Phòng tập trung và hiệu quả làm việc: Làm thế nào để cải thiện sự tập trung thông qua bố trí không gian hiệu quả?
Hiểu hiệu quả công việc
Hiệu quả công việc cơ bản có nghĩa là hoàn thành nhiều việc nhất có thể trong khi sử dụng càng ít càng tốt các nguồn lực, điều này liên quan trực tiếp đến mức độ năng suất mà một người đạt được trong thời gian làm việc. Khi chúng ta nói về các phương pháp làm việc hiệu quả, điều thực sự đề cập đến là tối đa hóa kết quả trong khi giảm thiểu lãng phí ở nhiều lĩnh vực khác nhau như thời gian bỏ ra, công sức thể chất và năng lượng tinh thần cần thiết. Điều tuyệt vời nhất là? Các công việc sẽ được hoàn thành nhanh hơn mà không làm giảm chất lượng trong quá trình thực hiện. Các công ty tập trung vào cải tiến quy trình vận hành thường nhận thấy họ có thể đạt được nhiều việc hơn trong suốt ngày làm việc, sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực từ giờ làm của nhân viên đến nguyên vật liệu cần thiết cho các dự án.
Hiệu quả công việc đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp hiện nay vì nó giúp giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và khiến mọi thứ vận hành tốt hơn trên tổng thể. Một báo cáo gần đây của Wrike năm 2023 cho thấy nhiều nhà quản lý đang chịu áp lực thực tế để giúp các nhóm của họ làm việc thông minh hơn thay vì chỉ chăm chăm làm việc quá sức. Khi xem xét kỹ vấn đề này, người ta phát hiện ra một điều thú vị. Các công ty cải thiện hiệu suất không chỉ đơn thuần sản xuất nhiều sản phẩm hơn trong thời gian ngắn hơn. Họ thực sự tạo ra nhiều lợi nhuận hơn trong khi chi tiêu ít hơn cho các hoạt động thường ngày và đồng thời giữ được tinh thần làm việc tích cực của nhân viên. Việc tối ưu hóa quy trình làm việc xuyên suốt các phòng ban thường đồng nghĩa với việc tiết kiệm chi phí ở đâu đó, nhưng còn có một lợi ích khác ít được đề cập đến. Nhân viên thường cảm thấy hài lòng hơn với công việc của họ khi mọi thứ không còn hỗn loạn, điều này giúp họ gắn bó lâu dài với công ty thay vì rời đi sau vài tháng làm việc.
Tối ưu hóa không gian văn phòng để tập trung tốt hơn
Việc tạo ra một không gian làm việc thực sự phù hợp với nhu cầu công việc của chúng ta đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì sự tập trung và năng suất. Thiết kế tốt đồng nghĩa với việc kết hợp các yếu tố như chỗ ngồi thoải mái, điều kiện ánh sáng phù hợp và các thiết bị công nghệ hữu ích trong toàn bộ không gian văn phòng. Khi một người ngồi trên một chiếc ghế điều chỉnh được độ cao và làm việc tại một bàn có thể nâng hạ, sức khỏe của họ sẽ được cải thiện theo thời gian, từ đó giảm cảm giác mệt mỏi và giúp họ tập trung vào công việc tốt hơn. Các nghiên cứu cho thấy mọi người thường cảm thấy vui vẻ hơn và làm việc hiệu quả hơn khi có nhiều ánh sáng tự nhiên đi qua cửa sổ, có thể tăng khoảng 20-25% tốc độ hoàn thành công việc. Ngoài ra, cũng đừng quên tất cả các loại công nghệ tiện ích hiện nay. Tai nghe khử tiếng ồn mang lại sự khác biệt rõ rệt trong môi trường văn phòng ồn ào, còn các ứng dụng hỗ trợ quản lý dự án giúp mọi thứ không bị thất lạc trong sự hỗn độn. Những chi tiết nhỏ này thực sự giúp ngày làm việc diễn ra thuận lợi hơn và đạt được nhiều kết quả hơn mong đợi.
Cách bố trí văn phòng thực sự ảnh hưởng đến việc nhân viên có thể tập trung vào công việc hay không. Văn phòng mở chắc chắn khuyến khích mọi người giao tiếp với nhau, nhưng đồng thời cũng gây ra nhiều sự gián đoạn và tiếng ồn nền khiến việc tập trung trở nên khó khăn. Một vài năm trước, một nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc cung cấp cho nhân viên quyền tiếp cận các khu vực riêng tư hoặc góc yên tĩnh giúp giảm đáng kể các sự làm phiền, từ đó nâng cao chất lượng công việc. Cách tiếp cận thông minh dường như là kết hợp cả hai loại không gian này, để các nhóm có thể trao đổi ý tưởng với nhau khi cần thiết, sau đó có thể rút lui đến một nơi yên tĩnh hơn khi cần suy nghĩ sâu. Kiểu thiết lập linh hoạt như vậy thường tạo ra một môi trường làm việc mà ở đó mọi người đều hoàn thành công việc mà vẫn giữ được sự tỉnh táo.
Thực hiện các Pods văn phòng hiệu quả
Việc thêm các cabin văn phòng vào không gian làm việc, đặc biệt là những cabin dành cho các nhóm nhỏ khoảng 3 đến 4 người, thực sự có thể nâng cao hiệu quả làm việc nhóm đồng thời giảm bớt tiếng ồn nền khó chịu. Thiết kế tạo ra hiệu ứng như một chiếc túi khép kín, nơi các nhóm có thể trò chuyện tự do mà không làm phiền người xung quanh. Âm thanh bị hấp thụ bên trong những không gian này, giúp cuộc trò chuyện không bị lan ra ngoài nhưng vẫn đủ rõ ràng cho tất cả mọi người trong cuộc đối thoại nghe được. Một ví dụ thực tế đến từ một công ty phát triển phần mềm cho biết số lượng khiếu nại về tiếng ồn đã giảm khoảng 30 phần trăm sau khi họ lắp đặt các cabin cách âm này tại khu vực văn phòng mở. Các nhân viên cũng cho biết họ cảm thấy tập trung hơn khi thảo luận các ý tưởng trong những khu vực được chỉ định này so với các phòng họp truyền thống. Các công ty đang tìm cách cải thiện cách thức làm việc nhóm nên cân nhắc sử dụng các trạm làm việc dạng mô-đun này.
Điều thực sự làm cho Lite XL Office Pod trở nên khác biệt là mức độ linh hoạt mà nó vẫn duy trì khả năng cách âm tốt, điều này lý giải tại sao ngày càng nhiều công ty đang sử dụng sản phẩm này. Bên trong, họ đã tích hợp nhiều loại vật liệu cách âm khác nhau tạo thành một không gian yên tĩnh tuyệt vời, nơi mà mọi người thực sự có thể tập trung làm việc mà không bị làm phiền bởi tiếng ồn văn phòng. Những nhân viên đã sử dụng các phòng nhỏ này cho biết bên cạnh khả năng cách âm tuyệt vời, các yếu tố như lưu thông không khí hợp lý và đèn chiếu sáng có thể điều chỉnh cũng đóng vai trò rất quan trọng. Người ta thường tập trung lâu hơn khi môi trường xung quanh không làm họ phân tâm. Một số doanh nghiệp thậm chí còn ghi nhận hiệu suất làm việc trong ngày của nhân viên tăng khoảng 15 phần trăm chỉ đơn giản vì họ có quyền tiếp cận các không gian riêng tư này trong những thời điểm bận rộn.
Booth Văn phòng XL thực sự tạo ra sự khác biệt khi xử lý các cuộc gọi riêng tư hoặc những buổi trao đổi nhanh của nhóm. Những cabin này đi kèm với tường cách âm tích hợp, tùy chọn điều chỉnh ánh sáng, và thậm chí cả hệ thống thông gió mini giúp không khí bên trong luôn tươi mới. Các công ty đã lắp đặt những nơi làm việc này báo cáo rằng hiệu suất làm việc của nhân viên tăng khoảng 20 phần trăm. Đa số mọi người cho biết họ làm việc hiệu quả hơn khi không bị tiếng ồn xung quanh làm phiền, và việc có một không gian yên tĩnh để trao đổi công việc thực sự giúp tập trung hơn. Đối với các công ty muốn tạo ra một môi trường làm việc năng suất hơn nhưng vẫn duy trì một mức độ riêng tư nhất định giữa các nhân viên, việc đầu tư vào những cabin văn phòng này dường như là một quyết định thông minh.
Các chiến lược để tăng hiệu quả công việc
Khi nói đến việc hoàn thành công việc tại chỗ làm, việc đặt ra những mục tiêu SMART thực sự tạo ra sự khác biệt. Mục đích chính là tạo ra các mục tiêu có thể thực hiện được chứ không phải những mong muốn mơ hồ. Hãy nghĩ theo cách này: nếu các mục tiêu đủ cụ thể để xác định rõ ràng, có thể đo lường được để biết khi nào đạt được, có thể thực hiện được mà không cần đến sức mạnh siêu nhiên, liên quan trực tiếp đến điều gì đó quan trọng nhất, và gắn với các mốc thời gian thực tế, thì mọi người thường tập trung hơn và đạt được kết quả nhanh hơn. Hãy lấy ví dụ về một bộ phận nhân sự muốn cải thiện quy trình tuyển dụng. Thay vì nói chung chung là "chúng ta muốn tuyển dụng tốt hơn", họ có thể đặt mục tiêu giảm trung bình thời gian từ khi đăng tin tuyển dụng đến khi ứng viên chấp nhận lời mời khoảng 15 phần trăm trong quý tiếp theo. Mục tiêu cụ thể như vậy sẽ cho tất cả mọi người một đích đến rõ ràng để hướng tới, thay vì mãi quay vòng mà không đi đến đâu.
Tận dụng tối đa công nghệ khá quan trọng khi muốn quy trình làm việc diễn ra mượt mà hơn. Các công cụ quản lý dự án (như Asana hoặc Trello) cùng với ứng dụng trò chuyện như Slack thực sự giúp giảm thời gian lãng phí và tránh việc các nhóm làm lại công việc của nhau. Một nghiên cứu gần đây của McKinsey thậm chí đã tìm ra điều gì đó thú vị - các công ty áp dụng giải pháp công nghệ mới thường giải phóng được khoảng 25% giờ làm việc của nhân viên mỗi tuần. Con số này ban đầu có vẻ không lớn, nhưng tính theo tháng và năm, những giờ tiết kiệm được sẽ tích lũy thành những thành quả đáng kể cho toàn bộ tổ chức.
Việc thu hút nhân viên tham gia vào quá trình ra quyết định thực tế đã chứng minh giúp nơi làm việc vận hành hiệu quả hơn. Những người cảm thấy ý kiến của mình được trân trọng thường làm việc chăm chỉ hơn và gắn bó lâu dài hơn với các công ty nơi họ cảm nhận được sự đóng góp của mình có giá trị. Theo nghiên cứu của Gallup, các doanh nghiệp biết cách duy trì sự gắn kết của nhân viên thực sự thu về lợi nhuận cao hơn khoảng 21 phần trăm so với những doanh nghiệp không làm được điều này. Muốn khuyến khích mọi người chia sẻ ý kiến? Hãy bắt đầu từ những việc nhỏ trước. Một số quản lý thấy các buổi họp động não hàng tháng khá hữu ích, trong khi người khác lại thiết lập hộp góp ý để bất kỳ ai cũng có thể gửi ý tưởng bất cứ lúc nào. Điều quan trọng không phải là phương pháp cụ thể mà là tạo ra không gian cho những tiếng nói có thể bị bỏ qua trước đó.
Đánh giá môi trường làm việc hiện tại
Việc xem xét cách bố trí nơi làm việc có thể giúp phát hiện những vấn đề cản trở việc hoàn thành công việc. Khi chúng ta quan sát kỹ không gian xung quanh, có một số yếu tố đáng được cân nhắc như cách di chuyển của nhân viên trong không gian đó, liệu quy trình làm việc có hợp lý hay không, và các nhóm có được trang bị đầy đủ để phối hợp hiệu quả hay không. Chẳng hạn, kiểu văn phòng mở chắc chắn giúp đồng nghiệp dễ dàng trò chuyện hơn, nhưng lại thường gây ra tiếng ồn làm phiền khi ai đó cần tập trung vào những nhiệm vụ phức tạp. Việc phát hiện những vấn đề như vậy cho phép các công ty thực hiện những thay đổi phù hợp với cách vận hành của từng nhóm và nhu cầu cá nhân. Một số doanh nghiệp thậm chí đã ghi nhận cải thiện rõ rệt sau khi sắp xếp lại bàn làm việc hoặc bổ sung các khu vực yên tĩnh khi cần thiết.
Để nhận ra những điểm cần cải thiện trong văn phòng, điều hữu ích là hãy nhìn vào những vấn đề hàng ngày mà không ai thực sự nói tới nhưng tất cả mọi người đều cảm nhận được. Phần lớn các văn phòng đều gặp phải tình trạng sắp xếp chỗ ngồi không hợp lý, ánh sáng gây nhức mắt hoặc lóa mắt, và thiết kế mặt bằng dường như được tạo ra để biến việc di chuyển từ điểm A đến điểm B thành một thử thách vượt chướng ngại vật. Tất cả những phiền toái nhỏ nhặt này tích tụ lại theo thời gian và bắt đầu gây ảnh hưởng đến cả thể chất lẫn tinh thần. Khi cố gắng xác định những điều cần sửa chữa, có một số cách để thu thập ý kiến thực tế từ nhân viên. Các khảo sát sẽ khá hiệu quả nếu được giữ ngắn gọn và dễ hiểu. Một số công ty đã thành công với các buổi trò chuyện thường xuyên bên ly cà phê, nơi nhân viên có thể nêu lên những băn khoăn của họ mà không cảm thấy như đang trình bày một cách thức một bài phát biểu chính thức. Những hộp góp ý truyền thống vẫn còn giá trị sử dụng, dù rằng nhiều nơi làm việc hiện nay thích dùng phiên bản kỹ thuật số vì giúp theo dõi phản hồi dễ dàng hơn. Điều quan trọng nhất là thực sự lắng nghe những gì người khác nói và sau đó hành động theo. Những công ty thực sự coi trọng ý kiến của nhân viên thường tạo ra các không gian làm việc không chỉ đơn thuần đáp ứng các yêu cầu cơ bản, mà còn xây dựng được môi trường mà người lao động thực sự mong muốn dành thời gian làm việc tại đó.
Tạo ra một văn hóa làm việc tích cực
Một nền văn hóa nơi làm việc tốt thực sự giúp mọi người làm việc cùng nhau hiệu quả hơn giữa các phòng ban khác nhau. Những hoạt động như tổ chức các buổi rèn luyện đội nhóm một cách bài bản hoặc tạo điều kiện để nhân viên từ các bộ phận khác nhau trong công ty cùng hợp tác trên các dự án sẽ tạo ra sự khác biệt rõ rệt. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng khi các nhóm thường xuyên tham gia vào những nỗ lực phối hợp như thế này, năng suất làm việc tổng thể của họ tăng khoảng 15 phần trăm, có thể dao động chút ít. Điều khiến cách tiếp cận này phát huy hiệu quả chính là nó từng bước phá vỡ những bức tường vô hình giữa các phòng ban, đồng thời giúp các đồng nghiệp hiểu biết lẫn nhau nhiều hơn. Khi các mối quan hệ được xây dựng thông qua những trải nghiệm chung, các nhóm làm việc thường đưa ra được những kết quả thống nhất và đầy sáng tạo hơn.
Giao tiếp cởi mở thực sự đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng môi trường làm việc tốt. Những công ty thiết lập nhiều phương thức để nhân viên trao đổi - như các buổi kiểm tra định kỳ hàng tuần, hòm thư góp ý hay diễn đàn trực tuyến - thường đạt được mức độ minh bạch cao hơn và sự hài lòng của nhân viên nói chung cũng lớn hơn. Nghiên cứu cho thấy một điều thú vị tại nơi làm việc là: các văn phòng mà nhân viên cảm thấy thoải mái khi bày tỏ ý kiến thường có tỷ lệ hài lòng cao hơn khoảng 25 phần trăm. Khi nhân viên thực sự được lắng nghe về suy nghĩ và lo lắng của họ, lòng tin giữa các thành viên trong nhóm sẽ được xây dựng một cách chân thật. Chúng ta đã chứng kiến điều này tại một số tổ chức, nơi những buổi thảo luận nhóm định kỳ dần trở thành thói quen, thay vì chỉ là hình thức. Kết quả là mọi người bắt đầu phối hợp hiệu quả hơn vì họ biết rằng ban lãnh đạo thực sự lắng nghe những điều họ nói.
Kết luận: Lấy lợi ích từ môi trường làm việc tập trung
Theo nhiều nghiên cứu về thiết kế nơi làm việc, không gian làm việc giúp tăng khả năng tập trung thường làm tăng năng suất làm việc theo thời gian. Khi các công ty tạo ra môi trường ít có sự xao lãng, nhân viên có thể duy trì sự tập trung lâu hơn và hoàn thành nhiều công việc hơn trong ngày. Chẳng hạn, các văn phòng kiểm soát được mức độ ồn ào và có ánh sáng tốt. Nhiều doanh nghiệp cho biết kết quả làm việc được cải thiện khi họ đầu tư vào những nâng cấp cơ bản này. Nhân viên hoàn thành công việc nhanh hơn và mắc ít sai sót hơn, từ đó mang lại lợi ích rõ rệt cho lợi nhuận của công ty.
Khi các công ty tập trung vào việc cải thiện môi trường làm việc cho nhân viên, điều này thực sự cũng giúp cải thiện kết quả kinh doanh. Nghiên cứu trong ngành cho thấy các doanh nghiệp đầu tư vào những thứ như ghế ngồi thoải mái, không gian làm việc nhóm và xây dựng một bầu không khí tích cực trong công ty thường đạt hiệu suất cao hơn đồng thời giữ chân nhân viên tốt hơn và khiến họ gắn bó lâu dài hơn. Những người ở lại thường cũng có năng suất làm việc cao hơn. Ngày càng nhiều nhà quản lý bắt đầu nhận ra rằng việc văn phòng trông như thế nào và hoạt động ra sao không còn chỉ là vấn đề thẩm mỹ nữa. Nó đang trở thành một phần của kế hoạch kinh doanh thông minh vì nhân viên hạnh phúc đồng nghĩa với kết quả tốt hơn trên mọi phương diện.
