تعزيز الإنتاجية: دور غرف التركيز في أماكن العمل الحديثة
أهمية غرف التركيز في أماكن العمل الحديثة
تخلق غرف التركيز مناطق مخصصة يمكن للأشخاص من خلالها التركيز دون تشتيت انتباههم بالأنشطة المحيطة بهم في مكان العمل. وتشمل هذه الأماكن مثل الأكشاك المكتبية أو الحجرات المعزولة صوتيًا التي توفر للموظفين بيئة هادئة عندما يحتاجون إليها بشدة. عندما يمتلك الموظفون مكانًا يمكنهم الذهاب إليه دون أن يُزعَجوا، فإنهم يميلون إلى الشعور بالرضا بشكل عام. تلاحظ الشركات هذا أيضًا، حيث أن الموظفين الذين لا يتعرضون لمقاطعة مستمرة ينتجون عادةً أعمالًا ذات جودة أفضل ويظلون مندمجين لفترة أطول مع مهامهم على مدار اليوم.
تتحدث الأرقام بوضوح عن كيفية تعزيز غرف التركيز للإنتاجية. تشير الأبحاث إلى أن معظم الموظفين يصرف انتباههم تقريبًا كل عشر دقائق عندما يعملون في مكاتب مفتوحة نموذجية. كما يستغرق العودة إلى التركيز بعد هذه الانحرافات حوالي خمس وعشرين دقيقة في كل مرة. عندما توفر الشركات مساحات عازلة للصوت تشبه تلك الأكشاك الهاتفية الصغيرة التي كنا نراها في كل مكان، يتمكن الموظفون فعليًا من إنجاز المهام دون انقطاعات مستمرة. ويُبلغ الأشخاص أيضًا عن شعورهم بسعادة أكبر في وظائفهم، مما يجعلهم أكثر انخراطًا بشكل عام. إن الاعتناء باحتياجات العامل الفردي لا يعزز المعنويات فحسب، بل يخلق أيضًا فرقًا تؤدي أداءً أفضل وتحافظ على التحفيز لفترة أطول.
تصميم مساحات تركيز فعالة
إن إنشاء مناطق تركيز جيدة في العمل يعود في المقام الأول إلى الالتزام ببعض الأمور الأساسية في التصميم. تلعب الأثاث المريح دوراً كبيراً، لأن الموظفين بحاجة إلى البقاء مرتاحين إذا كانوا سيبقون جالسين طوال اليوم دون أن يصابوا بأي أذى. لقد شهدنا مكاتب عمل يبدأ العاملون فيها بالانحناء بعد ساعة فقط من الجلوس، وذلك ببساطة لأن الكراسي غير مدعومة بشكل كافٍ. كما يجب أن يحتوي المكان نفسه على مساحة كافية للتنقل، بحيث يتمكن الأشخاص من الحركة بين المكاتب والوصول إلى اللوازم التي يحتاجونها خلال اليوم. ولا ننسى أيضاً منافذ الكهرباء، إذ لا يرغب أحد في التعامل مع أسلاك متشابكة أو أجهزة كمبيوتر محمولة تنفد منها الطاقة في منتصف الاجتماع. عندما يعمل كل شيء بشكل منسق، يميل الموظفون إلى إنجاز المزيد من العمل دون انتظام الشكاوى حول عدم الراحة أو المشاكل التقنية التي تعرقلهم.
عند إنشاء مساحات للعمل المركّز، تلعب الأكوستيك والإضاءة دوراً كبيراً. تساعد المواد العازلة للصوت مثل الألواح الصوتية أو تلك المقصورات الصغيرة في المكاتب حقاً في تقليل الضجيج الخلفي، مما يجعل التركيز أسهل دون تشتيت. كما أن الحصول على قدر كبير ممكن من الإضاءة الطبيعية يساعد أيضاً. يميل الأشخاص إلى التعب البصري الأقل عند العمل تحت أشعة الشمس، بالإضافة إلى أن هناك شيئاً يتعلق بالإضاءة النهارية يجعلها تشعر بأنها أفضل للحفاظ على التركيز. إذا لم تكن الإضاءة الطبيعية خياراً ممكناً، فإن استخدام الإضاءة القابلة للتعديل منطقي. فهي تتيح للأفراد تعديل مستويات السطوع وفقاً لما يناسبهم شخصياً على مدار فترات مختلفة من اليوم.
في الختام، يمكن أن يفيد التصميم المدروس لغرف التركيز البيئات العملية بشكل كبير من خلال دمج الخصائص人体工學ية، وحلول العزل الصوتي، والإضاءة المثلى. تسهم هذه الفضاءات، المشابهة لغرفة عازلة للصوت أو كابينة هاتف لمكتب، في تعزيز الإنتاجية بتقليل التشتيت وإنشاء جو عمل هادئ ومحفز.
أنواع غرف التركيز ووظائفها
توجد أنواع مختلفة من غرف التركيز في الأسواق، والمصممة لتلبية مختلف الاحتياجات والخيارات في العمل. خذ على سبيل المثال غرف الصمت، وهي في الأساس أماكن خاصة يستطيع فيها الشخص إنجاز مهامه دون أي إلهاء. وتساهم هذه الغرف بشكل حقيقي في تعزيز الإنتاجية في مكان العمل، وفقاً لبعض الدراسات التي رأيناها حول كيفية تفوق الأشخاص معرفيًا عندما يمتلكون مساحات خاصة بهم. ووجدت دراسة محددة أجريت على بيئات العمل أن الموظفين الموجودين في المناطق الهادئة تمكنوا من التركيز بشكل أفضل وإنجاز مهامهم بسرعة أكبر من نظرائهم في المكاتب المفتوحة. ومنطقي أن يكون الأمر كذلك إذا فكرت جيداً.
توفر المقصورات المغلقة في الواقع شيئًا إضافيًا من حيث الخصوصية والحفاظ على السرية. يُنصب المزيد والمزيد من المكاتب على هذه المقصورات هذه الأيام. كما أنها تعمل بشكل ممتاز كأكشاك هاتف مؤقتة أيضًا. يحتاج الموظفون إلى مكان يمكنهم التحدث فيه عبر الهاتف دون أن يسمع الجميع مكالماتهم. الناس ببساطة يريدون المساحة أحيانًا. حقيقة أن العديد من الشركات تتجه لهذا الحل تُظهر بالتأكيد وجود تحول نحو بيئات عمل يمكنها التكيّف وفقًا لاحتياجات الأشخاص. يحتاج بعض العاملين إلى وقت هادئ للتركيز، في حين أن آخرين يحتاجون إلى خصوصية لمباحثات حساسة. تُعدّ هذه المقصورات حلًا مناسبًا لكلا الموقفين.
دمج التكنولوجيا في فضاءات التركيز
إن إعداد التقنية المناسبة في تلك المجالات الرئيسية يُحدث فرقاً كبيراً من حيث إنجاز المهام. تحتاج غرف التركيز إلى بعض المعدات التقنية الأساسية كي تعمل بشكل صحيح. فكّر في أجهزة إلغاء الضوضاء، وسرعة الإنترنت العالية، وتلك الشاشات الذكية الكبيرة التي أصبحت محبوبة مؤخراً. تساعد التقنية الأشخاص على البقاء منظمين لأنها تقلل من الضجيج الخارجي وتجعل الاجتماعات تسير بسلاسة. لم تعد سرعة الإنترنت العالية مجرد ترف، بل أصبحت ضرورية عندما يعمل نصف الفريق من المنزل. ودعنا نواجه الأمر، لا أحد يريد أن يحدق في لوحة بيضاء مملة بعد الآن. تجعل اللوحات الذكية العروض التقديمية أكثر جاذبية وتمتعاً بالمشاهدة. فهي تحول المكاتب التقليدية إلى أماكن يمكن أن تتدفق فيها الأفكار بحرية بين الفرق بغض النظر عن مكان جلوس الجميع.
وراء معدات التكنولوجيا القياسية، تُعد المزايا الذكية مثل الإضاءة الآلية والتكنولوجيا المُدمجة للاتصالات عاملاً كبيراً في تعزيز التركيز والعمل الجماعي في أماكن العمل في الوقت الحالي. حيث تقوم الإضاءة الذكية بتعديل شدة الإضاءة بالاعتماد على ما يقوم به الأشخاص أو الوقت من اليوم، مما يخلق جواً يُحسّن من فعالية الدماغ في أداء المهام. وفيما يتعلق بالبقاء متصلًا، تحتوي المكاتب الآن على أشياء مثل كاميرات الويب والتطبيقات المشتركة داخل تلك الزوايا الخاصة بالعمل والغرف الهاتفية المعزولة صوتيًا. وهذا يعني أن الموظفين يمكنهم التحدث وتبادل الأفكار حتى لو كانوا يجلسون في مناطق بعيدة عن بعضهم البعض. ويُدرك مصممو بيئات العمل بشكل متزايد أن دمج التكنولوجيا بات ضروريًا لمساعدة الأفراد على البقاء منتبهين وضمان تمكين الفرق من العمل معًا بسلاسة رغم الاتجاهات الحالية في العمل عن بُعد.
تحقيق أقصى كفاءة لغرف التركيز
عند محاولة الاستفادة القصوى من غرف التركيز، فإن الحلول المرنة من حيث المساحات مثل جناح الخصوصية Lite L تلعب دوراً كبيراً. التصميم مدمج إلى حد كبير ولكنه ينجح في استغلال المساحة المتاحة بشكل جيد. ما يميزه هو أداؤه الممتاز في التعامل مع مشكلات الصوت بفضل خصائصه الصوتية. الأشخاص الذين يحتاجون إلى التركيز دون تشويش يجدون أن هذه الأجنحة تُحدث فرقاً كبيراً لأنها تحجب الضجيج الخارجي مع الحفاظ على الراحة داخل الجناح. بل قام بعض الشركات بتخصيص طرازاتها من Lite L لتحويلها إلى استوديوهات تسجيل صغيرة أو مناطق دراسية هادئة حسب طبيعة العمل التي تُجرى هناك يومياً.
يتميز جناح المكتب المنزلي المكون من شخص واحد بشكل كبير في حالات العمل من المنزل. ما الذي يجعل هذا الجناح مميزاً؟ العزل الصوتي في الحقيقة ممتاز للغاية. معظم الناس لا يستطيعون سماع ما يحدث خارجه بمجرد دخولهم إليه. مثالي لأي شخص يحتاج إلى التركيز دون التعرض للإزعاجات المعتادة في المنزل. كما أن التفاصيل الداخلية مريحة أيضاً. يعمل التهوية بشكل مفاجئ وفعّال، مما يحافظ على الهواء منتعشاً دون إحداث ضجيج. وماذا عن ترتيب المقاعد؟ لقد تم التفكير جيداً في الراحة خلال فترات العمل الطويلة. بالنسبة للأشخاص الذين يعانون من إنشاء مساحة عمل مناسبة في غرفة المعيشة أو غرفة النوم، قد يكون هذا الجناح هو الحل الذي يبحثون عنه.
من حيث العمل معًا كفريق، فإن غرفة العمل المكونة من 6 أشخاص مع إعدادية المكالمات الهاتفية العازلة للصوت تحقق بالفعل النجاح. توفر هذه المساحات مساحة كافية للأشخاص للانتشار والعمل على مشاريع جماعية دون الشعور بالازدحام، مع الحفاظ في الوقت نفسه على تلك الأجواء القريبة التي يحتاجها العمل الجماعي الجيد. علاوة على ذلك، يمكن للأفراد الدخول إلى مقصورتهم الخاصة عندما يحتاجون إلى التركيز دون تشويش. لقد بدأت العديد من شركات التكنولوجيا والوكالات الإبداعية باستخدام إعداديات مماثلة في مكاتبها. يعمل نظام التهوية بشكل هادئ وفعّال، مما يحافظ على نقاء الهواء طوال اليوم. وبالإضافة إلى ذلك، فإن المصابيح المركزية لا توفر الإضاءة الكافية للرؤية فحسب، بل تساعد أيضًا في تحديد الأجواء وفقًا لنوع العمل الذي يحدث داخل الغرفة. بالنسبة للشركات التي تسعى لتعزيز كل من جلسات العصف الذهني الجماعية وفترات العمل الفردية المتعمقة، فإن الاستثمار في هذه الوحدات يعد منطقيًا من حيث الجدوى التشغيلية ورضا الموظفين.
بشكل عام، يمكن أن يؤدي دمج هذا النوع من الكبائن المكتبية إلى تحويل غرف التركيز إلى بيئات فعالة وإنتاجية للغاية، لتلبية أساليب العمل المختلفة والحاجات التنظيمية.
الاتجاهات المستقبلية في تصميم غرف التركيز
يستمر تغيّر طريقة عمل الناس، وتُصبح غرف التركيز أكثر ذكاءً في كيفية تكيّفها مع هذا العالم الجديد من الإعدادات الهجينة. يُعيد العديد من الشركات تصميم هذه المساحات مع التركيز على المرونة بحيث يستطيع الأشخاص من مختلف الفئات العثور على ما يناسبهم بشكل أفضل. تُظهر الأبحاث أن تصميمات المكاتب تحتاج أيضًا إلى التغيير، لأن الأشخاص الذين يستخدمونها يتغيرون هم أيضًا. خذ على سبيل المثال الاتجاه نحو العمل من المنزل في بعض الأوقات والحضور إلى المكتب في أوقات أخرى. يجب أن تكون غرف التركيز الجيدة قادرة على التعامل مع كلا الموقفين دون جعل أي شخص يشعر بأنه مُهمَل. عندما يمتلك الجميع إمكانية الوصول إلى مساحات إبداعية سواء كانوا جالسين على مكاتبهم أو ينضمون افتراضيًا، فإن الفرق تميل إلى إنجاز المزيد من العمل والتوصل إلى أفكار أفضل بشكل عام.
أصبحت الممارسات الخضراء تلعب دوراً محورياً الآن في تصميم غرف التركيز، حيث تبحث الشركات بشكل متزايد عن مواد وتقنيات صديقة للبيئة توفر الطاقة. عندما تبني الشركات هذه المساحات المكتبية مع التركيز على الاستدامة، فإنها لا تقوم فقط بتلبية متطلبات برامج المسؤولية الاجتماعية للشركات، بل تستجيب فعلياً لما يريده الموظفون في الوقت الحالي. الناس يهتمون بالعمل في أماكن لا تضر بالكوكب في النهاية. بالنسبة للمنظمات التي تحاول تقليل الانبعاثات، فإن اتخاذ قرارات ذكية بشأن كيفية بناء مساحات التركيز يُعد منطقاً منطقياً من الزاويتين التجارية والأخلاقية. وقد أفادت بعض الشركات حتى بتحقيق وفورات مالية على المدى الطويل عندما تتبنا مقاربة خضراء في تصميم مكاتبها.
