Không gian Làm việc Linh hoạt: Điều chỉnh Các Cabin cho Họp, Cuộc gọi và Tập trung
Sự Trỗi Dậy Của Các Cabin Mô-Đun Trong Không Gian Làm Việc Linh Hoạt Hiện Đại
Thỏa Mãn Những Yêu Cầu Đổi Mới Của Nơi Làm Việc
Ngày nay, các nơi làm việc đang thay đổi nhanh chóng để bắt kịp với cách con người muốn làm việc, bị ảnh hưởng bởi những yêu cầu của nhân viên và những mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được. Một trong những lý do lớn thúc đẩy sự thay đổi này là gì? Đó là việc ngày càng nhiều người làm việc từ nhà hoặc kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa. Theo số liệu mới nhất của Gallup từ năm 2023, khoảng 60 phần trăm lao động Mỹ thực sự thích có sự kết hợp giữa làm việc tại nhà và tại văn phòng. Vì xu hướng này, các văn phòng cần những thiết kế không gian có thể đáp ứng được nhiều cách thức làm việc khác nhau. Đó chính là lúc những cabin dạng mô-đun phát huy tác dụng. Những khu vực làm việc nhỏ gọn này có thể được sắp xếp lại tùy theo nhu cầu cá nhân cần không gian yên tĩnh để tập trung hay muốn trao đổi nhóm. Chúng đặc biệt phù hợp với các nhóm làm việc thường xuyên thay đổi phương thức triển khai dự án. Thực tế là hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều nhận ra rằng họ không thể tiếp tục áp dụng kiểu thiết kế văn phòng một cỡ chung cho tất cả nếu muốn duy trì tính cạnh tranh và sự hài lòng của nhân viên.
Mô hình Làm Việc Lai Động Kích Thích Sự Phổ Biến Của Cabin
Sự gia tăng của mô hình làm việc lai thực sự đã thúc đẩy các công ty hướng tới việc áp dụng các cabin văn phòng linh hoạt theo mô-đun mà chúng ta thấy xuất hiện ngày càng nhiều ở khắp mọi nơi. Theo một báo cáo gần đây của PwC, khoảng ba phần tư các nhà lãnh đạo doanh nghiệp hiện đang cân nhắc nghiêm túc về các phương án làm việc lai, điều này cho thấy rõ văn phòng hiện nay cần phải đáp ứng cả nhu cầu làm việc từ xa lẫn làm việc tại chỗ của nhân viên. Về mặt thực tiễn, điều này có nghĩa là môi trường làm việc phải có thể chuyển đổi linh hoạt giữa các không gian mở để các nhóm có thể cùng nhau trao đổi ý tưởng và những khu vực yên tĩnh để cá nhân có thể tập trung hoàn thành công việc mà không bị làm phiền. Lấy ví dụ MuteBox, công ty đã triển khai các cabin cách âm này tại nhiều địa điểm khác nhau, và nhân viên thực sự cảm thấy hài lòng hơn vì họ có thể lựa chọn các khu vực làm việc phù hợp với loại công việc họ cần thực hiện tại từng thời điểm cụ thể. Sự linh hoạt này chắc chắn giúp duy trì năng suất làm việc của tất cả mọi người, đồng thời đảm bảo rằng nhân viên không bị gò bó trong cùng một kiểu môi trường suốt cả ngày.
Cân bằng giữa nhu cầu hợp tác và quyền riêng tư
Việc tìm ra điểm cân bằng giữa làm việc nhóm và thời gian riêng tư vẫn là một vấn đề đau đầu lớn đối với các nơi làm việc hiện đại. Nghiên cứu gần đây cho thấy khoảng 80 phần trăm nhân viên coi mức độ ồn ào là một trở ngại nghiêm trọng đối với hiệu quả công việc, điều này lý giải vì sao ngày càng nhiều công ty đang đầu tư vào các giải pháp âm thanh như cabin điện thoại riêng tư và những phòng làm việc nhỏ xinh được nhiều người yêu thích hiện nay. Các chuyên gia tư vấn không gian làm việc đã khẳng định trong nhiều năm rằng thiết kế văn phòng hiệu quả cần kết hợp nhiều loại không gian khác nhau. Một số khu vực nên mở để thuận tiện cho trao đổi nhóm, trong khi những khu vực khác cần cách âm tốt để nhân viên có thể tập trung làm việc mà không bị phân tâm. Những văn phòng lắp đặt các vách ngăn âm thanh phù hợp cùng với thiết kế linh hoạt thường đạt được kết quả tốt hơn, vì họ mang lại cho nhân viên sự lựa chọn tùy theo loại công việc họ cần thực hiện tại từng thời điểm cụ thể. Cách tiếp cận này không chỉ giúp nâng cao năng suất lao động mà còn góp phần làm cho nhân viên hài lòng hơn trong công việc hàng ngày.
Giải pháp Pod Cách Âm Noiseless Nook
Khoang làm việc 6 người từ Noiseless Nook tạo ra một không gian làm việc lý tưởng khi các nhóm cần họp mặt. Rất phù hợp cho những buổi thảo luận ý tưởng hoặc khi nhóm cần trao đổi chi tiết dự án. Các nghiên cứu cho thấy việc làm việc nhóm có thể thực sự thúc đẩy sự sáng tạo và giữ cho các thành viên tập trung, đôi khi còn tăng gấp đôi hiệu suất. Điều khiến khoang này nổi bật chính là công nghệ cách âm tiên tiến. Bức tường được chế tạo từ những lớp kính đặc biệt giúp ngăn tiếng ồn từ bên ngoài, nhờ đó các nhóm có thể tập trung làm việc mà không bị gián đoạn. Chúng tôi đã nhận được nhiều phản hồi tích cực từ khách hàng về việc các cuộc họp trở nên yên tĩnh hơn rất nhiều kể từ khi họ sử dụng những khoang làm việc này. Bạn muốn biết liệu thiết lập này có phù hợp với nhóm của mình không? Hãy xem qua những gì mà Khoang 6 Người có thể mang lại.
booth 2 Người: Không Gian Gọi Điện Riêng Tư
Cần một nơi để thực hiện những cuộc gọi quan trọng mà không bị nghe lén? Cabin cho 2 người của Noiseless Nook đóng vai trò như một không gian riêng tư nơi mọi người có thể trò chuyện bí mật hoặc hoàn thành công việc trong các cuộc họp trực tiếp. Theo nghiên cứu gần đây, khoảng 70% nhân viên hiện nay mong muốn có sự riêng tư tại nơi làm việc, cho thấy nhu cầu về những không gian yên tĩnh để trao đổi công việc. Cabin này thực sự đáp ứng tốt nhu cầu đó nhờ môi trường kín, giúp đảm bảo cuộc trò chuyện chỉ dành riêng cho những người tham gia. Điều gì khiến nó hoạt động hiệu quả đến vậy? Những bức tường dày được làm từ vật liệu cách âm đặc biệt giúp ngăn tiếng ồn bên ngoài xâm nhập đồng thời kiểm soát âm thanh bên trong không bị lọt ra ngoài. Rất lý tưởng cho các buổi phỏng vấn nhân sự, tư vấn khách hàng hoặc bất kỳ tình huống nào đòi hỏi sự tế nhị. Hãy xem đầy đủ thông số kỹ thuật tại trang web 2 Person Booth.
pod 4 Người: Đảo Lánh Tập Trung
Được thiết kế dành cho những người cần tập trung, Buồng cho 4 Người tạo ra một khu vực yên tĩnh lý tưởng để làm việc sâu hoặc học tập theo nhóm. Nghiên cứu cho thấy những không gian kiểm soát tiếng ồn như thế này thực sự có thể tăng năng suất làm việc lên khoảng 40 phần trăm. Điều gì khiến buồng này nổi bật? Bố trí chỗ ngồi tuân theo các nguyên tắc về công thái học, giúp người dùng cảm thấy thoải mái ngay cả sau nhiều giờ ngồi. Ngoài ra, hệ thống chiếu sáng môi trường dịu nhẹ kết hợp cùng hệ thống lưu thông không khí giúp duy trì chất lượng không khí bên trong suốt cả ngày. Đang tìm kiếm một không gian nơi ý tưởng dễ dàng nảy sinh và sự xao lãng dần biến mất? Buồng cho 4 Người cung cấp đúng môi trường như vậy cho các nhóm làm việc cùng nhau trên những dự án quan trọng.
Các Đặc Điểm Chính Của Pod Không Gian Làm Việc Hiệu Quả
Công nghệ cách âm tiên tiến
Công nghệ cách âm bên trong các buồng làm việc hiện đại thực sự tạo ra sự khác biệt trong việc ngăn chặn tiếng ồn từ bên ngoài và giúp mọi người tập trung tốt hơn. Những buồng này thường sử dụng các vật liệu như vinyl có trọng lượng nặng và các tấm mút cách âm hoạt động cùng nhau để ngăn chặn âm thanh không mong muốn lọt vào bên trong. Các nghiên cứu được đăng tải trên các tạp chí kiến trúc thực sự xác nhận hiệu quả của những vật liệu này trong việc duy trì không gian yên tĩnh. Chẳng hạn, vinyl có trọng lượng nặng về cơ bản chặn đứng các sóng âm ngay tại chỗ, trong khi các tấm mút đó lại hấp thụ các rung động, giúp cho các cuộc trò chuyện bên trong vẫn rõ ràng và yên tĩnh. Các công ty lắp đặt loại thiết lập này cũng ghi nhận sự cải thiện rõ rệt trong khả năng tập trung của nhân viên. Nhân viên báo cáo ít bị gián đoạn hơn trong các cuộc họp hoặc các phiên làm việc tập trung, điều này đồng nghĩa với việc các dự án được hoàn thành nhanh hơn và với ít sai sót hơn tổng thể.
Hệ thống Ánh sáng & Thông gió Có thể Tùy Chỉnh
Hệ thống chiếu sáng và thông gió có thể tùy chỉnh đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra điều kiện làm việc tốt bên trong các phòng làm việc khép kín. Các nghiên cứu cho thấy mọi người thường cảm thấy dễ chịu hơn và làm việc hiệu quả hơn khi có ánh sáng phù hợp và không khí trong lành xung quanh. Một số nghiên cứu thậm chí còn chỉ ra rằng việc tiếp nhận đủ ánh sáng tự nhiên trong ngày có thể cải thiện tâm trạng của con người khoảng 15%. Các hệ thống mới hơn được tích hợp công nghệ thông minh, cho phép người lao động điều chỉnh các yếu tố như mức độ sáng hoặc lưu lượng không khí theo cảm nhận cá nhân. Khi nhân viên có thể tự thiết lập không gian làm việc theo ý mình, họ thường cảm thấy thoải mái hơn và hoàn thành công việc nhanh chóng hơn. Việc duy trì không khí lưu thông tốt và đảm bảo đủ ánh sáng không chỉ là điều kiện lý tưởng, mà thực sự tạo ra sự khác biệt rõ rệt trong khả năng tập trung của mọi người trong suốt ngày làm việc.
Cấu hình nội thất ergonomics
Nội thất công thái học đã trở thành yếu tố thiết yếu trong các buồng làm việc hiện đại, mang lại sự khác biệt rõ rệt cho sức khỏe và phúc lợi tổng thể của nhân viên. Các nghiên cứu cho thấy những thiết lập như vậy có thể giảm khoảng 60% sự khó chịu về thể chất đối với nhiều nhân viên văn phòng. Hầu hết các buồng làm việc đều được trang bị bàn và ghế điều chỉnh được, được thiết kế nhằm hỗ trợ tư thế đúng trong suốt ngày làm việc. Thiết kế này giúp ngăn ngừa những cơn đau lưng và căng cơ cổ mà rất nhiều nhân viên văn phòng thường xuyên gặp phải. Khi các nhân viên luôn cảm thấy thoải mái trong thời gian dài ngồi tại bàn làm việc, họ cũng có xu hướng tập trung lâu hơn. Xu hướng áp dụng công thái học trong không gian làm việc này cho thấy các công ty cuối cùng đã nhận ra rằng môi trường làm việc cần phải phù hợp với cách con người thực sự vận hành. Nhân viên thoải mái không chỉ khỏe mạnh hơn, mà còn năng suất và sáng tạo hơn khi được cung cấp những công cụ phù hợp.
Thực hiện Pods cho Các Tình Huống Làm Việc Khác Nhau
Chiến lược Giảm Tiếng Ồn trong Văn Phòng Mở
Kiểm soát tiếng ồn đóng vai trò rất quan trọng trong môi trường văn phòng mở nếu chúng ta muốn duy trì năng suất và sự hài lòng của nhân viên. Nghiên cứu cho thấy khoảng một nửa số người làm việc trong những không gian này thường xuyên phàn nàn về vấn đề tiếng ồn, điều này cho thấy có điều gì đó thực sự sai lệch trong cách nhiều nơi làm việc đang được thiết kế hiện nay. Một giải pháp tốt cho vấn đề này là sử dụng các buồng âm học (acoustic pods). Những căn phòng nhỏ này thực sự có khả năng cách âm khá hiệu quả, mang đến cho nhân viên một không gian yên tĩnh để hoàn thành công việc mà không bị gián đoạn liên tục. Phần lớn các công ty nhận thấy rằng việc lắp đặt vài buồng như vậy khắp văn phòng có thể tạo ra sự khác biệt rõ rệt trong việc giảm tiếng ồn nền. Chúng trở thành những điểm đến lý tưởng để thực hiện các cuộc gọi quan trọng hoặc đơn giản là để tập trung làm việc sâu, tránh xa những cuộc trò chuyện và sự xao lãng thường ngày. Khi các doanh nghiệp bắt đầu tiếp cận vấn đề tiếng ồn theo hướng này, họ thường thấy những cải thiện rõ rệt cả về tinh thần lẫn hiệu suất làm việc của toàn bộ đội ngũ.
- Đặt cabin ở những khu vực đông người đi lại để hấp thụ tiếng ồn xung quanh.
- Sử dụng nhiều kích thước cabin khác nhau để đáp ứng các loại công việc khác nhau, từ làm việc cá nhân đến họp nhóm nhỏ.
- Đảm bảo rằng các cabin được trang bị vật liệu cách âm tiên tiến để tối đa hóa khả năng giảm tiếng ồn của chúng.
Tạo Phòng Họp Ngay Lập Tức
Các phòng làm việc khép kín gần đây đã trở nên khá phổ biến vì chúng biến những khu vực văn phòng thông thường thành những nơi họp nhanh bất cứ khi nào cần thiết. Những căn phòng nhỏ này phù hợp hoàn hảo với cách thức hoạt động hiện đại của các doanh nghiệp, nơi mà mọi thứ diễn ra với tốc độ ánh sáng. Các công ty không còn cần phải đặt trước phòng họp hàng tuần lễ vì những phòng này có thể xuất hiện nhanh chóng bất cứ nơi nào cần thiết. Một số nghiên cứu cho thấy năng suất họp tăng khoảng 30% khi mọi người tập trung trong những không gian riêng biệt này thay vì ở văn phòng mở. Lý do là gì? Đó là vì không còn rườm rà với thiết bị âm thanh hình ảnh phức tạp và có đủ không gian để mọi người ngồi thoải mái. Đó cũng là lý do vì sao ngày càng nhiều nơi làm việc bố trí các phòng này một cách chiến lược trong toàn bộ văn phòng. Nhân viên đánh giá cao việc có thể nhanh chóng trao đổi mà không phải chờ đợi lịch của người khác trống, điều này giúp tất cả làm việc thông minh hơn chứ không phải vất vả hơn trong thế giới kinh doanh luôn thay đổi hiện nay.
Thiết kế Khu Vực Im Lặng cho Sự Tập Trung Sâu
Việc tạo ra các khu vực yên tĩnh đóng vai trò rất quan trọng tại những nơi làm việc mà mọi người cần tập trung mà không bị gián đoạn. Một số nghiên cứu cho thấy rằng việc bố trí những không gian yên tĩnh đặc biệt này thực sự có thể cải thiện khả năng tập trung khoảng 25 phần trăm. Giải pháp để thực hiện điều này là như thế nào? Thiết kế không gian văn phòng bao gồm những khu vực nhỏ dạng buồng giúp hình thành các khu vực yên tĩnh chung, từ đó thường làm tăng năng suất và sự thoải mái cho tất cả mọi người. Những buồng nhỏ này thường được trang bị cách âm tốt để tiếng ồn bên ngoài không làm phiền đến người ở bên trong, biến đây thành lựa chọn lý tưởng cho những người đang xử lý các dự án phức tạp. Khi các công ty triển khai thiết lập văn phòng theo cách này, họ sẽ nhận được hai lợi ích cùng lúc: sử dụng không gian hiện có hiệu quả hơn, đồng thời vẫn tạo ra môi trường lý tưởng để thực hiện công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ một cách hiệu quả.
Ưu điểm về tính di động và tái cấu hình
Thiết kế phòng làm việc dạng mô-đun mang lại một số lợi ích đáng kể cho cách bố trí văn phòng, đặc biệt là khi nói đến việc di chuyển và thay đổi cấu hình. Các nhóm có thể điều chỉnh những phòng làm này theo nhu cầu thay đổi của họ, tạo ra một không gian làm việc có thể thích ứng với các dự án và thành phần nhóm liên tục biến đổi. Chúng ta đã chứng kiến hiện tượng này tại một số công ty gần đây, nơi họ bắt đầu sử dụng các thiết lập di động cho phép họ di chuyển đồ đạc linh hoạt theo từng nhiệm vụ cụ thể. Một người làm việc tại Steelcase chia sẻ rằng việc tinh chỉnh lại cách bố trí văn phòng dựa trên tình hình thực tế không chỉ giúp nâng cao năng suất làm việc mà còn cải thiện mức độ hài lòng của nhân viên với không gian làm việc của họ. Mục đích chính của việc chuyển sang thiết kế mô-đun là tránh cảm giác cứng nhắc trong văn phòng, trao cho doanh nghiệp sự linh hoạt cần thiết trong môi trường làm việc luôn biến động hiện nay.
Tích hợp Công nghệ Văn Phòng Thông Minh
Khi các công ty bắt đầu tích hợp công nghệ thông minh vào những cabin văn phòng mô-đun này, họ thường ghi nhận trải nghiệm tốt hơn cho nhân viên và cải thiện chung về năng suất làm việc. Hãy nghĩ đến những thứ như đèn tự bật khi có người bước vào, bộ điều nhiệt tự điều chỉnh theo tình trạng sử dụng, hoặc lệnh điều khiển bằng giọng nói để vận hành các chức năng trong không gian. Những tính năng như vậy khiến môi trường làm việc trở nên linh hoạt và có thể thích ứng được thay vì cố định và nhàm chán. Nghiên cứu cho thấy các nơi làm việc được trang bị những công nghệ này thường nâng cao năng suất lao động, vì nhân viên dành ít thời gian để chỉnh sửa các thiết bị và có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc thực tế. Một số phát triển mới hơn bao gồm các cabin tích hợp công nghệ Internet of Things (IoT), nơi cá nhân có thể điều chỉnh nhiệt độ hoặc mức độ ánh sáng thông qua ứng dụng di động. Thị trường hiện nay tràn ngập các lựa chọn để xây dựng môi trường văn phòng thông minh. Phần lớn các doanh nghiệp nhận thấy rằng đầu tư vào những công nghệ này không chỉ giúp giải quyết nhu cầu hiện tại mà còn giúp họ sẵn sàng đón đầu các xu hướng thiết kế văn phòng trong tương lai.
Giải pháp có thể mở rộng cho các đội nhóm đang phát triển
Đối với các doanh nghiệp đang trải qua giai đoạn mở rộng, việc có các tùy chọn không gian làm việc có thể mở rộng quy mô mang lại sự khác biệt lớn trong việc duy trì hoạt động trơn tru đồng thời tiếp nhận nhân viên mới. Theo các báo cáo ngành gần đây, khoảng sáu trên mười tổ chức hiện nay đặt yếu tố linh hoạt lên hàng đầu khi lập kế hoạch thiết kế văn phòng nhằm hướng đến thành công dài hạn. Chẳng hạn như các phòng làm việc dạng mô-đun, chúng cung cấp đúng những gì các công ty đang phát triển cần bởi vì các đơn vị này có thể được sắp xếp lại nhanh chóng bất cứ khi nào cơ cấu đội nhóm thay đổi. Cần thêm không gian? Chỉ cần thêm một phòng mô-đun khác. Thu hẹp lại vào những giai đoạn ít việc hơn? Hãy tháo bớt những phần không cần thiết. Các thử nghiệm thực tế đã chứng minh rằng mô hình này hoạt động hiệu quả trong nhiều tình huống khác nhau, từ các công ty khởi nghiệp đang tăng tốc cho đến các doanh nghiệp lâu năm thích nghi với những biến động thị trường. Điều quan trọng nhất là khả năng điều chỉnh môi trường làm việc theo yêu cầu, từ đó cuối cùng dẫn đến năng suất làm việc tốt hơn và nhân viên hài lòng hơn, khi họ không còn bị gò bó trong những không gian lỗi thời nữa.
