संचार व्यवस्था बहुत महत्वपूर्ण है। कंपनियां जो लोगों के बात करने के लिए विभिन्न माध्यमों की व्यवस्था करती हैं - साप्ताहिक जांच बैठकों, सुझाव बॉक्स या ऑनलाइन फोरम के बारे में सोचकर - आमतौर पर पारदर्शिता में सुधार और कर्मचारियों की अधिक संतुष्टि देखती हैं। शोध में यहां तक कुछ दिलचस्प बातें भी सामने आई हैं: उन कार्यालयों में जहां लोगों को अपनी बात रखने पर आराम महसूस होता है, कर्मचारियों के बीच लगभग 25 प्रतिशत अधिक संतुष्टि देखने को मिलती है। जब कर्मचारियों की बातों और चिंताओं को गंभीरता से लिया जाता है, तो टीमों के बीच वास्तविक भरोसा बनता है। हमने कई संगठनों में यह देखा है, जहां नियमित विचार-मंथन की बैठकें औपचारिकता से आगे बढ़कर एक नियमित प्रक्रिया बन गई हैं। परिणाम? लोग एक-दूसरे के साथ अधिक प्रभावी ढंग से काम करने लगते हैं क्योंकि वे जानते हैं कि प्रबंधन वास्तव में उनकी बात सुन रहा है।
निष्कर्ष: ध्यान केंद्रित कार्य वातावरण के लाभ उठाएं
कई कार्यस्थल डिज़ाइन पर किए गए अध्ययनों के अनुसार, ध्यान केंद्रित करने वाले कार्यस्थलों से समय के साथ उत्पादकता में वृद्धि होती है। जब कंपनियां बहुत अधिक विचलन रहित वातावरण बनाती हैं, तो कर्मचारी अधिक समय तक केंद्रित रहते हैं और दिन भर में अधिक काम पूरा करते हैं। उदाहरण के लिए, उन कार्यालयों पर विचार करें जिनमें नियंत्रित ध्वनि स्तर और अच्छी रोशनी हो। कई कंपनियों ने इन बुनियादी सुधारों में निवेश करने पर बेहतर परिणामों की सूचना दी है। कर्मचारी कार्यों को तेज़ी से पूरा करते हैं और कम गलतियाँ करते हैं, जिससे कंपनी के लाभ में वास्तविक वृद्धि होती है।
जब कंपनियां अपने कर्मचारियों के लिए कार्यस्थलों को बेहतर बनाने पर ध्यान केंद्रित करती हैं, तो इससे वास्तव में लाभ की रेखा (बॉटम लाइन) को भी सुदृढ़ करने में मदद मिलती है। उद्योग के अनुसंधान में दिखाया गया है कि व्यवसाय जो आरामदायक कुर्सियों, टीमों के लिए सहयोग क्षेत्रों और सकारात्मक कंपनी वातावरण बनाने जैसी चीजों पर पैसा खर्च करते हैं, वे अधिक कार्य निष्पादित करते हैं, साथ ही कर्मचारियों को खुश रखते हैं और अधिक समय तक टिके रहते हैं। वे कर्मचारी जो लंबे समय तक बने रहते हैं, आमतौर पर अधिक उत्पादक होते हैं। अधिकांश प्रबंधक यह समझने लगे हैं कि कार्यालयों की दिखावट और कार्यक्षमता केवल दिखावट तक सीमित नहीं है। यह अब बुद्धिमान व्यापार योजना का हिस्सा बन गया है क्योंकि खुश श्रमिकों का अर्थ है बेहतर परिणाम।
