Фокус бөлмесі және жұмыс тиімділігі: тиімді кеңістік жоспарлауы арқылы концентрацияны қалай арттыруға болады?
Жұмыс тиімділігін түсіну
Еңбек өнімділігі негізінен ең көп жұмысты ең аз ресурстар қолданып орындау дегенді білдіреді, бұл уақытты қаншалықты нәтижелі пайдалануға болатынын білдіреді. Тиімді жұмыс әдістері туралы сөз болғанда, біз шын мәнінде уақыт, дене және ақыл-ой жұмысы сияқты әртүрлі жағдайлардағы шығындарды азайта отырып, нәтижелерді ең үлкен дәрежеде арттыруға ұмтылуды көрсетеміз. Ең жақсысы? Тапсырмалар сапа жоғары болуын сақтап, тез аяқталады. Операцияларды жетілдіруге назар аударған компаниялар күн сайын көбірек жұмыс істеуге қабілетті болып, қызметкерлердің жұмыс уақытынан бастап, жобалар үшін қажетті материалдарға дейінгі барлығын тиімді пайдалануға мүмкіндік алады.
Қазіргі кезде кәсіпкерлік үшін жұмыс өнімділігі өте маңызды, себебі бұл өндірістің құнын төмендетеді, уақыт үнемдейді және жалпы жұмыстың сапасын арттырады. Wrike-тің 2023 жылғы есебіне сәйкес, көптеген басшылар өз тобын қатты еңбек ететін, сонымен қатар ақылды жұмыс істейтін топқа айналдыру үшін үлкен қысым туды. Осы мәселені жақынан қарастырсақ, қызықты нәрсе байқалады. Өнімділікті арттырған компаниялар тек өнімді тез шығарып қана қоймайды, сонымен қатар күнделікті операцияларға аз шығын жасап, қызметкерлердің жұмыста рахатты сезінуін қамтамасыз етеді. Бөлімшелер арасындағы процесстерді ықшамдау әдетте шығындарды үнемдеумен аяқталады, бірақ бұл туралы аз айтылатын тағы бір артықшылық бар. Қызметкерлер жұмыстағы процесстер соншалықты дауылды болмаса, жұмыс ортасына қанағатты болып, бірнеше ай сайын жұмысты ауыстырудың орнына ұзақ уақыт бойы бір жерде қалуға тырысады.
Офис кеңістігін жақсы назар аудару үшін оңтайландыру
Бізге қажетті іс-әрекеттерді орындау үшін нақты жұмыс істейтін жұмыс орнын жасау – орталықтандырып және нәтижелі жұмыс істеу үшін өте маңызды. Жақсы дизайн дегеніміз – кеңседегі ыңғайлы отырғыш нұсқалар, дұрыс жарықтандыру жағдайлары мен пайдалы техникалық құрылғыларды біріктіру. Біреу қозғалмалы орындықта отырып, үстелдің биіктігін өзгерте алатын болса, олардың денсаулығы уақыт өткен сайын жақсара береді, бұл әбден шаршап кетуді азайтады және жұмысқа деген назарды жақсартады. Терезелер арқылы көп мөлшерде күн жарығы түсетін болса, адамдар көңіл-күйі жақсы болып, тапсырмаларды орындау жылдамдығы шамамен 20-25% артатыны туралы зерттеулер көрсетіп отыр. Сондай-ақ, қазіргі кездегі әртүрлі қолданысты технологиялар туралы да ұмытпау керек. Дыбыс жою құлаққаптары көптеген кеңселерде үлкен айырмашылық жасайды, ал жобаларды ұйымдастыруға көмектесетін бағдарламалар барлығын хаосқа айналдырып алмайтынын қамтамасыз етеді. Осындай кішігірім қосымшалар жұмыс күнін тегіс өткізуге және күтілгенше нәтижеден де көбірек жетуге көмектеседі.
Офистердің қалай жабдықталғаны жұмысшылардың тапсырмаларына назар аударып отыруына әсер ететінін көруге болады. Ашық кеңістікті офис жұмысшылардың бір-бірімен әңгімелесуіне ықпал ететінімен қатар, олардың ортасында әртүрлі кедергілер мен фондық дыбыстар пайда болып, жұмысқа ыңғайсыз жағдай туғызады. Бірнеше жыл бұрын жасалған зерттеу қызметкерлерге жеке бөлмелерге немесе тыныш орындарға қатынау мүмкіндігі жұмыстың сапасын арттыратынын, себебі бұл жағдайда жұмысшылардың көңілін бөлетін факторлар азаяды деген қорытындыға келді. Тиімді тәсіл – екі түрлі кеңістікті ұштастыру: топтар бірге жұмыс істеп, идеяларын бөлісе алатын орын, сондай-ақ терең ойлау қажет болған кезде жеке кеңістікке кетіп қалуға болатын орын. Мұндай икемді орта жұмыс орнында бәрі тиімді жұмыс істей алатын, бірақ сабырларынан тайып кетпейтін ортаны қалыптастырады.
Тиімді офис подтарын енгізу
Офис пәтерлерін жұмыс орындарына қосу, әсіресе 3 немесе 4 адамнан тұратын кіші топтар үшін арналған пәтерлер жобалау жобаларын жақсартуға және дыбыс шуын азайтуға көмектеседі. Дизайн топтардың басқаларға кедергі келтірмей еркін сөйлесуіне мүмкіндік беретін қоршау сияқты әсер туғызады. Дыбыстар осы кеңістіктерде жұтылады, сондықтан әңгімелер шектеулі болып қала береді, бірақ барлығы үшін әлі де анық болып табылады. Нақты мысал ретінде ашық кеңістікті жоспарлау барысында дыбыс шағымдарының 30 пайызға дейін азайғанын айта аламыз. Қызметкерлер сонымен қатар дәстүрлі конференция залдарымен салыстырғанда осы арнайы аймақтарда идеялармен жұмыс істеу кезінде олардың көбірек шоғырланғанын атап өтті. Топтардың өзара әрекеттесу тәсілдерін жақсартуды қарастырып отырған компаниялар модульді жұмыс орындарын сынауға тырысуы керек.
Lite XL Office Pod-ты ерекшелеуші нәрсе – оның сыртқы дыбысты жоя отырып, қаншалықты икемді екені. Сол себепті көптеген корпорациялар бүгінгі таңда осындай кабинкаларды пайдалануда. Ішінде дыбысты жұтушы әртүрлі материалдар орналасқан, соның арқасында адамдардың жұмыспен айналысып, кеңселік әңгімелерден ажырамайтын өте тыныш орта құрылған. Бұл кабинкаларды пайдаланған қызметкерлер дыбыстың жақсы бөгетінен басқа да ауа ағынының және жарықтың деңгейін реттеуге болатыны олардың айтарлықтай айырмашылық енгізетінін атап өтеді. Адамдар қоршаған орта олардың назарын аудармайтын болса, ұзақ уақыт бойы назарын жұмысқа аударып ұстай алады. Кейбір компаниялар жұмысшыларының күні бойы атқарып отырған жұмысының көлемі шамамен 15 пайызға артты деп байқаған, себебі олардың қызметкерлері күннің жүгі бар уақытында осындай жеке кеңістіктерге кіруге мүмкіндік алып жатты.
Office Booth XL жеке қоңыраулар немесе тез топтық жиналыстар өткізуге нақты айтарлықтай ықпал етеді. Бұл кабинкалар дыбыстан оқшаулау қабырғаларымен, жарықты реттеу мүмкіндіктерімен, сонымен қатар ауаны таза ұстайтын кіші желдеткіш жүйесімен жабдықталған. Бұл жұмыс орындарын орнатқан компаниялар қызметкерлердің өнімділігін шамамен 20 пайызға дейін арттырғанын хабарлайды. Көптеген адамдар фондық сөйлеулерсіз жұмыс істеу арқылы және істің түйініне назар аударуға көмектесетін тыныш орын бар болғаны жақсырақ жұмыс істейтінін айтады. Қызметкерлердің арасында белгілі бір дәрежеде жеке кеңістікті сақтай отырып, өнімді ортаны жасауға ұмтылған компаниялар үшін мұндай офис кабинкаларына инвестиция салу қаншалықты тиімді шешім болып табылады.
Жұмыс тиімділігін арттыру стратегиялары
Жұмыста нәтижелерге қол жеткізу үшін SMART мақсаттарды белгілеу шын мәнінде айырмашылық жасайды. Негізгі мақсат – нақты орындалатын, бұлбұл тілектер емес, нақты мақсаттар жасау. Осылай ойланып көріңіз: егер мақсаттар нақты болып, қол жеткізгенін білуге болатын, қосымша қабілетсіз де орындауға болатын, ең маңыздысына қатысты және нақты мерзімдерге байланысты болса, онда адамдар шоғырланып, тезірек нәтижеге қол жеткізеді. Мысалы, өз процесстерін жетілдіргісі келіп жатқан адам ресурстары бөлімін алыңыз. «Біз жақсы қызметкер жалдаймыз» деп айту орнына, келесі тоқсанның ішінде жарнамаланған жұмыс орнынан ұсыныс қабылдауға дейінгі орташа уақытты 15 пайызға дейін қысқартуға тырысуға болады. Дәл осындай нақты мақсаттар адамдарға жұмыс істеуге болатын нақты нәрсе береді, әрқашан айнала қозғалып қана қоймайды.
Технологияларды тиімді пайдалану жұмыстық процесстерді тезірек орындау үшін өте маңызды. Asana немесе Trello сияқты жобаларды басқару құралдары және Slack сияқты чат-бағдарламалар топтар арасында уақытты үнемдеуге және жұмыстың қайталануын болдырмауға көмектеседі. Жақында McKinsey жүргізген зерттеу қызық нәтиже көрсетті - жаңа технологиялық шешімдерді енгізген компаниялар әр апта сайын қызметкерлердің шамамен 25% уақытын босатып отырады. Бұл алғашқы көзқарас бойынша үлкен сан болып көрінбеуі мүмкін, бірақ айлар мен жылдар бойы сақталған сағаттар бүкіл ұйым бойынша орындалған жұмыстар көлемінде үлкен өсу болатынын білдіреді.
Шешім қабылдау процесіне қызметкерлерді тарту жұмыс орындарын жақсырақ жүргізуге көмектесетіні дәлелденді. Өз пікірлерінің маңызды екенін көріп тұрған адамдар жұмыста қаттырақ және ұзақ уақыт бойы жұмыс жасайтын компанияларда болуға тырысады. Gallup зерттеуіне сәйкес, жұмысшыларын белсенді қатыстырып тұрған компаниялар табысы жоқ компанияларға қарағанда шамамен 21 пайызға көбірек пайда табады. Халықтың пікірін білгіңіз келсе, бәрінен бұрын кішігірімнен бастаңыз. Кейбір басшылар ай сайын өткізілетін миға шабуыл жиналыстарын пайдалы деп табады, ал басқалары кез келген уақытта ұсыныстарын жазып салуға болатын ұсыныс жәшіктерін орнатады. Негізгі мәселе әдістің өзінде емес, басқалардың естілмей қалуы мүмкін болған дауыстар үшін орын жасауда.
Сіздің ағымдағы жұмыс ортасын бағалау
Жұмыс орнын ұйымдастыру тәсіліне назар аудару әртүрлі жұмыстарды орындауға кедергі жасайтын мәселелерді анықтауға көмектеседі. Кеңістікте адамдар қалай қозғалатыны, жұмыс процесстерінің мағыналы болуы, сондай-ақ топтардың тиімді жұмыс істеуі үшін барлық қажетті нәрселердің болуы сияқты бірнеше факторларды ескеру қажет. Мысалы, ашық жоспарлы кеңселер әрине қызметкерлердің бір-бірімен қарым-қатынас жасауын жеңілдетеді, бірақ күрделі тапсырмаларға назар аудару қажет болған кезде дыбыс кедергілерін туғызады. Осындай мәселелерді анықтау компанияларға әртүрлі топтардың қалай жұмыс істейтініне және жеке тұлғалардың қажеттіліктеріне сәйкес өзгерістер енгізуге мүмкіндік береді. Кейбір компаниялар керек жерде үнсіз зоналар қосу немесе үстелдерді қайта орналастыру нәтижесінде бірқатар жақсартуларды енгізгені туралы хабарлаған.
Офиста жақсартуға болатын жерлерді анықтау үшін әркімнің сезінетін, бірақ ешкім айтпайтын күнделікті проблемаларға назар аудару керек. Көптеген офис жайларындағы орындардың дұрыс орналаспауы, адамдардың көзін шұғылдататын немесе жарықтың қатты болып келуі, сондай-ақ А нүктесінен Б нүктесіне дейінгі жолды лабиринт сияқты етіп құрылған жоспарлар орын алады. Осындай кішігірім ыңғайсыздықтар уақыт өткен сайын жинақталып, адамның дене және психикалық денсаулығына кері әсер етеді. Қандай өзгерістер қажет екенін анықтау үшін қызметкерлерден шынайы пікірлерді алуға болатын бірнеше жол бар. Қысқа және түсінікті әріптер жақсы нәтиже береді. Кейбір компаниялар қызметкерлер өз ойларын ресми түрде баяндама ретінде емес, еркін әңгіме ретінде айтуға болатын әртүрлі кофе-сауалдамалар жүргізуден жақсы нәтиже көрді. Әлі де қолданыста жүрген қағаз ұсыныстар қораптарының орнына кейбір жұмыс орындары жауаптарды бақылауды жеңілдететін электронды нұсқаларды қолдануды ұсынады. Бастысы – адамдардың айтқанын тыңдау және содан кейін іс қозғау. Қызметкерлердің пікірлеріне құрметпен қарайтын компаниялар тек қана негізгі талаптарды орындаумен шектелмей, жұмысшылардың өз күндерін өткізгісі келетін ортаны жасауға қабілетті.
Позитивті жұмыс мәдениетін қалыптастыру
Жақсы жұмыс ортасы әртүрлі бөлімшелер арасында адамдардың бір-бірімен ынтымақтастығын жақсартуға көмектеседі. Командалық жаттығуларды ұйымдастыру немесе компанияның әртүрлі бөлімдерінен адамдарды жобалар бойынша біріктіру сияқты іс-шаралар үлкен айырмашылық жасайды. Зерттеулер жүргізілген жобаларға ретімен қатысу команданың жалпы өнімділігін шамамен 15 пайызға дейін арттыратынын көрсетті. Бұл тәсілдің тиімділігі сол кезде бөлімшелер арасындағы көрінбейтін қабырғалар жойылып, әріптестердің бір-бірін шынайы танып білуіне көмектеседі. Қарым-қатынастар ортақ тәжірибелер арқылы дамыған сайын, командалар нәтижелер шығарады, олар біріккен және шығармашылық таң қалдыратын болып табылады.
Жұмыс ортасын жақсарту үшін ашық ақпарат алмасу маңызды рөл атқарады. Қызметкерлердің бір-бірімен және басшылықпен қарым-қатынас жасауына мүмкіндік беретін әдістерді (мысалы, апталық кездесулер, ұсыныс қораптары немесе онлайн-форумдар) енгізген компанияларда әдетте ашықтық артады және қызметкерлердің қанағаттылығы жоғары болады. Зерттеулер мынаны көрсетті: қызметкерлер өз ойларын айтуға еркін сезінетін компанияларда қанағаттылық деңгейі 25 пайызға дейін жоғары болуы мүмкін. Қызметкерлердің пікірлері мен мүдделері ескерілсе, топ ішінде нағыз сенім қалыптасады. Біз бұндай өзгерістерді бірнеше мекемелерде көрдік, онда жиі өткізілетін жобалау кездесулері формалды ғана емес, тұрақты өткізілетін шараларға айналды. Нәтижесінде, қызметкерлер басшылықтың олардың сөзіне құлақ асатынын сезініп, тиімдірек жұмыс істеуге ұмтылады.
Қорытынды: Нысаналы жұмыс орталарынан пайда алыңыз
Кеңсе дизайны туралы зерттеулерге сәйкес, көңіл бөлуге ықпал ететін жұмыс орындары ұзақ уақыт өткен сайын өнімділікті арттырады. Компаниялар орташа көп көңіл бөлмейтін ортаны жасағанда, жұмысшылар күні бойы ұзақ уақыт бойы тапсырмаларға көңіл бөліп, көбірек жұмыс істейді. Мысалы, дыбыс деңгейін бақылайтын және жақсы жарықтандыруы бар кеңселерді алыңыз. Көптеген компаниялар осындай негізгі жақсартуларға қаржы салған сайын жақсы нәтижелерге қол жеткізетінін білдіреді. Қызметкерлер тапсырмаларды тезірек орындайды және қателер аз жібереді, бұл компанияның бюджетіне нақты пайда әкеледі.
Кәсіпорындар өз қызметкерлері үшін жұмыс орындарын жақсартуға назар аударғанда, бұл шын мәнінде пайда табысқа да көмектеседі. Сала бойынша зерттеулер кәсіпорындардың ыңғайлы орындықтар, топтық жұмысты атқаруға арналған аумақтар, сондай-ақ оң кәсіпорын атмосферасын қалыптастыру сияқты заттарға ақша жұмсауы жұмысты көбірек атқарып, қызметкерлерді қанағаттандырып, олардың ұзақ уақыт бойы тұрақты болып қалуына әкелетінін көрсетеді. Қалып кеткендер әдетте өнімдірек болады. Басқарушылардың бірте-бірте көбі орталықтардың түрі мен қызметі тек эстетика емес, қазіргі заманғы бизнес жоспарлауының бөлігі екенін түсіне бастады, өйткені қанағатты қызметкерлер жалпы жақсы нәтижелерге әкеледі.
