फोकस कोठा र कार्य दक्षता: प्रभावकारी स्थानको लेआउटद्वारा कसरी एकाग्रता बढाउने?

कामको प्रभावकारिता बुझ्ने

कार्य दक्षता अन्ततः सम्भवसँगै कम समयमा धेरै काम गर्नु हो। यसले समयको उत्पादकता कसरी बढाउन सकिन्छ भन्ने सिधै सम्बन्धित छ। दक्ष कार्य प्रक्रियाको बारेमा कुरा गर्दा हामी वास्तवमा यो हेर्दैछौं कि कसरी अधिकतम परिणाम प्राप्त गर्ने भनेर बिना समय, शारीरिक श्रम र मानसिक ऊर्जाको बर्बादी गर्यौं। सबैभन्दा राम्रो कुरा के हो भने काम गुणस्तर नखस्किने गरी छिटो पूरा हुन्छ। कम्पनीहरूले अपरेशनलाई सरल बनाउँदा दिनभरि धेरै काम गर्न सक्छन्, कर्मचारीको समयदेखि लिएर परियोजनाका लागि आवश्यक सामग्रीसम्मको उत्तम प्रयोग गर्न सकिन्छ।

व्यवसायहरूका लागि यी दिनहरूमा कार्य क्षमता धेरै महत्वपूर्ण छ किनभने यसले लागत कम गर्न, समय बचत गर्न र सबै कुरा सुचारु रूपमा चलाउन मद्दत गर्दछ। २०२३ मा भ्राइकको एउटा सम्प्रति प्रकाशित गरिएको प्रतिवेदनले देखाएको छ कि धेरै प्रबन्धकहरूले आफ्नो टोलीलाई बुद्धिमानीपूर्वक काम गर्न प्रेरित गर्ने चाप अनुभव गरिरहेका छन्। यस विषयलाई नजिकबाट हेर्दा यहाँ एउटा रोचक कुरा पनि देखिन्छ। कार्यक्षमता बढाएका कम्पनीहरूले केवल चीजहरू छिटो उत्पादन गरेर बढी उत्पादन मात्र गर्दैनन्। तर दैनिक कारोबारमा कम खर्च लगाएर बढी मुनाफा कमाउँछन् र कर्मचारीहरूलाई खुसी राख्छन्। विभागहरूमा प्रक्रियाहरूलाई सरल बनाउँदा सामान्यतया धन बचत हुन्छ, तर अर्को फाइदा पनि छ जुन धेरैले चर्चा गर्दैनन्। कामको वातावरण अव्यवस्थित नहुँदा कर्मचारीहरूले आफ्नो नौकरीको प्रति सन्तुष्टि महसुस गर्छन्, जसले गर्दा राम्रा कर्मचारीहरू केही महिनामा नौकरी छोडेर अर्कोतिर जाने काम गर्दैनन्।

ध्यान केन्द्रित गर्न कार्यालयको स्थानलाई अनुकूलन गर्नुहोस्

हामीले गर्नुपर्ने कामलाई ध्यानमा राखेर वास्तवमै काम लाग्ने कार्यस्थल बनाउनु भनेको केन्द्रित रहन र उत्पादकत्व बनाए राख्नका लागि धेरै महत्वपूर्ण छ। अच्छा डिजाइन भनेको कार्यालय स्थानमा आरामदायक बस्ने विकल्प, उचित प्रकाशको व्यवस्था र उपयोगी टेक्नोलोजीका उपकरणहरू एकत्रित गर्नु हो। जब कुनै व्यक्ति एउटा एडजस्टेबल कुर्सीमा बस्छन् जुन उचाल्न वा तल ल्याउन सकिन्छ, तिनको शरीर लामो समयसम्म स्वस्थ रहन्छ, जसले गर्दा थकाइ कम हुन्छ र काममा ध्यान केन्द्रित गर्न सजिलो हुन्छ। अध्ययनहरूले देखाएका छन् कि खिडकीहरूबाट पर्याप्त दिनको उज्यालो आउँदा मानिसहरू खुसी महसुस गर्छन् र काम छिटो गर्छन्, लगभग २०-२५% सम्मको सुधार देखिन्छ। र, आजकलका धेरै उपयोगी प्रविधिहरूलाई पनि नबिर्सौं। गुञ्जन रोक्ने हेडफोनले व्यस्त कार्यालयहरूमा ठूलो फरक पार्छन्, जबकि परियोजनाहरू संगठित गर्न मद्दत गर्ने एप्सहरूले चीजहरू अहाँबाट लुकेको हुन दिँदैनन्। यी साना थपहरूले गर्दा कामको दिन सजिलो हुन्छ र अपेक्षाभन्दा बढी काम पूरा हुन्छ।

कार्यालयहरू कसरी सेट अप गरिएको छ भन्ने कर्मचारीहरूले कार्यमा ध्यान केन्द्रित गर्न सक्छन् वा सक्दैनन् भन्नेमा ठूलो असर पार्छ। खुला योजना कार्यालयहरूले निश्चित रूपमा मानिसहरूलाई एक आपसमा कुरा गर्न प्रोत्साहित गर्दछ, तर यसले धेरै प्रकारका विचलन र पृष्ठभूमि शोरगुल पनि ल्याउँछ जसले काममा ध्यान केन्द्रित गर्न मुश्किल बनाउँछ। केही वर्ष पहिले केही अनुसन्धानहरूले देखाएको थियो कि कर्मचारीहरूलाई निजी क्षेत्रहरू वा शान्त कोनाहरूमा पुग्ने अवसर दिएमा ठूलो मात्रामा अन्तर्वेधन कम हुन्छ, जसले गर्दा मानिसहरूले वास्तवमा उच्च गुणस्तरको काम गर्छन्। स्मार्ट दृष्टिकोण दुवै प्रकारका स्थानहरूको सामेल हुनु हो जसले टोलीहरूलाई आवश्यकता पर्दा एक आपसमा विचारहरू साझेदारी गर्न दिन्छ र गहन सोच आवश्यक पर्दा कहीं शान्त स्थानमा सर्न दिन्छ। यस्तो लचिलो व्यवस्थाले कार्यस्थल बनाउँछ जहाँ सबैले काम गर्छन् बिना आफ्नो स्वास्थ्य गुमाएको हुन्छ।

प्रभावकारी कार्यालय पोडहरू लागू गर्दै

कार्यस्थलमा अफिस पडहरू थप्नु विशेष गरी ३ वा ४ जनाको सानो समूहका लागि हुने कामलाई सहकार्यलाई बढावा दिन्छ जसले अवाञ्छित पृष्ठभूमि शोरलाई कम गर्छ। डिजाइनले एउटा बुलबुला जस्तो प्रभाव सिर्जना गर्दछ जहाँ टोलीहरूले अन्यहरूलाई बाधा नपुर्याई स्वतन्त्र रूपमा कुराकानी गर्न सक्छन्। यी स्थानहरूमा ध्वनि अवशोषित हुन्छ ताकि कुराकानीहरू सीमित रहन्छन् तर सबैलाई स्पष्ट रूपमा सुन्न सकिन्छ। एउटा वास्तविक उदाहरण सफ्टवेयर विकासको कम्पनीबाट आएको छ जसले खुला फ्लोर प्लानमा यी एकोस्टिक पडहरू राखेपछि शोरका कम्प्लेनहरूमा लगभग ३० प्रतिशतको कमी देखाएको छ। कर्मचारीहरूले नियमित कान्फ्रेन्स कोठाहरूको तुलनामा यी समर्पित क्षेत्रहरूमा विचारहरूलाई काम गर्दा आफूलाई अधिक केन्द्रित भएको महसुस भएको उल्लेख गरे। आफ्नो टोलीहरूको अन्तरक्रियालाई सुधार्न खोज्ने कम्पनीहरूले यी मोड्युलर कार्यस्थलहरू प्रयोग गर्ने विचार गर्नुपर्छ।

३-४ जनाको बैठक कक्ष, अफिस कक्ष

यो पोडमा ३२ डीबी सम्मको प्रभावकारी आवाज घटाउने र अनुकूलन योग्य फर्नीचर डिजाइन विकल्पहरूको साथ उन्नत ध्वनिरोधक सुविधाहरू छन्। यो समायोज्य स्विच, बहुउद्देश्यीय सोकेट, र ताजा हावा प्रणालीले सुसज्जित छ, यसले बैठक र कामको लागि आरामदायी वातावरण सुनिश्चित गर्दछ।

लाइट एक्सएल अफिस पोडलाई भिन्न बनाइरहेको कुरा यसको लचिलोपन हो जुन बाहिरी शोरको रोकथाम गर्दछ, जसले गर्दा धेरै कर्पोरेटहरूले यसलाई अपनाउँदैछन्। यसको भित्री भागमा ध्वनि कम गर्ने धेरै सामग्रीहरू राखिएका छन् जसले यसलाई एउटा शान्त सुरक्षित स्थान बनाउँछ जहाँ मानिसहरू काम गर्दा कार्यालयको गुञ्जनबाट विचलित हुँदैनन्। यी पोडहरू प्रयोग गरेका कर्मचारीहरूले उल्लेख गरेका छन् कि ध्वनि रोक्ने क्षमताको साथसाथै उचित हावाको प्रवाह र समायोज्य प्रकाशले पनि ठूलो फरक पारेको छ। मानिसहरूले आफ्नो वरपरको वातावरणले ध्यान नखिच्दा लामो समयसम्म केन्द्रित रहन्छन्। केही कम्पनीहरूले त दिनभरि कर्मचारीहरूको उत्पादकता लगभग १५ प्रतिशतले बढेको पनि देखेका छन् किनकि उनीहरूका कर्मचारीहरूलाई व्यस्त समयमा यी निजी स्थानहरूको पहुँच थियो।

लाइट एक्सएल, अफिस पोड

यो कक्षले बाह्य ध्वनि हस्तक्षेपलाई कम गर्ने धेरै तहहरूको साथ ध्वनि इन्सुलेशन डिजाइनको घमण्ड गर्दछ। विशेषताहरूमा अनुकूलन योग्य आकार, एलईडी प्रकाश, वेंटिलेशन प्रणाली, र विलासी एल्युमिनियम विवरणहरू समावेश छन्, जुन वार्ता वा केन्द्रित कार्य वातावरणको लागि उत्तम छ।

कार्यालय बुथ एक्सएलले निजी कल वा छिटो टोलीको छलफल ह्यान्डल गर्दा वास्तविक फरक पार्छ। यी पडहरूमा निर्मित ध्वनि प्रूफ पर्खालहरू, समायोज्य प्रकाश विकल्पहरू, र पनि एउटा नानी भेन्टिलेशन प्रणाली सँगै आउँछ जले भित्रको हावा ताजा राख्छ। यी कार्यस्थलहरू स्थापना गरेका कम्पनीहरूले कर्मचारी उत्पादकतामा लगभग २० प्रतिशतको वृद्धि उल्लेख गरेका छन्। अधिकांश मानिसहरू भन्छन् कि उनीहरूले पृष्ठभूमिको गफमा बिना र कहाँ छिमेकी कुरा गर्ने ठाउँ रहेकोले काम राम्रोसँग गर्न सकिन्छ र यसले ध्यान केन्द्रित गर्न मद्दत गर्छ। कर्मचारीहरू बीच केही हदसम्मको गोपनीयता बनाए राख्दै अझै उत्पादक वातावरण सिर्जना गर्न चाहने कम्पनीहरूका लागि यी कार्यालय पडहरूमा लगानी गर्नु भनेको अघि बढ्ने एक बुद्धिमानी चाल जस्तो देखिन्छ।

कार्यालय बूथ एक्सएल

अभिनव ध्वनिक डिजाइन र बलियो वायु परिसंचरण प्रदान गर्दछ। एकीकृत डेस्क र सोफा, अनुकूलन योग्य प्रकाश, र ध्यान केन्द्रित कार्य र गोपनीय छलफलको लागि उच्च डिग्री गोपनीयता प्रदान गर्दछ।

कामको प्रभावकारिता बढाउनका लागि रणनीतिहरू

काममा केही काम सम्पन्न गर्दा कार्यक्रमहरू तय गर्नु अघि SMART लक्ष्यहरू तय गर्नाले ठूलो फरक पार्छ। यहाँको मुख्य उद्देश्य वास्तवमै सम्भव लक्ष्यहरू बनाउनु हो, जो केवल अस्पष्ट इच्छाहरू मात्र होइन। यसरी सोच्नुहोस्: यदि लक्ष्यहरूलाई स्पष्ट रूपमा पहिचान गर्न सकिन्छ, मापन योग्य हुन्छ जसले हामीलाई थाहा हुन्छ कि तिनीहरूले लक्ष्य पुगेका छन्, प्राप्त गर्न सकिने, जादूई शक्तिको आवश्यकता नपर्ने, सबैभन्दा महत्वपूर्ण कुरासँग सम्बन्धित छ र वास्तविक समय सीमासँग जोडिएको छ भने व्यक्तिहरू केन्द्रित रहन्छन् र छिटो परिणाम पाउँछन्। आफ्नो प्रक्रियालाई सरल बनाउन खोज्ने मानव संसाधन विभागको उदाहरण लिनुहोस्। "हामी राम्रो भर्ती गर्न चाहन्छौं" भनेर भन्नुको सट्टा अर्को त्रैमासमा नौकरीको सूचना प्रकाशित गर्ने सम्म लाग्ने समयलाई १५ प्रतिशतले कम गर्ने लक्ष्य राख्न सकिन्छ। यस्तो ठोस लक्ष्यले सबैका लागि काम गर्नका लागि स्पष्ट लक्ष्य प्रस्तुत गर्दछ, जुन अनन्तको लागि चक्कर लगाउने काम भन्दा फरक हुन्छ।

प्रविधिको सबैभन्दा राम्रो उपयोग कामको प्रक्रियालाई सजिलो बनाउनका लागि काफी महत्वपूर्ण छ। प्रोजेक्टहरू सञ्चालन गर्ने औजारहरू (जस्तै Asana वा Trello) साथै Slack जस्ता च्याट एपहरूले टोलीहरूको समय बर्बाद हुनबाट रोक्न र प्रतिलिपि गरिएका प्रयासहरूलाई कम गर्न मद्दत गर्दछ। हालैको McKinsey अध्ययनले देखाएको छ - नयाँ प्रविधिका समाधानहरू अपनाउने कम्पनीहरूले प्रति सप्ताह कर्मचारीहरूको समयको लगभग २५% समय बचत हुन्छ। यो पहिलो नजरमा धेरै ठूलो नदेखिन सक्छ, तर महिना र वर्षहरूमा यी बचत गरिएका समयले संगठनभरमा कामको ठूलो लाभ दिन्छ।

कर्मचारीहरूलाई वास्तविक निर्णय लिने काममा सामेल गराउनाले कार्यस्थललाई राम्रोसँग सञ्चालन गर्न मद्दत गर्छ। जस्तो मानिसहरूले आफ्नो राय महत्वपूर्ण भएको देख्छन्, उनीहरू प्रायः कम्पनीमा बढी कडा परिश्रम गर्छन् र लामो समयसम्म टिकेर रहन्छन् जहाँ उनीहरूको महत्व छ। ग्यालप अनुसन्धानका अनुसार, ती कम्पनीहरूले जसले कर्मचारीहरूलाई सक्रिय रूपमा सामेल राख्छन्, तीहरूले नभएको भन्दा लगभग २१ प्रतिशत बढी नाफा कमाउँछन्। मानिसहरूलाई कुरा गर्न प्रेरित गर्न चाहनुहुन्छ? पहिले सानो कुराबाट सुरु गर्नुहोस्। केही प्रबन्धकहरूले मासिक मस्तिष्क स्फूर्ति बैठकहरू उपयोगी पाउँछन् भने अरूले कुनै पनि समय सुझावहरू दिन सकिने सुझाव सन्दूकहरू स्थापना गर्छन्। महत्वपूर्ण कुरा त्यो विधि आफैं होइन, बरु ती आवाजहरूका लागि स्थान सिर्जना गर्नु हो जुन अन्यथा असुनिएको रहन सक्छ।

आफ्नो वर्तमान कामको वातावरणको मूल्याङ्कन

कार्यस्थलमा कसरी सजिएको छ भन्ने हेर्नाले काम गर्ने क्रममा आउने समस्याहरूको पहिचान गर्न मद्दत पुग्छ। हामी चारैतिर हेर्दा केही कारकहरू ध्यानमा राख्नुपर्छ जस्तै मानिसहरू कसरी ठाउँ प्रयोग गर्छन्, कामको प्रवाह उचित छ कि छैन, र समूहहरूले काम एकसाथ गर्नका लागि आवश्यक साधनहरू प्राप्त गरेका छन् कि छैनन्। उदाहरणका लागि, खुला कार्यालयहरू हुन् जहाँ सहकर्मीहरूबीच कुराकानी सजिलो हुन्छ तर जटिल काममा ध्यान केन्द्रित गर्दा यसले शोरगुलको समस्या पैदा गर्छ। यस्ता समस्याहरू पहिचान गर्नाले कम्पनीहरूले टोलीहरूको कामको शैली र व्यक्तिगत आवश्यकताहरू अनुसार परिवर्तन गर्न सक्छन्। केही कम्पनीहरूले डेस्कहरू पुनर्व्यवस्थित गरेर वा आवश्यकता अनुसार शान्त स्थानहरू थपेर काममा ठूलो सुधार भएको उल्लेख गरेका छन्।

कार्यालयमा कुन चीजहरू सुधार्न सकिन्छ भन्ने पत्ता लगाउनका लागि प्रायः ती समस्याहरूतिर ध्यान दिनु आवश्यक हुन्छ जुन सबैले अनुभव गर्छन् तर कसैले कुरा गर्दैनन्। धेरै कार्यालयहरूमा खराब सिटिङ व्यवस्था, मानिसहरूलाई झिम्मिरी लाग्ने वा चम्किलो प्रकाश, र त्यस्ता फ्लोर प्लानहरू हुन्छन् जुन डिजाइन गरिएको जस्तो लाग्छ कि पोइन्ट A बाट B सम्म पुग्नु एउटा अड्केको कुरा हो। यी साना साना परेशानीहरू जम्मा हुँदै जान्छन् र समयको साथै शारीरिक र मानसिक रूपमा दुवैमा असर गर्न थाल्छन्। के सुधार्न आवश्यक छ भन्ने पत्ता लगाउँदा कर्मचारीहरूबाट वास्तविक राय प्राप्त गर्न केही तरीकाहरू छन्। सर्वेक्षणहरू छोटा र सरल रहेमा ठीक काम गर्छन्। केही कम्पनीहरूले नियमित कफी च्याटहरूको राम्रो अनुभव लिएका छन् जहाँ कर्मचारीहरूले औपचारिक प्रस्तुति दिँदैछन् भन्ने महसुस नगरी समस्याहरू बताउन सक्छन्। पुराना फर्मानहरूको सुझाव बाकसहरूको पनि अझै स्थान छ, यद्यपि धेरै कार्यस्थलहरूले डिजिटल संस्करणहरूलाई मन पराउँछन् जसले प्रतिक्रियाहरू ट्र्याक गर्न सजिलो बनाउँछ। मुख्य कुरा यो हो कि मानिसहरूले भनेको कुरा सुन्नु र त्यसको बारेमा केही गर्नु हो। कम्पनीहरू जसले कर्मचारीहरूको इनपुट गम्भीरतापूर्वक लिन्छन्, तिनीहरूले बस सामान्य आवश्यकताहरू पूरा गर्ने मात्र काम नगरी कामको वातावरण बनाउँछन् जहाँ कर्मचारीहरूले आफ्नो दिन बिताउन चाहान्छन्।

सकारात्मक कार्य संस्कृति सिर्जना गर्नु

राम्रो कार्यस्थल संस्कृति विभिन्न विभागहरूमा काम गर्ने मानिसहरूलाई एकसाथ काम गर्न महत्वपूर्ण रूपमा सहयोग गर्दछ। टोली निर्माण अभ्यासहरू वा कम्पनीका विभिन्न हिस्साहरूबाट मानिसहरूलाई परियोजनाहरूमा सहयोग गर्न लगाउने कुराहरूले ठूलो फरक पार्छन्। अध्ययनहरूले पाएका छन् कि जब टोलीहरू नियमित रूपमा यस्ता संयुक्त प्रयासहरूमा सहभागी हुन्छन्, त्यसको कुल उत्पादकता लगभग १५ प्रतिशतले बढ्छ। यो दृष्टिकोण प्रभावकारी बनाउने कुरा यो हो कि यसले विभागहरू बीचका अदृश्य पर्खालहरू तोड्न थाल्छ र साथै सहकर्मीहरूलाई परस्पर चिन्न मद्दत गर्दछ। साझेदारीको अनुभवहरूको माध्यमबाट सम्बन्धहरू विकसित हुँदा टोलीहरूले अधिक एकीकृत र रचनात्मक रूपमा आश्चर्यजनक परिणामहरू उत्पादन गर्ने प्रवृत्ति हुन्छ।

राम्रो कार्यस्थलको वातावरण निर्माण गर्नका लागि खुला संचार महत्वपूर्ण हुन्छ। जस्तोसुकै कम्पनीहरूले मानिसहरूलाई कुराकानी गर्नका लागि विभिन्न माध्यमहरू स्थापना गरेका छन् - साप्ताहिक जाँच बैठक, सुझाव बाकस वा अनलाइन फोरमहरू - तिनीहरूले सामान्यतया रूपमा पारदर्शिता र कर्मचारीहरूको सन्तुष्टि बढी देख्न पाउँछन्। अनुसन्धानले यहाँ एउटा रोचक कुरा देखाएको छ: कार्यालयहरूमा जहाँ मानिसहरूले आफ्नो मत राख्न सहज महसुस गर्छन्, कर्मचारीहरूमा लगभग २५ प्रतिशत बढी सन्तुष्टि देखिन्छ। जब कर्मचारीहरूका विचार र चिन्ताहरूलाई गम्भीरतापूर्वक सुनिन्छ, टोलीहरूको बीचमा वास्तविक विश्वास निर्माण हुन्छ। हामीले केही संगठनहरूमा यस्तो अवस्था देखेका छौं जहाँ नियमित विचार-विमर्शका बैठकहरू औपचारिकताको सट्टा नित्यको अभ्यास बनेको छ। परिणाम? मानिसहरू एकअर्कालाई सुनेको छ भन्ने थाहा पाएपछि प्रबन्धनसँग सँगै काम गर्ने प्रभावकारिता बढ्छ।

निष्कर्ष: ध्यान केन्द्रित काम गर्ने वातावरणबाट लाभ उठाउनुहोस्

कार्यस्थलको डिजाइनमा आधारित अध्ययनहरूका अनुसार, केन्द्रिततालाई प्रोत्साहन दिने कार्यस्थलले समयका साथ कार्यक्षमता बढाउने देखिन्छ। जब कम्पनीहरू धेरै विचलित नगर्ने वातावरण सिर्जना गर्छन्, कर्मचारीहरू दिनभरि लामो समयसम्म केन्द्रित रहन्छन् र थप काम गर्छन्। नियन्त्रित शोरको स्तर र राम्रो प्रकाश व्यवस्था भएका कार्यालयको उदाहरण लिनुहोस्। यी आधारभूत सुधारहरूमा लगानी गर्दा धेरै कम्पनीहरूले राम्रो परिणामहरू देखाएका छन्। कर्मचारीहरूले कार्यहरू छिटो सक्छन् र कम गल्तीहरू गर्छन्, जसले कम्पनीको वास्तविक लाभमा योगदान दिन्छ।

जब कम्पनीहरू कर्मचारीहरूका लागि कार्यस्थललाई राम्रो बनानमा ध्यान केन्द्रित गर्छन्, यसले गर्दा वास्तवमा लाभमा पनि सहयोग पुर्याउँछ। उद्योग सम्बन्धी अनुसन्धानले देखाएको छ कि आरामदायक कुर्सीहरू, टोलीहरूले सँगै काम गर्न सक्ने स्थानहरू, र सकारात्मक कम्पनी वातावरण निर्माण जस्ता कुराहरूमा लगानी गर्ने व्यवसायहरूले कर्मचारीहरूलाई खुसी राख्दै लामो समयसम्म राख्न सक्छन् र अधिक काम पनि गर्छन्। लामो समयदेखि काम गरिरहेका कर्मचारीहरू सामान्यतया अधिक उत्पादक हुन्छन्। अधिकांश प्रबन्धकहरूले यो बुझ्न थालेका छन् कि कार्यालयको रूपरेखा र कार्यक्षमता अहिले केवल देखावटमात्रको विषय छैन। यो अब बुद्धिमानीपूर्ण व्यवसाय योजनाको भाग बन्दैछ किनभने खुसी कर्मचारीहरूले व्यवसायका सबै पक्षहरूमा राम्रो परिणाम ल्याउँछन्।