فضاهای کاری انعطاف پذیر: تنظیم کپسول ها برای اجلاسات، تماس ها و تمرکز

روش کپسول های قابل مدیریت در فضاهای کاری انعطاف پذیر مدرن

برآورده کردن نیازهای متغیر محل کار

امروزه محل‌های کار به سرعت در حال تغییر هستند تا با نحوه‌ی کاری که افراد امروزه می‌خواهند هماهنگ شوند، تغییری که تحت تأثیر درخواست‌های کارکنان و نیازهای سازمان‌ها برای دستیابی به اهدافشان صورت می‌گیرد. یکی از دلایل بزرگ این تغییر چیست؟ حضور بیشتر افراد در محیط کار از راه دور یا ترکیب کار در دفتر با روزهای دورکاری است. بر اساس آخرین آمار منتشر شده از سوی گالوپ در سال ۲۰۲۳، حدود ۶۰ درصد از کارکنان آمریکایی از ترکیبی از کار در دفتر و خانه رضایت دارند. به همین دلیل، دفاتر نیازمند طرح‌های فضایی هستند که بتوانند با سبک‌های مختلف تعامل افراد کنار بیایند. در اینجا است که کابین‌های ماژولار وارد می‌شوند. این فضاهای کوچک کاری را می‌توان بسته به اینکه فرد به فضایی آرام برای تمرکز یا محیطی برای بحث و تبادل ایده با دیگران نیاز داشته باشد، دوباره تنظیم کرد. این کابین‌ها واقعاً برای تیم‌هایی که به طور مداوم روش کار خود را در پروژه‌ها تغییر می‌دهند، کارایی خوبی دارند. حقیقت این است که اکنون بیشتر کسب‌وکارها متوجه شده‌اند که دیگر نمی‌توانند با طرح‌های یک‌سره و مناسب برای همه در محیط دفتر، باقی بمانند اگر می‌خواهند در بین کارکنان خود پایدار و رقابت‌پذیر باشند.

مدل‌های کاری ترکیبی عامل اصلی پذیرش بودها

ظهور کار ترکیبی واقعاً شرکت‌ها را به سمت استفاده از آن کابین‌های دفتری ماژولار که این روزها در همه جا دیده می‌شوند سوق داده است. بر اساس گزارش اخیر PwC، تقریباً سه چهارم رهبران کسب‌وکار در حال حاضر به‌صورت جدی در مورد رویکردهای ترکیبی فکر می‌کنند، که نشان می‌دهد چقدر دفاتر باید بتوانند هم کارکنانی که از خانه کار می‌کنند و هم کسانی که به ساختمان می‌آیند را مدیریت کنند. این به زبان ساده به این معنی است که فضاهای کاری باید بتوانند بین مکان‌هایی که تیم‌ها می‌توانند در آن به بحث و تبادل ایده بپردازند و مناطق آرامی که فرد بتواند بدون حواس‌پرتی روی کارش تمرکز کند، سویچ کنند. به عنوان مثال MuteBox، آن‌ها این کابین‌های صوتی را در چندین مکان پیاده‌سازی کرده‌اند و کارکنان واقعاً رضایت بیشتری دارند چون می‌توانند بسته به نوع کاری که در هر لحظه نیاز دارند، از مناطق مختلفی استفاده کنند. انعطاف‌پذیری قطعاً به حفظ بهره‌وری همه کمک می‌کند و مطمئن می‌شود که کارکنان در یک محیط ثابت در طول روز گیر نکنند.

تعادل بین نیاز به همکاری و حریم خصوصی

یافتن نقطه تعادل بین کار گروهی و نیاز به زمان تنهایی همچنان یک سردرد بزرگ برای محیط‌های کاری مدرن محسوب می‌شود. پژوهش‌های اخیر نشان می‌دهند که حدود ۸۰ درصد از کارمندان سطح بالای سر و صدا را یک مانع جدی برای انجام کارها اعلام کرده‌اند، این موضوع توضیح می‌دهد چرا شرکت‌های زیادی اخیراً در حال سرمایه‌گذاری روی راهکارهای آکوستیکی مانند جعبه‌های تلفن خصوصی و کابین‌های کوچک کاری هستند که امروزه طرفداران زیادی دارند. مشاوران محیط کاری سال‌هاست که می‌گویند طراحی خوب دفتر کار باید ترکیبی از انواع مختلف فضاها باشد. برخی از مناطق باید باز باشند تا تعاملات گروهی تسهیل شوند در حالی که برخی دیگر باید عایق‌بندی صوتی داشته باشند تا افراد بتوانند بدون حواس‌پرتی کار کنند. دفاتری که دیواره‌های عایق صوتی مناسب و طرح‌های قابل انعطاف نصب کرده‌اند، نتایج بهتری را تجربه می‌کنند چرا که به کارمندان گزینه‌های متنوعی می‌دهند بسته به اینکه در هر لحظه چه نوع کاری نیاز دارند. این رویکرد نه تنها بهره‌وری را افزایش می‌دهد، بلکه رضایت شغلی کارکنان را نیز در طول روز بهتر می‌کند.

راه‌حل‌های پاد ضد صدا Noiseless Nook

فضای کاری 6 نفره از نویزلس نوک، فضایی عالی برای تیم‌هایی فراهم می‌کند که نیاز به جمع شدن دارند. این فضا برای جلسات برجسته‌سازی ایده‌ها یا زمانی که تیم نیاز دارد جزئیات پروژه را کاملاً بررسی کند، بسیار مناسب است. مطالعات نشان داده‌اند که کار تیمی می‌تواند خلاقیت را افزایش دهد و افراد را بیشتر درگیر کند، گاهی حتی تولیدی را دو برابر کند. آنچه این کابین را متمایز می‌کند، فناوری عایق‌بندی صوتی آن است. دیوارهای این کابین با لایه‌های ویژه‌ای از شیشه ساخته شده‌اند که نویزهای بیرونی را متوقف می‌کنند، بنابراین تیم‌ها می‌توانند با تمرکز بیشتری کار کنند و حواس‌شان پرت نشود. چندین مشتری از ما گفته‌اند که چقدر جلساتشان پس از استفاده از این کابین‌ها آرام‌تر شده است. آیا می‌خواهید ببینید این سیستم برای تیم شما هم مناسب است؟ نگاهی به امکانات کابین 6 نفره بیندازید.

6 نفر، دفتر مرکزی

مدل Prime XL پاد ۶ نفره دارای کاهش صدا به میزان ۳۲dB است. این محصول با شیشه عایق صدا دو لایه‌ای و بسته‌بندی پنهان ارتقا یافته مجهز شده است که بهترین عایق صدا را ارائه می‌دهد. فضاهای چند منظوره برای تماس‌گیری، خواندن و فعالیت‌های تعاملی مناسب هستند و می‌توانند در محیط‌های مختلفی مانند دفاتر، خانه‌ها و فضاهای خرید استفاده شوند.

بوoth ۲ نفره: مکان خصوصی تماس

جایی برای دریافت تماس‌های مهم بدون اینکه دیگران گوش کنند نیاز دارید؟ جعبه 2 نفره Noiseless Nook فضای خصوصی فراهم می‌کند که در آن افراد می‌توانند گفتگوهای محرمانه داشته باشند یا کارهای خود را در جلسات خصوصی انجام دهند. طبق تحقیقات اخیر، اکثر کارمندان امروزه به دنبال حفظ حریم خصوصی در محل کار هستند و حدود 70٪ از آنها به دنبال فضاهای آرام برای صحبت کردن هستند. این جعبه به خوبی می‌تواند به این نیاز پاسخ دهد، چرا که محیط دربسته‌اش مکالمات را میان شرکت‌کنندگان نگه می‌دارد. چه چیزی باعث عملکرد خوب این جعبه می‌شود؟ دیوارهای ضخیم آن با مواد صوتی خاصی ساخته شده‌اند که از ورود صداهای بیرونی جلوگیری کرده و صداهای درونی را نیز محدود می‌کنند. بسیار مناسب برای مصاحبه‌های منابع انسانی، مشاوره با مشتریان یا هر موقعیتی که نیاز به احتیاط داشته باشد. برای مشاهده تمام مشخصات به سایت 2 Person Booth مراجعه کنید.

اتاق دو نفره، اتاق ضد صدا

با طراحی ۴۰٪ بازتاب صدا و ۶۰٪ جذب صدا، این کابین برای حفظ خصوصیت مناسب است. شامل نورپردازی و بادبر های کنترل شده توسط حسگر حرکت برای اطمینان از کارایی انرژی است. تنظیمات ارگونومیک آن حمایت از کار تمرکزدار را فراهم می‌کند و آن را مناسب برای بحث‌های خصوصی در محیط‌های شلوغ مانند محل کار و مکان‌های عمومی می‌کند.

پاد چهار نفره: آسمان ساز کار تمرکزدار

طراحی شده برای افرادی که نیاز به تمرکز دارند، این کابین چهارنفره یک منطقه آرام ایجاد می‌کند که برای جلسات کاری عمیق یا مطالعه گروهی ایده‌آل است. تحقیقات نشان می‌دهد که این فضاهای کنترل‌شده از نظر سطح نویز می‌توانند در واقع میزان بهره‌وری را تا حدود ۴۰ درصد افزایش دهند. چه چیزی این کابین را متمایز می‌کند؟ چیدمان صندلی‌ها اصول ارگونومی را دنبال می‌کند و حتی پس از چندین ساعت نشستن هم کاربران را در حالتی راحت نگه می‌دارد. علاوه بر این، نورپردازی امبدنت نرم ترکیبی با یک سیستم گردش هوا دارد که در طول روز کیفیت خوب هوا را حفظ می‌کند. آیا به دنبال مکانی هستید که ایده‌ها در آن روان‌تر شوند و حواس‌پرتی‌ها از بین بروند؟ کابین چهارنفره دقیقاً این محیط را برای تیم‌هایی که روی پروژه‌های مهمی کار می‌کنند فراهم می‌کند.

4 نفر، دفتر تلفن

این پاد دارای سیستم نور مرکزی و محیطی است که مناسب وظایف نیازمند تمرکز است. طراحی مدل صوتی و سیستم هوا تازه یکپارچه آن، محیط کار را بهبود می‌بخشد و آن را برای فعالیت‌های نیازمند تمرکز مناسب می‌سازد. این پاد همچنین از سیستم‌های قدرت AC ۱۰۰-۲۴۰ ولت و USB ۱۲ ولت پشتیبانی می‌کند که عملکرد عملی آن را افزایش می‌دهد.

ویژگی‌های کلیدی پادهای فضای کاری مؤثر

فن آوری صدای عالی ضد صدا

استفاده از فناوری عایق‌بندی صوتی درون کابین‌های کاری مدرن واقعاً تفاوت زیادی در مسدود کردن سر و صدای خارجی و کمک به تمرکز بهتر افراد ایجاد می‌کند. این کابین‌ها معمولاً از موادی مثل وینیل بارگذاری شده با وزن سنگین و تخته‌های فوم صوتی استفاده می‌کنند که با همکاری یکدیگر از عبور سر و صدای ناخواسته جلوگیری می‌کنند. مطالعات منتشر شده در نشریات معماری به‌خوبی عملکرد این مواد در حفظ آرامش فضاهای داخلی را تأیید می‌کنند. به عنوان مثال، وینیل بارگذاری شده وزنی، امواج صوتی را متوقف می‌کند و فوم‌های صوتی ارتعاشات را جذب می‌کنند تا صحبت‌ها درون کابین واضح و آرام باقی بمانند. شرکت‌هایی که این نوع از سیستم‌ها را نصب می‌کنند بهبود واقعی در تمرکز کارکنان را تجربه می‌کنند. کارمندان گزارش می‌دهند که در جلسات یا زمان‌های کاری تمرکز عمیق، دچار سر و صدای کمتری شده‌اند و این امر منجر به تکمیل پروژه‌ها در زمان کوتاه‌تر و با دقت بیشتری می‌شود.

سیستم‌های چراغ‌روزی و通풍 قابل سفارش

سیستم‌های روشنایی و تهویه هوا که قابل تنظیم هستند، نقش مهمی در ایجاد شرایط خوب کاری درون کابین‌های اداری ایفا می‌کنند. مطالعات نشان می‌دهند که افراد عموماً احساس بهتری دارند و کارآمدتر هستند وقتی که نور مناسب و هوا‌ی تازه در محیط کارشان وجود داشته باشد. برخی تحقیقات حتی نشان داده‌اند که دریافت نور طبیعی کافی در طول روز می‌تواند خلق و حال افراد را تا حدود 15 درصد بهبود بخشد. سیستم‌های جدیدتر دارای فناوری هوشمند هستند که به کارمندان اجازه می‌دهد متغیرهایی مانند میزان روشنایی یا جریان هوا را بر اساس ترجیحات شخصی خود تنظیم کنند. وقتی کارمندان بتوانند فضای کار خود را به گونه‌ای که دوست دارند پیکربندی کنند، احساس راحتی بیشتری می‌کنند و در نتیجه کارها را سریع‌تر انجام می‌دهند. حفظ تهویه مناسب و داشتن روشنایی کافی تنها یک امتیاز اضافی نیست، بلکه واقعاً تفاوت قابل توجهی در میزان تمرکز افراد در طول روز کاری ایجاد می‌کند.

تنظیمات ابزارهای ارگونومیک

صندلی و میز ارگونومیک در کابین‌های کاری مدرن ضروری شده‌اند و تأثیر واقعی بر سلامت کارمندان و رفاه کلی آن‌ها دارند. مطالعات نشان می‌دهند که این نوع اقلام راحتی فیزیکی را برای بسیاری از کارکنان تا حدود 60 درصد کاهش می‌دهند. بیشتر کابین‌ها با میزها و صندلی‌های قابل تنظیمی تجهیز شده‌اند که طراحی آن‌ها به منظور حمایت از وضعیت صحیح بدن در طول روز است. این نوع از تجهیزات به پیشگیری از دردهای مزمن کمر و گردن که بسیاری از کارمندان دفتری با آن مواجه هستند کمک می‌کند. وقتی کارکنان در حین نشستن طولانی مدت در میز کار خود راحت باشند، معمولاً تمرکز بیشتری نیز دارند. حرکت به سمت استفاده از اقلام ارگونومیک در این فضاها نشان می‌دهد که شرکت‌ها بالاخره متوجه شده‌اند محیط‌های کار باید با نحوه عملکرد واقعی افراد هماهنگ شوند. کارکنان راحت نه تنها سالم‌تر هستند، بلکه با داشتن ابزارهای مناسب، خلاقانه‌تر و کارآمدتر نیز عمل می‌کنند.

استفاده از بخش‌ها برای سناریوهای کاری مختلف

استراتژی‌های کاهش صدا در دفاتر باز

در محیط‌های دفتری باز، کنترل سر و صدا نقش بسزایی در حفظ بهره‌وری و رضایت کارکنان دارد. تحقیقات نشان می‌دهد که تقریباً نیمی از افرادی که در این فضاهای کاری مشغول به کار هستند، به طور مداوم از مشکلات ناشی از سر و صدا شکایت می‌کنند، که این امر نشانه‌ای جدی از این است که طراحی بسیاری از فضاهای کاری امروزی دارای اشکال اساسی است. یکی از راه‌حل‌های مؤثر برای این مشکل، استفاده از کابین‌های صوتی است. این اتاقک‌های کوچک به خوبی صدا را بلوکه می‌کنند و فضایی آرام برای کارکنان فراهم می‌کنند تا بتوانند بدون وقفه‌های مداوم، کارهای خود را به انجام برسانند. بیشتر شرکت‌ها متوجه شده‌اند که قرار دادن چند عدد از این کابین‌ها در سراسر دفتر، به کاهش قابل توجه سر و صدای پس‌زمینه کمک می‌کند. این کابین‌ها به مکان‌های مورد نظر برای برقراری تماس‌های مهم تلفنی یا انجام کارهایی که نیازمند تمرکز عمیق است، تبدیل می‌شوند و افراد می‌توانند دور از سر و صدای معمول و عوامل حواس‌پرتی، کار خود را انجام دهند. وقتی شرکت‌ها شروع به تفکر درباره مشکلات ناشی از سر و صدا به این شکل کنند، بهبود واقعی در معنای کلی از جمله افزایش معنادار معنویت کارکنان و بهره‌وری کلی را شاهد خواهند بود.

1. پادها را به صورت استراتژیک در مناطق با ترافیک بالا قرار دهید تا صدای محیطی را جذب کنند.
2. از انواع مختلف اندازه پادها برای جایگیری انواع مختلف کار استفاده کنید، از کار انفرادی تا اجلاس‌های گروه کوچک.
3. حتماً اطمینان حاصل کنید که پادها با مواد ضد صدا پیشرفته تجهیز شده‌اند تا ظرفیت کاهش صدای خود را حداکثر کنند.

ایجاد اتاق‌های اجتماعی لحظه‌ای

فضاهای کاری شخصی (وورک‌پلیس پادها) اخیراً محبوبیت زیادی پیدا کرده‌اند، چرا که فضاهای عادی اداری را در هر زمان که لازم باشد به مکان‌های مناسب برای جلسات سریع تبدیل می‌کنند. این اتاقک‌های کوچک خیلی خوب با نحوه کار امروزی کسب‌وکارها که در آن همه چیز با سرعت زیادی پیش می‌رود، هماهنگ می‌شوند. دیگر شرکت‌ها نیازی ندارند که هفته‌ها قبل از جلسات خود را رزرو کنند، چون این فضاها هر جا که لازم باشد به وجود می‌آیند. برخی مطالعات نشان می‌دهند که بهره‌وری جلسات حدود ۳۰ درصد افزایش پیدا می‌کند وقتی که افراد در این فضاهای اختصاصی به جای فضاهای باز با هم جمع می‌شوند. دلیل چیست؟ عدم نیاز به استفاده از تجهیزات تصویری و صوتی پیچیده و وجود فضای کافی برای قرار گرفتن آرام. به همین دلیل است که بسیاری از محیط‌های کاری این فضاها را به صورت استراتژیک در سراسر دفاتر خود نصب می‌کنند. کارمندان هم از این امکان استقبال می‌کنند که بدون اینکه منتظر خالی شدن زمان دیگران بمانند، بتوانند یک گفت‌وگوی سریع داشته باشند، و این موضوع باعث می‌شود همه کارکنان در دنیای پر از تغییر کسب‌وکار امروزی باهوش‌تر و نه سخت‌تر کار کنند.

طراحی مناطق آرام برای تمرکز عمیق

ایجاد مناطق آرام برای محیط‌های کاری که در آن افراد نیاز دارند بدون وقفه تمرکز کنند، اهمیت زیادی دارد. برخی مطالعات نشان می‌دهند که وجود چنین فضاهای آرام می‌تواند تمرکز را تا حدوداً 25 درصد بهبود دهد. راه‌حل چیست؟ طراحی فضاهای اداری با ایجاد این گونه مناطق کوچک شبیه به کابین کمک می‌کند تا مناطق مشترک آرام شکل گیرند که در نتیجه باعث افزایش بهره‌وری و راحتی همه می‌شوند. این گونه کابین‌ها معمولاً عایق‌بندی صوتی خوبی دارند تا سر و صدای بیرون نتواند افراد درون را مزاحمت کند و این فضاها را به مکان‌های مناسبی برای انجام پروژه‌های پیچیده تبدیل کند. وقتی شرکت‌ها تصمیم بگیرند دفاتر خود را به این شکل تنظیم کنند، دو فایده را به‌دست می‌آورند: استفاده بهتر از فضای موجود و در عین حال ایجاد فضایی که کارهای سنگین با کارایی بیشتری انجام شود.

مزایای قابلیت جابجایی و بازپیکربندی

طراحی‌های ماژولار کابینک به چیدمان دفتر کار مزایای مهمی می‌دهد، به‌ویژه از نظر جابجایی و تغییر پیکربندی. تیم‌ها می‌توانند این کابینک‌ها را با توجه به نیازهای تغییرکننده خود تنظیم کنند، تا فضای کاری‌ای ایجاد شود که با پروژه‌ها و ترکیب تیم‌های در حال تغییر همراه باشد. ما این اتفاق را در چند شرکت اخیر دیده‌ایم که شروع به استفاده از سیستم‌های سیار کرده‌اند و این امکان را فراهم می‌کنند که بتوانند به‌صورت واقعی مبلمان را جابجا کنند و با وظیفه بعدی تطبیق دهند. یکی از کارکنان شرکت Steelcase اشاره کرد که توانایی تغییر چیدمان دفتر کار با توجه به شرایط فعلی، به‌طور واقعی هم بهره‌وری و هم رضایت کارکنان از فضای کاری‌شان را افزایش می‌دهد. هدف اصلی از استفاده از سیستم‌های ماژولار، جلوگیری از احساس ثابت بودن دفتر کار و فراهم کردن انعطاف‌پذیری لازم برای کسب‌وکارها در محیط کاری در حال تغییر امروزی است.

درکecidedن فناوری اداره هوشمند

وقتی شرکت‌ها شروع به افزودن فناوری هوشمند به این کابین‌های دفتری مدولار می‌کنند، عموماً تجربه بهتری برای کارکنان و بهبود کلی در بهره‌وری افراد در محل کار خود مشاهده می‌کنند. به چیزهایی مانند چراغ‌هایی که به صورت خودکار روشن می‌شوند وقتی کسی وارد می‌شود، ترموستات‌هایی که بر اساس حضور تنظیم می‌شوند، همراه با دستورات صوتی برای کنترل توابع مختلف در فضا فکر کنید. این نوع از ویژگی‌ها باعث می‌شود فضای کاری احساس زنده و انعطاف‌پذیر بودن کند به جای اینکه ساکن و ثابت باشد. تحقیقات نشان می‌دهد که محیط‌های کاری که با این فناوری‌ها تجهیز شده‌اند، بهره‌وری را افزایش می‌دهند چرا که کارمندان وقت کمتری را صرف تنظیمات و کنترل‌ها می‌کنند و وقت بیشتری را در واقع کار می‌کنند. برخی از توسعه‌های جدید شامل کابین‌های متصل به اینترنت اشیا (IoT) هستند که در آن‌ها افراد می‌توانند تنظیمات دما یا سطح روشنایی را از طریق اپلیکیشن‌های موبایل تغییر دهند. امروزه بازار از گزینه‌های فراوانی برای ایجاد محیط‌های دفتری هوشمند پر شده است. بیشتر شرکت‌ها در می‌یابند که سرمایه‌گذاری در این فناوری‌ها به آن‌ها کمک می‌کند نیازهای فوری خود را پاسخ دهند و همچنین خود را برای آینده طراحی دفاتر بهتر موقعیت دهند.

راه‌حل‌های قابل مقیاس برای تیم‌های رشد یافته

برای کسب‌وکارهایی که در حال گذر از مراحل توسعه هستند، داشتن گزینه‌های قابل‌گسترش برای فضای کار، تفاوت ایجاد می‌کند و به حفظ روند به‌روز بودن عملیات و استخدام اعضای جدید کمک می‌کند. بر اساس گزارش‌های صنعتی اخیر، حدود شش از هر ده سازمان اکنون انعطاف‌پذیری را در رأس اولویت‌های خود برای طراحی چیدمان دفتر کار قرار می‌دهند. به‌عنوان‌مثال، کابین‌های ماژولار دقیقاً همان چیزی را فراهم می‌کنند که شرکت‌های در حال رشد به آن نیاز دارند، چون این واحدها را می‌توان هر زمان که ساختار تیم‌ها تغییر کند به‌سرعت بازآرایی کرد. فضای بیشتری نیاز دارید؟ یک کابین دیگر اضافه کنید. در دوره‌های کم‌فعالیت بخواهید کوچک‌تر شوید؟ آنچه لازم نیست را بردارید. آزمایش‌های واقعی نشان می‌دهند که این نوع از سامانه‌ها در شرایط مختلفی از جمله شرکت‌های نوپا که در حال رشد هستند و یا شرکت‌های قدیمی که با تغییرات بازار تطبیق پیدا می‌کنند، به‌خوبی عمل می‌کنند. مهم‌ترین نکته این است که بتوانید محیط را مطابق با نیازهای خود تنظیم کنید که در نهایت به افزایش بهره‌وری و همچنین رضایت کارکنانی که دیگر در فضاهای قدیمی گیر کرده نیستند، منجر می‌شود.