Uredske podove i tradicionalne prostorije za sastanke: koja je bolja ulaganja za moderne radna mjesta?

Kako organizacije preispituju kako bi uredi trebali funkcionirati u eri hibridnog rada, jedno pitanje postaje sve češće tijekom sastanaka planiranja radnog mjesta:

Trebamo li izgraditi više prostorija za sastanke ili ulagati u uredne kabine umjesto toga?

To je praktično pitanje, ali odgovor više nije jednostavan kao nekada.

Decenijama je standardno rješenje bilo izgradnja stalnih konferencijskih soba i zatvorenih ureda. Obezbjeđivalo je privatnost, podržavalo suradnju i uklapao se u tradicionalne rasporede radnih mjesta gdje su zaposlenici radili s dodeljenih stolova pet dana u tjednu.

Današnje radno mjesto je drugačije.

Timovi se kreću između kuće i ureda. Video sastanci se održavaju tijekom dana. Zaposlenici trebaju mirna mjesta za fokusirani rad, povjerljive razgovore, pozive kupaca i spontanu suradnju. Istodobno, organizacije su pod pritiskom da optimiziraju troškove nekretnina i stvore radna mjesta koja se mogu prilagoditi kako se poslovne potrebe razvijaju.

U tom okruženju, mnoge tvrtke zamjenjuju ili dopunjuju tradicionalne prostorije za sastanke modulnim uredskim poduzećima.

Ali je li to samo trend na radnom mjestu ili je to pametnija dugoročna ulaganja?

Ovaj vodič uspoređuje uredske poduzeća i tradicionalne prostorije za sastanke u pogledu čimbenika koji su najvažniji timovima za nabavku, upraviteljima objekata, stratezima na radnom mjestu i poslovnim vođama.

Zašto je ova odluka važnija nego ikad

Uredni prostor je jedan od najvećih operativnih troškova za većinu organizacija.

Svaki kvadratni metar predstavlja kontinuiranu investiciju u stanarinu, komunalne usluge, održavanje i iskustvo zaposlenika.

Prilikom planiranja renoviranja ili izgradnje nove kancelarije, izabrati pogrešan tip radnog prostora može dovesti do dugoročnih ograničenja koje je skupo ukloniti.

Cilj nije samo dodati više prostora za sastanke, već stvoriti pravu mješavinu okruženja koja podržava način na koji ljudi danas rade.

Prije nego što usporedite proizvode, važno je prepoznati da su uredski podovi i prostorije za sastanke dizajnirani za rješavanje različitih izazova na radnom mjestu.

Tradicionalne prostorije za sastanke izvrsne su u planiranoj suradnji veće grupe.

Kancelarijske poduzeća pružaju fleksibilne prostore za fokusirani rad, privatne pozive, hibridne sastanke, intervjue i diskusije u malim skupinama.

Za mnoge organizacije, odluka nije o zamjeni jedne drugom. To je o pronalaženju prave ravnoteže.

Početna ulaganja: Pogledajte izvan troškova izgradnje

Kad se uspoređuju proračuni, mnogi odlučitelji prirodno se usredotočuju na početnu cijenu kupnje.

Na prvi pogled, izgradnja konvencionalne prostorije za sastanke može izgledati jeftinije od kupnje premiumne akustične uredske podužnice.

Međutim, gradbeni projekti često uključuju troškove koji se ne pojavljuju u izvornoj procjeni.

Tradicionalna soba za sastanke obično uključuje:

• Arhitektonski crteži
• Građevinske dozvole
• Rad poduzetnika
• Montaža gipskartonovih ploča
• Električni rad
• Izmjene u HVAC-u
• Podova
• Namještanje boje
• Sporazum o vatrobezbednosti
• Upravljanje projektima
• Čišćenje nakon izgradnje

Osim toga, renoviranje često uzrokuje prekid poslovanja.

Zaposlenici mogu privremeno izgubiti pristup radnom prostoru, dok buke, prašina i ograničeni pristup utječu na svakodnevne poslove.

Kancelarijske kapsule slijede drugačiji model.

Većina modularnih akustičnih kapsula dolazi unaprijed projektirana i sastavljena je na licu mjesta s minimalnim smetnjama. Instalacija se često završava u roku od jednog radnog dana, što poduzećima omogućuje da tijekom cijelog procesa nastave s normalnim radom.

Za organizacije koje rade u ograničenim vremenskim rokovima, izbjegavanje tjedana izgradnje može predstavljati značajnu vrijednost.

Brzina primjene

Gradbeni projekti rijetko završavaju točno kako su planirani.

Nečekeno kašnjenje zbog poduzetnika, inspekcija ili nedostatka materijala može odgoditi obnovu ureda tjednima.

Za brzo rastuća poduzeća, svako kašnjenje utječe na produktivnost.

Kancelarijske kapsule dramatično skraćuju vremenske linije za razmjenu.

Umjesto koordinacije više gradbenih poslova, organizacije dobivaju završeno rješenje za radni prostor koje se često može instalirati u roku od nekoliko sati.

To čini uredske poduzeća posebno privlačnim za:

• Proširenje timova
• Privremene urede za projekte
• Ko-radna okolina
• Brza selidba ureda
• Poduzeća koja otvaraju nove regionalne lokacije

Brzina je postala konkurentna prednost, a ne samo pogodnost.

Pružljivost za radno mjesto koje se mijenja

Jedna od najvećih razlika između uredskih komora i stalnih prostorija za sastanke je prilagodljivost.

Tradicionalna konstrukcija pretpostavlja da će današnji uredski raspored ostati učinkovit još mnogo godina.

U stvarnosti, radno mjesto rijetko ostaje isto.

Tvrtke unajmljuju nove zaposlene.

Odjelovi se reorganiziraju.

Politika hibridnog rada se razvija.

Izvršili su zakup ureda.

Poslovni prioriteti se mijenjaju.

Stalne prostorije za sastanke ne mogu se lako prilagoditi tim promjenama.

S druge strane, uredski podovi su dizajnirani s fleksibilnošću na umu.

Mogu se premjestiti unutar ureda, rekonfigurirati tijekom obnove ili potpuno premjestiti kada tvrtka promijeni lokaciju.

Za organizacije koje upravljaju više ureda ili očekuju budući rast, ova fleksibilnost smanjuje rizik povezan s stalnom izgradnjom.

Umjesto da postanu dio zgrade, uredski podovi ostaju vrijedna sredstva na radnom mjestu.

Podrška hibridnom radu

Uspon hibridnog rada temeljno je promijenio poslovno ponašanje.

Zaposlenici više ne dolaze u ured samo da bi sjedili za stolom.

Umjesto toga, okupljaju se za suradnju, mentorstvo, radionice i sastanke s klijentima, a istovremeno sudjeluju u virtualnim razgovorima tijekom dana.

To stvara novi izazov.

Zaposleni može provesti jutro radeći s kolegama prije nego što mu zatreba privatni prostor za povjerljiv video poziv.

Velike konferencijske prostorije rijetko su najefikasnije rješenje za ovu vrstu aktivnosti.

Uredni podovi pružaju namjensko okruženje posebno dizajnirano za:

• Video poziv
• Sastanci jedan na jedan
• Razgovori s ljudskim resursima
• Usredotočen rad
• Poziv od strane klijenata
• Virtuelni razgovori

Pružanjem prostora koji odgovara modernim obrascima rada, organizacije poboljšavaju iskustvo zaposlenika i operativnu učinkovitost.

Upotreba prostora: Da li se prostorije za sastanke učinkovito koriste?

Jedna od najpromašenijih mjerila na radnom mjestu je korištenje prostorije.

Mnoge organizacije otkrivaju da njihove najveće konferencijske sobe provode većinu dana zauzete samo od jedne ili dvije osobe.

To je neefikasno korištenje vrijednog uredskoga prostora.

Uzmimo za primjer tipičnu prostoriju za sastanke za 10 osoba.

Iako je namijenjen sastancima velikih timova, često se može rezervirati za:

• Privatni telefonski pozivi
• Intervjue
• Procjene učinkovitosti
• Razgovori između dvoje osoba
• Virtuelne prezentacije

Kancelarijske kapsule pomažu riješiti ovu nesukladnost.

Umjesto da za male razgovore rezerviraju prevelike prostorije za konferencije, zaposlenici imaju pristup prostorima posebno dizajniranim za njihove potrebe.

To omogućuje da veće prostorije za sastanke ostanu dostupne kada je to stvarno potrebno, uz povećanje ukupne učinkovitosti rasporeda radnih mjesta.

Akustična izvedba i iskustvo zaposlenika

Otvoreni uredi potiču suradnju, ali također dovode i distrakcije.

Telefoni, improvizirani razgovori i video-sastanci mogu svima u blizini otežati koncentraciju.

Akustične uredske poduzeća rješavaju ovaj izazov stvaranjem zatvorenih okruženja s inženjerskim zvučnim izolacijskim i ventilacijskim sustavima.

Zaposlenici imaju više privatnosti bez izolacije s radnog mjesta.

To je posebno korisno za službe kao što su:

• Odjel za ljudske resurse
• Prodaja
• Uspeh kupaca
• Legalan
• Financije
• Izvršni vodstvo

Bilo da raspravljaju o povjerljivim informacijama ili sudjeluju u međunarodnim video konferencijama, zaposlenici imaju koristi od dosljednog privatnosti govora.

Produktivnost: poslovni argument za tihe prostore

Moderni rad na znanju ovisi o koncentraciji.

Razvoj softvera, financijska analiza, marketinška strategija, dizajniranje, pravni pregled i tehničko pisanje zahtijevaju neprekidno fokusiranje.

Kad zaposlenici ne mogu naći mirno mjesto za rad, produktivnost se smanjuje.

Kancelarijske poduzeća stvaraju okruženje u kojem zaposlenici mogu privremeno odmaknuti od ometanja bez napuštanja ureda.

Čak i kratki periodi fokusiranog rada mogu poboljšati donošenje odluka, kreativnost i završetak zadataka.

Umjesto da se na uredske komore gleda kao na namještaj, mnoge organizacije ih sada smatraju produktivnom infrastrukturom.

U skladu s člankom 3. stavkom 2.

Održivost je postala sve važnija razmatranja za ulaganja na radnom mjestu.

Tradicionalna obnova često stvara značajan građevinski otpad, uključujući gipsu, boju, podne materijale i otpad od rušenja.

Kancelarijske komore nude održiviju alternativu.

Budući da su modularne, mnoge komponente se mogu ponovno koristiti, premjestiti, obnoviti ili reciklirati na kraju svog životnog vijeka.

Za poduzeća koja žele smanjiti svoj utjecaj na okoliš uz istodobno produženje trajanja ulaganja na radnom mjestu, modularna rješenja podupiru načela kružnog gospodarstva učinkovitije od stalnih građevina.

Koje rješenje odgovara vašem poslu?

Ne postoji univerzalni odgovor.

Umjesto toga, organizacije bi trebale procijeniti potrebe radnog mjesta na temelju ponašanja zaposlenika.

Tradicionalne prostorije za sastanke i dalje su omiljeni izbor za:

• Sastanci odbora
• Velike prezentacije
• Trening sesije
• Radionice za klijente
• Sastanci u cijelom odjelu

Uredske kapsule su najbolje kada organizacije zahtijevaju:

• Kabine za telefon
• Službeni prostor za video sastanke
• Privatni fokusni prostori
• Slobodno mjesto
• Mala područja suradnje
• Fleksibilna rasporedba radnih mjesta

U mnogim modernim uredima, najjače rješenje je kombinacija obje.

Velike konferencijske sobe podržavaju planiranu suradnju, dok uredski podovi smještaju desetine manjih interakcija koje se događaju tijekom dana.

Pitanja koja bi se timovi za nabavku trebali pitati prije ulaganja

U slučaju da se ne uspije osigurati da se osiguraju usluge za pružanje usluga, timovi za nabavu trebaju uzeti u obzir sljedeće:

• Koliko često postojeće dvorane za sastanke u potpunosti su zauzete?
• Koliko video poziva se događa svaki dan?
• Imaju li zaposlenici problema s pronalaženjem privatnih radnih mjesta?
• Hoće li se uredski raspored morati promijeniti u sljedećih pet godina?
• Planira li organizacija premještanje?
• Kako brzo novi prostori moraju postati operativni?
• Koje su dugoročne potrebe za održavanjem?
• Koje rješenje pruža veću vrijednost za cijeli život?

Ocenjivanje tih pitanja pomaže organizacijama da donose odluke na temelju operativnih rezultata, a ne samo početnih troškova izgradnje.

Zaključak

Radno mjesto se dramatično promijenilo u posljednjih deset godina, a dizajn ureda se mijenja s njim.

Organizacije više ne trebaju oslanjati se isključivo na stalnu izgradnju za stvaranje produktivnih, privatnih i suradničkih okruženja.

Kancelarijske poduzeća nude fleksibilnu alternativu koja se usklađuje s današnjim hibridnim radnim modelima, bržim poslovnim ciklusima i razvijenim strategijama na radnom mjestu.

Dok tradicionalne prostorije za sastanke i dalje igraju važnu ulogu, modularne uredske poduzeća pružaju organizacijama veću prilagodljivost, brže primjene, poboljšano korištenje prostora i dugoročnu operativnu vrijednost.

Za voditelje nabavki, upravitelje objekata i direktore radnih mjesta, najbolja ulaganja rijetko se definiraju najnižim početnim troškovima.

Umjesto toga, to je rješenje koje nastavlja pružiti vrijednost kako se posao razvija, mijenja i razvija.

Izbor prave ravnoteže između stalnih prostorija za sastanke i modularnih uredskih podova može pomoći u stvaranju radnog mjesta koje podržava zaposlenike danas, a istovremeno ostaje spremno za sutra.

Često postavljana pitanja

Jesu li uredski podovi jeftiniji od izgradnje tradicionalnih prostorija za sastanke?

Početna cijena prodaje varira ovisno o veličini i specifikacijama. Međutim, uredski podovi često smanjuju troškove izgradnje, vrijeme instalacije i troškove budućih obnova, što ih čini isplativom dugoročnom investicijom.

Mogu li uredski podovi zamijeniti konferencijske sobe?

-Ne baš. Uredni podovi su idealni za privatne pozive, fokusirani rad, intervjue i male sastanke, dok su veće konferencijske sobe neophodne za prezentacije i skupove timova.

Jesu li uredski podovi pogodni za hibridna radna mjesta?

-Da, to je dobro. Uredni podovi pružaju namjensku površinu za video konferencije, povjerljive rasprave i usmjeren rad, što ih čini posebno vrijednim u hibridnim uredskim okruženjima.

Da li su uredski podrumovi zahtijevaju građevinske dozvole?

U mnogim slučajevima, modularne uredske komore smatraju se namještajem, a ne stalnim konstrukcijama, što znači da možda ne zahtijevaju iste dozvole kao tradicionalna građevina. Zahtjevi se razlikuju prema mjestu, pa bi poduzeća uvijek trebala provjeriti lokalne propise.

Koje faktore timovi za nabavku trebaju usporediti prije kupnje?

U skladu s člankom 3. stavkom 1. točkom (a) Uredbe (EU) br. 1303/2013 Komisija je odlučila o uvođenju mjera za utvrđivanje troškova za proizvodnju i prodaju proizvoda u Uniji.