Miksi kokoussuodat ovat vallankumous työpaikan yhteistyössä
Avoin toimisto keskittyneisiin poddeihin
Työpaikat muuttuvat nopeasti, kun yritykset siirtyvät pois suurten avoimien toimistojen käytöstä kohti pienempiä työmoduuleja, joissa ihmiset voivat todella keskittyä. Kun avoimet toimistot tulivat muotiin, kaikki uskoivat niiden parantavan tiimityötä ja viestintää. Tutkimus kertoo kuitenkin toisenlaisen tarinan. Harvardin kauppakorkeakoulun tutkimus paljasti yllättävän asian – avoimet toimistojärjestelyt vähensivät työntekijöiden välisiä kasvoista kanssa -vuorovaikutusta noin 70 prosentilla. Siksi monet työntekijät alkoivatkin etsiä toimiston nurkista paikkoja, joissa he pystyivät saada työt valmiiksi ilman jatkuvia häiriöitä. Nyt yritykset alkavat ymmärtää tämä asia viisaammin. Ne luovat näitä keskittyneen työn moduuleita toimistoihin. Työntekijöille on tärkeää, että heillä on näitä yksityisiä paikkoja, joissa he voivat keskittyä ilman häiriöitä. Jotkin teknologiayritykset jopa yhdistävät erityyppiset työtilat, yhdistämällä yhteistyöalueita hiljaisiin tiloihin, jotta ihmiset voivat siirtyä niiden välillä riippuen siitä, mitä heidän on tuona päivänä tarkoitus saavuttaa.
Miksi perinteiset kokoushuoneet jäävät puutteellisiksi
Perinteiset kokoustilat eivät yksinkertaisesti enää riitä nopeasti liikkuville tiimeille. Niissä on monia ongelmia, jotka vaikeuttavat käytännöllistä käyttöä, kuten epäkäytännölliset pohjat ja huono äänilaatu, joka tekee keskusteluista lähes mahdottomia. Joidenkin tutkimusten mukaan tavalliset kokoustilat takaavat enintään noin 60 %:n tehokkuuden viestinnässä, mikä ei ole riittävän hyvä ottaen huomioon nykyisten tiimien moninaiset tarpeet. Kun yhä useammat yritykset toimivat etänä tai hybridimallilla, joustavuus on muodostunut erittäin tärkeäksi tekijäksi. Kokousavaruudet täytyy pystyä mukauttamaan nopeasti minkä tahansa tilanteen mukaan, olipa kyseessä videoneuvotteluun liittyminen tai kaikkien fyysinen läsnäolo. Yritykset, jotka sijoittavat joustaviin kokoustiloihin, huomaavat tiimin yhteistyön paranevan, koska ihmiset voivat siirtyä vaivattomasti kasvokkain käytävistä keskusteluista digitaalisiin vuorovaikutustilanteisiin. Yrityksille, jotka pyrkivät pysymään mukana muuttuvissa työskentelymalleissa ja silti saamaan konkreettisia tuloksia kokouksista, tämä tyyppinen sopeutuvuus ei ole enää pelkkä lisä, vaan välttämätöntä.
Ytimiset edut nykyaikaisten kokouspyyhkit
Kohinaenseanttio selkeälle viestinnälle
Hyvä äänieristys kokouskapselien yhteydessä on erittäin tärkeää, jotta keskustelut säilyvät selkeinä ja tuottavina, sillä taustamelu häiritsee pahasti kokouksia. Joitain tutkimuksia on osoittanut, että kovassa melussa työskentelevät ihmiset tekevät virheitä enemmän – jopa 27 % enemmän virheitä yhden Journal of Environmental Psychology -lehden raportin mukaan. Nykyaikaiset äänikoot ja erityismateriaalit puolestaan auttavat vähentämään näitä ärsykkeitä. Nykyään käytössä olevat materiaalit imevät ääntä huomattavasti paremmin kuin ennen, mikä tarkoittaa sitä, että kokoukset pysyvät selkeämpinä ja ne saadaan valmiiksi nopeammin. Yritykset, jotka varustavat tiloihinsa hiljaisia alueita, huomaavat tiimien keskittymisen paranevan selvästi. Monet toimistot asentavat nykyään erillisiä puhetuppeja tai opiskelukapselien kaltaisia ratkaisuja, joiden tarkoituksena on estää ulkopuolinen melu, jotta työntekijät voivat keskittyä ilman häiriöitä.
Yksityisyys, joka parantaa tuottavuutta
Kokouskabinit tarjoavat työntekijöille tarpeellista yksityisyyttä, mikä parantaa merkittävästi sekä tuottavuutta että työtyytyväisyyttä. Tuoreen Harvard Business Reviewn tutkimuksen mukaan niillä, joilla on käytettävissään yksityiset tilat, keskittymiskyky paranee noin 24 prosenttia, ja he tuntevat olosaan myös iloisemmiksi työssä. Kabinit itse ovat varustetut hyvällä äänieristyksellä ja ulkopuolelta näkymättömillä seinillä, mikä tekee niistä erinomaisia paikkoja rehellisille keskusteluille ja uusien ideoiden kehittelylle. Kun tiimit kokoontuvat näihin suljettuihin tiloihin, kukaan ei joudu huolehtimaan siitä, että hänet kuullaan, joten kaikki voivat vapaasti jakaa ajatuksiaan. Tällainen ympäristö ruokkii luovuutta ja johtaa parempaan ongelmanratkaisuun useiden osastojen kesken.
Joustavuus hybridityöympäristöissä
Tapahtumakopit hoitavat nykyään kaikenlaisia tilanteita sekamuotoisissa työjärjestelyissä, joissa osa henkilöstöstä on paikan päällä ja toiset osallistuvat etänä. Mikä tekee niistä niin käyttökelpoisia? No, niitä voidaan itse asiassa järjestää uudelleen osallistujien lukumäärän tai keskustelun luonteen mukaan. Yritykset, jotka haluavat pysyä ajassa muuttuvien työaikojen kanssa, pitävät näitä tiloja erittäin hyödyllisinä yhteyden ylläpitämisessä eri osastojen välillä. Lisäksi kun ne yhdistetään tavallisiin toimiston puhelinkoppeihin, ne toimivat varsin hyvin videoneuvottelujärjestelmien ja muiden digitaalisten työkalujen kanssa. Tämä tarkoittaa, että työntekijöiden ei tarvitse kamppailla etsiä hiljaisia paikkoja keskustella etätiimin kanssa, mikä puolestaan auttaa ylläpitämään hyvää viestintää koko organisaation alueella.
Älykäs suunnitteluominaisuudet määrittelevät uudelleen yhteistyötä
Tehokasta teknologiaa yhteensoittuviin kokouksiin
Nykyään kokouskabinit ovat varustettu teknisillä ominaisuuksilla, jotka parantavat tiimien yhteistyötä ja viestintää etäkäytössä. Useimmissa on sisäänrakennettu videoneuvottelu sekä langaton yhteys, jolloin kaikki voivat liittyä mukaan ilman runsaita määriä kaapeleita. Hyvä uutinen on, että nämä järjestelmät toimivat yleensä melko sulavasti. Monet yritykset, jotka ovat asentaneet tätä kalustoa, huomasivat että kokoukset todella parantuivat. Joissain raporteissa mainittiin jopa työntekijöiden olevan aktiivisempia keskusteluissa, koska he eivät viettäneet yhtä paljon aikaa taistellessaan laitteiston kanssa. Otetaan esimerkiksi tiettyjä teknologia-alan startupeja, joiden kokouskabinettien asennusaika väheni noin 20 prosenttia uusien videoneuvottelujärjestelmien asennuksen jälkeen. Tämä tarkoittaa, että ihmiset pystyivät keskittyä oleelliseen eikä laitteen painikkeiden kanssa taisteluun.
Ergonominen meublaatio & ilmastointi
Hyvä ergonomia huolehtii siitä, että kokoustilasta tulee mukava. Pitkien kokousten aikana istuvat henkilöt eivät tunne niin paljon kipua ja pystyvät pitämään huomionsa kauemmin, kun heillä on tuolit, jotka tukivat selkää oikein. Äläkä unohda ilmastonhallintaa. Kukaan ei halua hikoilla tärkeiden esitysten aikana tai vapista ideointijakson aikana. Kun yritykset saavat ilmastonhallinnon oikeaksi, kaikki pysyvät tehokkaammin hereillä koko päivän ajan. Kysy vain keneltä tahansa, joka on yrittänyt työskennellä kokoushuoneessa, joka tulee liian kuumaksi tai kylmäksi puolentien jälkeen!
Mukautettava valaistus ja akustiikka
Tapa, jolla valaistaan kokoustiloja, vaikuttaa todella siihen, miten ihmiset tuntevat ja keskittyvät kokouksissa. Tutkimukset osoittavat, että sopiva valaistus parantaa aivotoimintaa ja yleistä mielialaa, mikä puolestaan tekee kokouksista tuottavampia. Yritykset, jotka asentavat säädettävät valaistusjärjestelmät, voivat luoda oikean tunnelman riippuen siitä, minkälaisesta kokouksesta on kyse. Kirkkaat valot toimivat hyvin, kun tiimi keskustelee ideoita, kun taas himmempää valaistusta voidaan käyttää esitysten yhteydessä silmien rasittamatta. Ääniohjaus on myös tärkeää. Nykyaikaiset toimistot tarjoavat mahdollisuuden säätää taustamelun tasoa, jolloin vakavat strategiakeskustelut ja energiset brainstorming-istunnot sujuvat häiriöiden vähyydessä. Tällaiset joustavat ympäristöt tekevät eron nykypäivän työpaikoilla, joissa sama tila voi isännöidä salaisia keskusteluja yhtenä päivänä ja luovia työpajoja seuraavana päivänä.
Kokouspilvet vs. Toimistopuhelinpylväät
Avaruuskäytön vertailu
Tilanhallinta on erityisen tärkeää vertailtaessa kokouskoppia ja perinteisiä toimistopuhelinkoppeja. Kokouskopit mahdollistavat useiden henkilöiden yhtäaikaisen käytön samassa tilassa, tarjoten silti jokaiselle oman työtilan, jossa voi istua rinnakkain muiden kanssa mukavasti. Ne edistävät tiimityötä ilman, että joku tuntee itsensä ahtautuneeksi tai eristäytyneeksi. Toimistopuhelinkopit vievät huomattavasti vähemmän tilaa, koska ne on suunniteltu yhdelle henkilölle kerrallaan. Näissä pienissä tiloissa työntekijöillä on yksityinen paikka käydä tärkeitä puheluita tai keskittyä tehtäviin häiriöttä. Viimeisimmän markkina-analyysin mukaan Global Industry Analysts -yhtiön tutkimuksessa, yhä useammat yritykset sijoittavat kokouskoppeihin, koska nykyaikaisissa työympäristöissä tarvitaan joustavia ratkaisuja erilaisten vuorovaikutustilanteiden tueksi. Yritykset arvostavat ilmeisesti kokouskoppien tarjoamaa tasapainoa henkilöstön yksityisyyden säilyttämisen ja tiimityön edistämisen välillä, mikä mahdollistaa tehokkaamman toimistotilan hyödyntämisen.
Kokouskabinit toimivat hyvin avoimissa toimistoympäristöissä, eivätkä ne vie liikaa arvokasta lattiatilaa. Näihin pieniin erityosille tiimit voivat kokoontua lyhyisiin kokouksiin tai ideoida luovasti brainstorming-istunnoissa. Toisaalta puhelukopitkin ovat hyödyllisiä, kun joku tarvitsee nopeasti yksityisen puhelun tilan. Työntekijät arvostavat mahdollisuutta siirtyä väliaikaisesti pois päätyötilasta häiritsemättä muiden työtä. Ero on tärkeä, koska puhelukopit soveltuvat yksilötehtäviin, mutta kokouskabinit edistävät oikeasti yhteistyötä kollegoiden välillä. Kun ihmiset voivat kokoontua kas-to-kas-kokouskabineihin silloin tällöin, se herättää yleensä parempia ideoita ja nopeuttaa projektien etenemistä vertaistiedonkulun avulla.
Yhteistyökyky eri muodoissa
Kokouskabinit toimivat hyvin eri tavalla verrattuna vanhaan koulukuntaan kuuluvien toimistopuhelinkoppeihin, joihin olemme kaikki tutustuneet. Vaikka puhelinkopit olivat olennaisesti äänieristettyjä kapseleita yksinpuheluihin, kokouskabinit luovat tiloja, joissa ihmiset voivat keskustella kasko kasvaan ja tehdä yhteistyötä. Näihin modernimpiin työasemiin kuuluu paljon erilaisia varusteita, kuten integroidut näytöt, verkkokamerat etäosallistujille ja tuolit, joiden kanssa istuminen ei aiheuta selkäkipuja pitkien istumisjaksojen jälkeen. Niiden erottuvuuden takaa se, kuinka ne mahdollistavat eri osastojen välisen vuorovaikutuksen siellä, missä muuten ei olisi mahdollista tavata. Yritykset, jotka ovat siirtyneet käyttämään kokouskabineja, raportoivat parantunutta tiimiystävällisyyttä ja vähemmän väärinymmärryksiä työntekijöiden välillä yhteisissä projekteissa.
Toimistopuhukenkätilat periaatteessa luo vaitiolan tilat, joissa ihmiset voivat keskittyä ilman häiriöitä. Nämä pienet huoneet suodattavat pääosin pois kaiken muun kuin kasvokkain käytävät keskustelut tai yksilölliset työskentelyjaksot, mikä ei varsinaisesti auta tiimejä yhteistyössä projekteissa. Vaikka puhukenkätilat eivät epäilemättä ole paikallaan herkkiä keskusteluja varten tai kun joku tarvitsee vain hiljaisuutta yksin, kokouskupolit tarjoavat jotain aivan muuta. Ne kokoavat ihmisiä yhteen jaetulle tilalle, joka edistää tiimityötä ja parempaa viestintää työtovereiden välillä. Tämänlainen ympäristö auttaa luomaan vahvempia yhteyksiä työpaikalla sen sijaan, että synnyttäisi erillisiä kuplia, jotka ovat tyypillisiä perinteisissä puhukenkätiloissa.
Noiselessnook - Innovatiiviset Kokoussolmu-ratkaisut
6 Henkilön Solmu: Laajastoiminen Tiimiyhteistyökeskus
6 hengen kokouskupla todella loistaa tiimien yhteen tuomisessa. Se tarjoaa runsaasti tilaa mukavalle työskentelylle ja sisältää teknologiaa, joka todella auttaa ihmisiä yhteistyössä. Valaistusta voidaan säätää eri tehtäviin sopivaksi, ja siinä on mukana äänenvaimennusominaisuuksia, joiden ansiosta keskustelut pysyvät keskittyneinä ilman häiriöitä. Useat yritykset ovat alkaneet käyttää näitä kokouskuplia viime aikoina. Otetaan esimerkiksi Noiseless Nook, joiden henkilökunta on siitä lähtien aloittanut tiiviimmän yhteistyön toimistoon asennettujen kuplien ansiosta. Tuotavuus on selvästi noussut, ja työntekijät ovat yleisesti tyytyväisempiä työskentelyyn näissä tiloissa.
2 henkilön lippu: Äänivarainen keskittymisalue
2 henkilön kokoushuone luo erinomaisen äänieristetyn tilan, joka toimii hyvin, kun joku tarvitsee käydä yksityisiä keskusteluja häiriöttä. Ihmiset voivat todella puhua kasko-kasvoihin ilman huolta siitä, että heitä kuunnellaan tai keskeytetään. Monet näitä kokoushuoneita käyttäneet ihmiset sanovat, että ne tekevät kokouksista paljon tehokkaampia, koska taustamelu ei haittaa asioita. [Äänieristetty kokoushuone](https:\/\/www.noiselessnook.com\/Study-Pods-proM) mahdollistaa tiimien sopimusten neuvottelun, ideointi- tai työskentelytilanteet ilman ärsyttävää toimistomelua, joka tulee seinämien läpi. Jotkin yritykset raportoivat jopa, että työntekijät saavat enemmän aikaa kokouksissa, jotka järjestetään näissä hiljaisissa tiloissa verrattuna tavallisiin kokoustiloihin.
4 Henkilön Podi: Mukaava Kokousalue
Noiselessnook 4 Person Pod tarjoaa todellista joustavuutta ja soveltuu kaikenlaisiin tilanteisiin, välittömien ideoiden vaihtamisesta täysimittaisiin esityksiin. Tämän tilan erottaa erityisesti ääntä vaimentavat jalkatuet, jotka pitävät tärinät loitolla, sekä säädettävät valaistusvaihtoehdot, joiden avulla voidaan luoda juuri oikea tunnelma tilan käyttötarkoitukseen nähden. Monet yritykset ovat alkaneet sisällyttää näitä kokouspaviljoonia toimistoihinsa ja pitävät niitä huomattavasti parempina kuin perinteisiä kokoustiloja spontaanien yhteistyötilanteiden tukemisessa. Jopa on raportoitu, että näiden paviljoiden läsnäolo on muuttanut käytännössä sitä, miten kokoukset sujuvat.
