การออกแบบสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพด้วยห้องโทรศัพท์สำนักงาน
ความสำคัญของการออกแบบห้องโทรศัพท์สำนักงานให้มีประสิทธิภาพ
จากการวิจัยจำนวนมากพบว่า การออกแบบพื้นที่สำนักงานแบบเปิดได้เปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานและความรู้สึกของพนักงานในที่ทำงานอย่างแท้จริง โดยเฉพาะพื้นที่ดังกล่าวกลับทำให้การโฟกัสทำงานยากขึ้น และเพิ่มความเครียดให้กับพนักงานหลายคน ตัวอย่างหนึ่งของปัญหาคือเสียงรบกวน การศึกษาวิจัยแสดงให้เห็นว่า เสียงพูดคุยและสิ่งรบกวนต่าง ๆ ในสำนักงานแบบเปิดลดทอนประสิทธิภาพในการทำงานจริงและทำให้พนักงานเครียดมากขึ้น เสียงที่เกิดขึ้นตลอดเวลาเป็นอุปสรรคต่อการทำงาน ซึ่งขัดกับจุดประสงค์หลักในการสร้างพื้นที่ทำงานแบบร่วมมือกันที่ทุกคนสามารถมองเห็นกิจกรรมของกันและกันได้ บริษัทส่วนใหญ่ต้องการให้เกิดการสื่อสารที่ดีขึ้น แต่กลับได้ผลลัพธ์เป็นความวุ่นวายแทน
ตู้โทรศัพท์ในสำนักงานกลายเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการให้พนักงานมีความเป็นส่วนตัว พร้อมทั้งลดเสียงรบกวนที่มักทำให้คนหงุดหงิด เมื่อบริษัทเริ่มนำห้องขนาดเล็กเหล่านี้มาผนวกเข้ากับการออกแบบพื้นที่สำนักงาน พนักงานจะได้มีพื้นที่ส่วนตัวที่สามารถใช้สำหรับการสนทนาอย่างเป็นทางการ การประชุมที่จริงจัง หรือแม้แต่การพักผ่อนชั่วคราวโดยไม่มีใครมารบกวน ประโยชน์ที่แท้จริงคือ การสื่อสารระหว่างพนักงานดีขึ้น เนื่องจากมีโอกาสเกิดความเข้าใจผิดน้อยลง จากการฟังเสียงพูดคุยท่ามกลางเสียงคีย์บอร์ดเคาะกระแทกและเครื่องชงกาแฟทำงาน อีกทั้งยังช่วยสร้างสภาพแวดล้อมที่ทำให้พนักงานสามารถโฟกัสและทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ นั่นจึงเป็นเหตุผลว่าทำไมตู้โทรศัพท์เหล่านี้ถึงกลายเป็นมาตรฐานในที่ทำงานยุคใหม่ เพราะมันแก้ปัญหาได้พร้อมกันสองด้าน ทั้งสร้างมุมเงียบสงบสำหรับการทำงาน และยังคงความยืดหยุ่นให้กับสำนักงาน ซึ่งสามารถปรับเปลี่ยนการใช้งานได้ตามความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปตลอดทั้งวัน
ประเภทของห้องโทรศัพท์สำนักงานและคุณสมบัติของมัน
มีโทรศัพท์บูธสำนักงานหลายประเภทที่แตกต่างกัน แต่ละแบบถูกออกแบบมาเพื่อใช้งานในสถานการณ์เฉพาะ ประเภทที่พบบ่อยที่สุดคือบูธสำหรับหนึ่งคน บางครั้งเรียกกันว่าพ็อด (pod) ซึ่งเป็นห้องขนาดเล็กที่ให้พนักงานมีพื้นที่ส่วนตัวในการพูดคุยโทรศัพท์อย่างเป็นความลับ หรือทำงานอย่างจริงจังโดยไม่มีสิ่งรบกวน แบบจำลองส่วนใหญ่มีฉนวนกันเสียงที่ดีพอสมควรเพื่อให้การสนทนาเป็นส่วนตัว และมีไฟในตัวที่ช่วยให้มองเห็นหน้าจอได้ชัดเจนระหว่างการประชุมทางโทรศัพท์ที่ใช้เวลานาน สำหรับผู้ที่ต้องทำงานในสำนักงานแบบเปิดซึ่งมักมีเสียงรบกวนมาก บูธเหล่านี้จึงเปรียบเสมือนสถานที่สงบเงียบเล็กๆ ที่เดินไปถึงได้ไม่ไกล แบบใหม่ๆ บางรุ่นยังมีเทคโนโลยีเสริมเพิ่มเติม เช่น แผ่นชาร์จไร้สาย และที่นั่งปรับระดับได้ ซึ่งมีประโยชน์จริงๆ หลังจากนั่งประชุม Zoom อีกหนึ่งชั่วโมงเต็ม
ห้องโทรศัพท์สำนักงานแบบหลายบุคคลเหมาะมากสำหรับทีมที่ต้องการระดมสมองหรือประชุมเชิงสร้างสรรค์ที่ไม่สามารถทำได้ที่โต๊ะทำงานทั่วไป โดยทั่วไปห้องแบบใหญ่สามารถรองรับได้ประมาณ 2 ถึง 4 คน แม้ว่าเราจะเห็นรุ่นที่ออกแบบมาให้จุได้ถึง 6 คนหากจำเป็น ส่วนใหญ่ติดตั้งอุปกรณ์ต่างๆ เช่น กระดานไวท์บอร์ด และที่นั่งที่สะดวกสบายเพื่อให้ทุกคนสามารถพูดคุยได้อย่างผ่อนคลาย นอกจากนี้ยังไม่ต้องกังวลเรื่องเสียงรบกวนจากภายนอก เพราะแม้ขนาดห้องจะใหญ่ขึ้นแต่ยังคงให้ความสำคัญกับการป้องกันเสียงเป็นหลัก ในปัจจุบันที่หลายองค์กรหันมาใช้รูปแบบการทำงานแบบไฮบริดมากขึ้น ห้องประชุมกลุ่มนี้จึงช่วยเติมเต็มสิ่งที่ออฟฟิศเปิดแบบเดิมมักขาด นั่นคือพื้นที่จริงๆ ที่ทีมงานสามารถพูดคุยกันแบบตัวต่อตัวโดยไม่ต้องกังวลเรื่องเสียงรบกวนจากพื้นที่รอบข้าง
คุณลักษณะสำคัญของห้องโทรศัพท์สำนักงานที่มีประสิทธิภาพ
ในปัจจุบัน ห้องโทรศัพท์สำนักงานสมัยใหม่มักติดตั้งเทคโนโลยีกันเสียงที่ค่อนข้างมีประสิทธิภาพ ซึ่งถือเป็นสิ่งสำคัญมากเมื่อต้องการลดทอนเสียงรบกวนจากสำนักงานโดยรอบ โดยส่วนใหญ่ใช้วัสดุเช่นแผ่นดูดซับเสียงติดตั้งภายใน ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อดูดซับเสียงไม่ให้สะท้อนไปทั่ว ผลการทดสอบที่ผ่านการตรวจสอบจากผู้เชี่ยวชาญด้านเสียง พบว่าวัสดุประเภทนี้สามารถลดเสียงรบกวนได้จริง บุคคลที่จำเป็นต้องพูดคุยโทรศัพท์อย่างเป็นส่วนตัว หรือแม้แต่ต้องการพื้นที่เงียบสงบช่วงเวลาทำงาน มักพบว่าสามารถมีสมาธิได้ดีกว่าเมื่ออยู่ในห้องโทรศัพท์ประเภทนี้ เมื่อเทียบกับห้องประชุมธรรมดาที่เสียงสามารถรบกวนผู้อื่นได้ง่าย
การไหลเวียนอากาศและการมีอากาศที่สะอาดมีความสำคัญมากเมื่อพูดถึงห้องทำงานแบบพ็อด ในกรณีที่อากาศถ่ายเทได้ดี ผู้คนไม่เพียงแค่รู้สึกสบายตัวเท่านั้น แต่ยังช่วยให้พวกเขามีสมาธิและรู้สึกว่าสุขภาพดีขึ้นโดยรวมอีกด้วย งานวิจัยด้านสุขภาพในการทำงานได้แสดงให้เห็นหลายครั้งว่า การได้รับอากาศสดชื่นในปริมาณที่เพียงพอภายในสภาพแวดล้อมที่ปิดนั้นมีความแตกต่างอย่างชัดเจน โดยเฉพาะผู้ที่ทำงานเป็นเวลานานในห้องโทรศัพท์แบบกันเสียงเหล่านี้ จะรู้สึกถึงผลกระทบได้อย่างชัดเจน หากไม่มีระบบระบายอากาศที่เหมาะสม คนเราจะรู้สึกเหนื่อยล้าได้เร็วขึ้น และสมองจะทำงานได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ นี่จึงเป็นเหตุผลที่บริษัทต่างๆ เริ่มให้ความสำคัญกับประเด็นนี้ในด้านการออกแบบพื้นที่ทำงาน
การออกแบบห้องโทรศัพท์สำนักงานให้มีแสงสว่างที่ดีและการจัดวางอุปกรณ์ที่เหมาะสมนั้นมีความสำคัญมาก เพราะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถปรับแสงไฟเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมกับตนเอง รวมถึงมีที่นั่งที่สะดวกสบาย ซึ่งช่วยให้รักษาระยะการนั่งที่ถูกต้องและลดความเสี่ยงของอาการปวดหลังหลังจากการพูดคุยเป็นเวลานาน งานวิจัยพฤติกรรมการทำงานในออฟฟิศแสดงให้เห็นว่าองค์ประกอบเหล่านี้ช่วยเพิ่มความสะดวกสบายให้กับพนักงาน และช่วยให้ทำงานได้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ห้องโทรศัพท์ในปัจจุบันไม่ใช่แค่ห้องเล็ก ๆ ที่ใช้หลบซ่อนตัวขณะมีบทสนทนาสำคัญอีกต่อไป แต่กลายเป็นปัจจัยสำคัญที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และส่งเสริมความเป็นอยู่ที่ดีของพนักงานตลอดทั้งวัน
แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการออกแบบห้องโทรศัพท์สำนักงาน
การติดตั้งห้องโทรศัพท์สำนักงานนั้น สิ่งสำคัญไม่แพ้กันคือตำแหน่งที่ติดตั้ง นอกเหนือจากความเงียบภายในห้อง บริษัทส่วนใหญ่พบว่าการวางห้องโทรศัพท์ไว้ใกล้พื้นที่ทำงานที่คับคั่ง แต่ไม่ติดกันโดยตรง จะช่วยให้สามารถรักษาความเป็นส่วนตัวและรักษาประสิทธิภาพการทำงานไปพร้อมกันได้ สำหรับเรื่องการควบคุมเสียง ผู้ติดตั้งหลายคนแนะนำให้ใช้วัสดุเช่น แผ่นโฟมหนา ๆ ระหว่างกำแพง หรือติดตั้งแผงดูดซับเสียงพิเศษที่เราอาจเคยเห็นในห้องอัดเสียง งานวิจัยเกี่ยวกับระดับเสียงในที่ทำงานบางชิ้นแสดงให้เห็นว่าการเพิ่มวัสดุประเภทนี้สามารถลดเสียงจากภายนอกได้ราว ๆ ครึ่งหนึ่งในหลายกรณี พนักงานรายงานว่าสามารถมุ่งเน้นการทำงานได้ดีขึ้น เมื่อรู้ว่าการสนทนาทางโทรศัพท์ของตนจะไม่ก้องไปทั่วทั้งชั้น
เมื่อพิจารณาว่าห้องสนทนาโทรศัพท์ควรเข้ากับพื้นที่ทำงานในปัจจุบันอย่างไร รูปลักษณ์มีความสำคัญไม่แพ้หน้าที่การใช้งาน สีสัน วัสดุที่ใช้ทำ และรูปโฉมโดยรวม มีบทบาทสำคัญว่าห้องเล็กๆ เหล่านี้จะใช้งานได้ดีและยังคงความสวยงามไปพร้อมกันหรือไม่ เมื่อห้องสนทนาเข้ากับบรรยากาศของสำนักงานโดยรวม ผู้คนมักจะใช้งานบ่อยขึ้น เพราะมันไม่ได้ดูโดดออกมาเป็นที่สะดุดตา แนวทางที่เรียบง่ายแต่ทันสมัยมักจะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับสำนักงานส่วนใหญ่ โดยเฉพาะองค์กรที่ต้องการให้พื้นที่ทำงานมีความเป็นมืออาชีพ แต่ไม่ใช่แบบที่รู้สึกว่าเป็นทางการเกินไป ธุรกิจจำนวนมากในปัจจุบันให้ความสำคัญกับการผสมผสานระหว่างรูปลักษณ์และประโยชน์ใช้สอยนี้ เพราะไม่มีใครต้องการซ่อนตัวอยู่หลังสิ่งที่ดูไม่น่ามองขณะพูดคุยทางโทรศัพท์ นอกจากนี้ เมื่อทุกอย่างดูกลมกลืนกันตลอดทั้งพื้นที่ทำงาน ก็ย่อมส่งผลดีต่อประสิทธิภาพการทำงานและความพึงพอใจของพนักงานเช่นกัน
การประเมินผลิตภัณฑ์ห้องโทรศัพท์สำนักงาน
ห้องโทรศัพท์ขนาด 1 คนถูกออกแบบมาอย่างเชี่ยวชาญสำหรับงานที่ต้องการความมุ่งมั่น โดยให้การป้องกันเสียงรบกวนและการใช้งานที่สะดวกสบาย ประสิทธิภาพในการลดเสียงรบกวนได้รับการปรับปรุงด้วยกระจกสองชั้นพิเศษ ทำให้เหมาะสำหรับการโทรและทำงานส่วนตัวในสภาพแวดล้อมที่พลุกพล่าน
บูธสำหรับ 2 คนโดดเด่นด้วยฟังก์ชันสองแบบสำหรับการสนทนาแบบร่วมมือกัน ในขณะที่ยังคงความสามารถในการป้องกันเสียงรบกวนไว้ได้อย่างดี ผู้ใช้ชื่นชอบการควบคุมด้วยเซ็นเซอร์ตรวจจับการเคลื่อนไหวสำหรับแสงและอากาศ ซึ่งช่วยเพิ่มประสบการณ์การใช้งานโดยมอบสภาพแวดล้อมที่เป็นส่วนตัวและสะดวกสบายสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวหรือการประชุมทางวิดีโอ
แคปซูลสำหรับ 4 คนถูกออกแบบมาอย่างพิถีพิถันสำหรับการประชุมกลุ่มเล็ก โดยให้การลดเสียงรบกวนได้อย่างยอดเยี่ยมและความหลากหลายในพื้นที่ทำงานแบบเปิดโล่งโครงสร้างที่แข็งแรงของมันเน้นด้วยวัสดุคอมโพสิตคาร์บอน-พลาสติก ในขณะที่ฟีเจอร์ เช่น แสงสว่างที่ปรับได้และระบบระบายอากาศที่มีประสิทธิภาพสามารถปรับสภาพแวดล้อมให้เหมาะกับความต้องการของการประชุม
