چرا کپسول‌های اجتماعی در تغییر روش همکاری در محل کار نقش بازی کنند

از دفاتر باز به قفسه‌های متمرکز

در حال حاضر محیط‌های کاری به سرعت در حال تغییر هستند، چرا که شرکت‌ها از آن طرح‌های بزرگ دفتری باز به سمت استفاده از محفظه‌های کوچک‌تر کاری سوق پیدا می‌کنند که در آن افراد بتوانند واقعاً روی کار خود تمرکز کنند. در زمانی که دفتر کار باز محبوبیت پیدا کرد، همه فکر می‌کردند این محیط‌ها باعث افزایش کار تیمی و ارتباطات می‌شوند. اما تحقیقات داستان دیگری را روایت می‌کنند. یک مطالعه انجام شده در دانشکده مدیریت هاروارد چیزی شگفت‌آوری را آشکار کرد - محیط‌های دفتری باز تعاملات چهره‌به‌چهره بین همکاران را تقریباً ۷۰ درصد کاهش داده‌اند. به همین دلیل بسیاری از کارمندان شروع به جذب شدن به گوشه‌هایی از دفتر کار کردند که می‌توانستند بدون اینکه مدام مختل شوند، کار واقعی را انجام دهند. اکنون شرکت‌ها در مورد این موضوع هوشمندانه عمل می‌کنند. آنها این محفظه‌های کاری متمرکز را در سراسر دفاتر خود ایجاد می‌کنند. کارمندان از داشتن این فضاهای خصوصی که می‌توانند بدون حواس‌پرتی تمرکز کنند، استقبال می‌کنند. برخی از شرکت‌های فناوری حتی انواع مختلفی از فضاهای کاری را با هم ترکیب می‌کنند و مناطق همکاری را با مناطق آرام ترکیب می‌کنند تا افراد بتوانند بسته به اینکه چه کاری باید در آن روز انجام دهند، بین آنها سویچ کنند.

چرا اتاق‌های کنفرانس سنتی کوتاه می‌آیند

اکثر اتاق‌های کنفرانس سنتی دیگر برای تیم‌های پرسرعت امروزی کارآمد نیستند. این اتاق‌ها با مشکلات زیادی از جمله طراحی نامناسب و کیفیت صدای بد همراه هستند که گفت‌وگو را تقریباً غیرممکن می‌کنند. برخی از تحقیقات نشان می‌دهند که اتاق‌های ملاقات معمولی حداکثر ۶۰٪ ارتباط مؤثر دارند، در حالی که نیازهای متنوع تیم‌ها امروزه بسیار گسترده‌تر شده است. با توجه به اینکه شرکت‌های زیادی اکنون به صورت دورکاری یا در محیط‌های ترکیبی کار می‌کنند، انعطاف‌پذیری به یک ضرورت تبدیل شده است. فضاهای ملاقات باید بتوانند به سرعت با هر شرایطی تطبیق پیدا کنند، چه کسی از طریق تماس ویدیویی بپیوندد و چه همه حضوری شرکت کنند. شرکت‌هایی که در فضاهای ملاقات انعطاف‌پذیر سرمایه‌گذاری می‌کنند، تیم‌کاری بهتری را شاهد هستند، چون افراد می‌توانند به راحتی بین گفت‌وگوهای چهره‌به‌چهره و تعاملات دیجیتال جابه‌جا شوند. برای کسب‌وکارهایی که سعی دارند با الگوهای تغییر کرده کاری همگام بمانند و در عین حال نتایج واقعی از جلسات خود کسب کنند، این نوع تطبیق‌پذیری دیگر یک مزیت اضافی نیست و به یک ضرورت تبدیل شده است.

نقاط قوت اصلی کپسول‌های ملاقات مدرن

کاهش صدا برای ارتباط روشن

عایق‌بندی صوتی خوب در کابین‌های جلسه واقعاً در حفظ شفافیت و بهره‌وری مکالمات اهمیت دارد، چون سر و صدای پس‌زمینه باعث اختلال جدی در جلسات می‌شود. برخی مطالعات نشان می‌دهند که کار در فضاهای پر سر و صدا حتی باعث افزایش اشتباهات انسان می‌شود - حدود 27 درصد بیشتر طبق گزارشی از مجله روانشناسی محیطی. طراحی‌های آکوستیک مدرن و مواد خاص می‌توانند این آزاردهنده‌ها را به میزان قابل توجهی کاهش دهند. موادی که امروزه استفاده می‌شوند صدا را بسیار بهتر از گذشته جذب می‌کنند، بنابراین جلسات شفاف‌تر و سریع‌تر برگزار می‌شوند. شرکت‌هایی که فضاهای آرام را راه‌اندازی می‌کنند بهبود قابل توجهی در تمرکز تیم‌ها در حین صحبت‌ها مشاهده می‌کنند. بسیاری از دفاتر امروزه کابین‌های تلفنی یا کابین‌های مطالعه اختصاصی را نصب می‌کنند که به‌طور خاص برای بلوکه کردن سر و صدای خارجی طراحی شده‌اند تا کارمندان بتوانند بدون قطع شدن تمرکز کنند.

حریم خصوصی که بهره‌وری را تقویت می‌کند

کابین‌های ملاقات به کارمندان خصوصی بودن لازم می‌دهند که واقعاً هم بهره‌وری و هم رضایت شغلی کلی را افزایش می‌دهد. یک مطالعه اخیر از سوی هاروارد بیزینس ریویو نشان داده است که افرادی که دسترسی به فضاهای خصوصی داشته‌اند، حدود ۲۴٪ تمرکزشان افزایش یافته و همچنین احساس خوشبختی بیشتری در محل کار دارند. این کابین‌ها خود دارای عایق‌بندی صوتی خوب و دیوارهایی هستند که دید خارجی را مسدود می‌کنند و به همین دلیل مکان‌های عالی برای گفتگوهای صادقانه و تولید ایده‌های تازه محسوب می‌شوند. وقتی تیم‌ها در این فضاهای بسته جمع می‌شوند، کسی نگران این نیست که شنیده شود و در نتیجه همه احساس می‌کنند که می‌توانند باز و راحت افکار خود را به اشتراک بگذارند. این نوع محیط باعث تقویت خلاقیت و دستیابی به راهکارهای بهتر برای حل مسائل در بین بخش‌های مختلف می‌شود.

انعطاف‌پذیری در محیط‌های کار ترکیبی

امروزه کابین‌های ملاقات در محیط‌های کاری ترکیبی که بخشی از کارکنان حضوری و بخشی از راه دور شرکت می‌کنند، انواع مختلفی از شرایط را مدیریت می‌کنند. چیزی که آنها را بسیار مفید می‌کند این است که می‌توان آنها را بسته به تعداد افرادی که باید شرکت کنند یا نوع بحثی که در حال انجام است، دوباره آرایش داد. فضاهایی که شرکت‌هایی که می‌خواهند با تغییرات ساعات کاری همگام بمانند به آنها روی می‌آورند، در ارتباط نگه داشتن همه افراد در سراسر بخش‌های مختلف سازمان بسیار مفید هستند. و زمانی که این کابین‌ها با کابین‌های تلفنی معمولی دفتر کار ترکیب شوند، در واقع با سیستم‌های کنفرانس ویدئویی و سایر ابزارهای دیجیتال به خوبی کار می‌کنند. این امر به کارکنان کمک می‌کند تا دچار مشکل در یافتن مکان‌های آرام برای صحبت با تیم‌های دورکار خود نشوند و این ارتباط خوب را در سراسر سازمان حفظ کند.

ویژگی‌های طراحی هوشمند بازتعریف همکاری

فن آوری ادغام‌شده برای جلسات بدون اشکال

امروزه کابین‌های ملاقات با امکانات فناورانه‌ای عرضه می‌شوند که به طور قابل توجهی کار تیمی و ارتباطات از راه دور را بهبود می‌بخشند. بیشتر آن‌ها دارای سیستم ویدئو کنفرانس و اتصالات بی‌سیم هستند که اجازه می‌دهند همه افراد بدون درهم‌ریختگی سیم‌ها به گفت‌وگوی گروهی بپیوندند. خبر خوب این است که این سیستم‌ها در اغلب موارد به خوبی کار می‌کنند. بسیاری از کسب‌وکارهایی که این تجهیزات را نصب کرده‌اند، متوجه بهبود در کیفیت جلسات خود شده‌اند. برخی گزارش‌ها حتی اشاره می‌کنند که کارکنان در جلسات فعالیت بیشتری دارند، چون وقت کمتری را صرف مبارزه با تجهیزات می‌کنند. به عنوان مثال، برخی استارت‌آپ‌های فناوری متوجه شده‌اند که زمان لازم برای راه‌اندازی جلسات حدود بیست درصد کاهش یافته است، پس از نصب این سیستم‌های پیشرفته ویدئو کنفرانس در فضاهای ملاقات خود. این یعنی اینکه افراد می‌توانند روی موضوعات مهم تمرکز کنند، نه اینکه با دکمه‌ها و تنظیمات دست و پنجه نرم کنند.

ابزارهای ارگونومیک و کنترل آب و هوای

وسایل نگهداری خوب ارگونومیک تفاوت زیادی در ایجاد فضاهای ملاقات راحت ایجاد می‌کنند. افرادی که در جلسات طولانی مدت سر جلسه می‌نشینند، اگر صندلی‌هایی داشته باشند که به‌خوبی پشت آن‌ها را نگه می‌دارند، دچار درد کمتری می‌شوند و در واقع مدت بیشتری تمرکز خود را حفظ می‌کنند. همچنین نباید کنترل اقلیمی را فراموش کرد. کسی نمی‌خواهد در حین ارائه‌های مهم عرق کند یا در جلسات بحث و گفت‌وگوی سرمایه‌گذاری لرزان باشد. وقتی شرکت‌ها این موضوع را درست مدیریت کنند، همه طی روز هوشیارتر باقی می‌مانند. از هر کسی که قبلاً سعی کرده در یک اتاق جلسه که نیمی از جلسه گرم یا سرد می‌شود کار کند، بپرسید!

نورپردازی و صداگرفتی قابل تنظیم

نحوه روشنایی فضاهای جلسه به طور قابل توجهی بر احساس و تمرکز افراد در حین جلسات تأثیر می‌گذارد. پژوهش‌ها نشان می‌دهند که روشنایی مناسب عملکرد مغزی و خلق و خوی عمومی را بهبود می‌بخشد و به طور طبیعی جلسات را بهره‌ورتر می‌کند. شرکت‌هایی که سیستم‌های روشنایی قابل تنظیم نصب می‌کنند، می‌توانند بسته به نوع جلسه، فضای مناسبی ایجاد کنند. روشنایی زیاد برای زمانی که تیم‌ها در حال تبادل ایده هستند بسیار مناسب است، در حالی که تنظیمات کم‌نورتر فضای مناسبی برای ارائه‌ها فراهم می‌کنند تا از خستگی چشم جلوگیری شود. همچنین نباید از کنترل صدا غفلت کرد. امروزه دفاتر کاری راهکارهایی برای تنظیم سطح سر و صدای پس‌زمینه ارائه می‌دهند تا از گفتگوهای جدی استراتژیک گرفته تا جلسات برجسته‌سازی خلاقانه بدون حواس‌پرتی انجام شود. محیط‌های انعطاف‌پذیری مانند این در محیط‌های کاری امروزی تفاوت ایجاد می‌کنند که یک اتاق ممکن است یک روز میزبان گفتگوهای حساس و روز بعد کارگاه‌های خلاقانه باشد.

مقایسه کابین جلسات و بوت‌های تلفنی دفتری

مقایسه کارایی فضا

هنگام مقایسه کابین‌های جلسه با کابین‌های تلفن سنتی دفتر کار، بهره‌وری از فضا اهمیت زیادی پیدا می‌کند. کابین‌های جلسه می‌توانند چندین نفر را در یک منطقه همراهی کنند و در عین حال به هر کس فضای خصوصی خود را برای کار کنار هم بدهند. این کابین‌ها به تیم‌ها کمک می‌کنند تا بهتر با هم همکاری کنند، بدون اینکه کسی احساس کند فشرده یا منزوی شده است. کابین‌های تلفن دفتری به مقدار بسیار کمتری فضا را اشغال می‌کنند، زیرا برای یک نفر در هر زمان طراحی شده‌اند. این جعبه‌های کوچک به کارمندان فضای خصوصی می‌دهند تا بتوانند در هنگام تماس‌های حساس یا تمرکز روی وظایف مورد نظر مختل نشوند. یک تحلیل اخیر از بازار توسط شرکت تحلیلگران صنعتی جهانی نشان می‌دهد که شرکت‌های بیشتری در حال سرمایه‌گذاری روی کابین‌های جلسه هستند، زیرا محیط‌های کاری مدرن به راهکارهای انعطاف‌پذیر برای انواع تعاملات مختلف نیاز دارند. به نظر می‌رسد که شرکت‌ها ارزش زیادی در این تعادل بین حفظ حریم خصوصی کارکنان و تشویق همکاری تیمی در این کابین‌ها می‌بینند و این امر به آن‌ها کمک می‌کند تا از هر فوت مربع از فضای دفتری بهترین استفاده را داشته باشند.

کابین‌های جلسه در محیط‌های اداری باز به خوبی کار می‌کنند و فضای زیادی را هم اشغال نمی‌کنند. این گوشه‌های کوچک مکانی را برای تیم‌ها فراهم می‌کنند تا در جلسات کوتاه گروهی شوند یا در جلسات برجسته‌سازی خلاقیت شرکت کنند. از سوی دیگر، کابین‌های تلفن نیز جایگاه خود را دارند، به خصوص زمانی که کسی به سرعت نیاز به یک تماس خصوصی داشته باشد. کارمندان دوست دارند بدون اینکه به دیگران آزار برسانند، لحظه‌ای از فضای کار اصلی خارج شوند. این تفاوت اهمیت دارد، چون کابین‌های تلفن فقط برای انجام وظایف فردی مناسب هستند، اما کابین‌های جلسه واقعاً مشارکت و همکاری بین همکاران را تقویت می‌کنند. وقتی افراد گاهی می‌توانند به صورت حضوری با یکدیگر ملاقات کنند، ایده‌های بهتری پدید می‌آید و پروژه‌ها سریع‌تر از راه‌های دیجیتالی تنها پیش می‌روند.

توانایی‌های همکاری در قالب‌های مختلف

فضاهای ملاقات به شیوه‌ای کاملاً متفاوت نسبت به آن کابین‌های تلفن قدیمی دفتر کار که همه به یاد داریم، کار می‌کنند. در حالی که کابین‌های تلفنی در واقع کپسول‌های ضد صدایی برای تماس‌های تک‌نفره بودند، فضاهای ملاقات مکان‌هایی ایجاد می‌کنند که افراد بتوانند واقعاً به صورت حضوری با یکدیگر همکاری کنند. این ایستگاه‌های کاری مدرن با ویژگی‌هایی مانند نمایشگرهای یکپارچه، وب‌کم‌هایی برای شرکت‌کنندگان از راه دور و صندلی‌هایی که پس از چندین ساعت نشستن به پشت شما آسیب نمی‌زنند، همراه هستند. چیزی که این فضاها را متمایز می‌کند، نحوه ایجاد ارتباط بین بخش‌های مختلف است که ممکن است هیچ‌گاه با یکدیگر تعامل نداشته باشند. شرکت‌هایی که به فضاهای ملاقات منتقل شده‌اند، گزارش بهتر شدن انسجام تیمی و کاهش سوءتفاهم‌های بین کارمندان در پروژه‌های مشترک را داده‌اند.

کابین های تلفن دفتری در واقع فضاهای خصوصی ایجاد می کنند که در آن افراد می توانند بدون حواس پرتی تمرکز کنند. این اتاقک ها عمدتاً همه چیز را به جز صحبت های چهره به چهره یا جلسات کاری فردی مسدود می کنند، کاری که وقتی تیم ها نیاز دارند تا روی پروژه ها با هم همکاری کنند، کمک چندانی نمی کند. هرچند کابین های تلفنی جای خود را برای مکالمات حساس یا زمانی که کسی به تنهایی به فضای آرامی نیاز دارد دارند، اما ماژول های ملاقات چیزی کاملاً متفاوت ارائه می دهند. این ماژول ها افراد را در فضاهای اشتراکی گرد هم می آورند که واقعاً همکاری تیمی و ارتباط بهتر میان همکاران را تشویق می کنند. این نوع محیط به جای ایجاد حباب های انزواگرایانه ای که در کابین های تلفنی سنتی دیده می شود، به ایجاد ارتباطات قوی تر در محیط کار کمک می کند.

راه‌حل‌های نوآورانه پاد اجلاس Noiselessnook

پاد ۶ نفره: هاب همکاری تیمی فضای گسترده

فضای 6 نفره واقعاً در همآهنگی تیم‌ها برجسته است. فضایی فراهم می‌کند که در آن می‌توان به راحتی کار کرد و تکنولوژی‌هایی را نیز در خود جای داده که واقعاً به همکاری بهتر افراد کمک می‌کند. نور می‌تواند متناسب با وظایف مختلف تنظیم شود و ویژگی‌های کاهش نویز نیز به گونه‌ای است که صحبت‌ها متمرکز و بدون حواس‌پرتی انجام می‌شود. شرکت‌های زیادی اخیراً این فضاها را در محل کار خود به کار گرفته‌اند. به عنوان مثال Noiseless Nook، که از زمان نصب این فضاها در دفتر کار، مشاهده کرده که کارمندانش بیشتر با هم همکاری می‌کنند. بهره‌وری به طور قابل توجهی افزایش یافته و کارمندان در مجموع از کار کردن در این فضاها راضی‌تر هستند.

6 نفر، دفتر مرکزی

پاد ۶ نفره نمونه‌ای از محیطی دوست‌دار همکاری است که با شیشه‌های ضد صدایی حریم خصوصی و تمرکز را تضمین می‌کند. این پاد دارای پنل کاهش نور چرخشی و منابع چند منظوره است که به راحتی به نیازهای مختلف تیم‌ها سازگار می‌شود و آن را مناسب برای جلسات تعاملی می‌سازد.

بوoth ۲ نفره: منطقهٔ تمرکز ضد صدا

اتاق دو نفره یک فضای بی صدا ایجاد می کند که واقعاً خوب کار می کند وقتی کسی نیاز به مکالمه خصوصی بدون اینکه حواسش پرت شود. مردم واقعاً می توانند چهره به چهره با هم صحبت کنند بدون اینکه نگران شنیدن یا قطع صحبت باشند. خیلی از افرادی که از این غرفه ها استفاده کرده اند می گویند که جلسات را خیلی بهتر می کنند چون هیچ سر و صدای پس زمینه ای وجود ندارد که همه چیز را خراب کند. [کادر ضد صدا] ((https://www.noiselessnook.com/Study-Pods-proM) به تیم ها اجازه می دهد تا قراردادها را مذاکره کنند، ایده های مغزی را به دست آورند، یا فقط کار را بدون این صداهای آزار دهنده دفتر از طریق دیوارها به دست آورند. برخی از شرکت ها حتی گزارش می دهند که کارکنانشان در جلسات برگزار شده در این فضاهای آرام در مقایسه با اتاق های کنفرانس معمولی، کارهای بیشتری انجام می دهند.

اتاق دو نفره، اتاق ضد صدا

طراحی شده با شیشه دو لایه‌ای و مجهز به سیستم هوا تازه توربو، این بوث حریم خصوصی و تمرکز را تضمین می‌کند. با استفاده از نور محرک حرکت، که فقط زمانی فعال می‌شود که لازم است، بهره‌وری را افزایش می‌دهد و محیط مناسبی برای بحث‌های حساس فراهم می‌کند.

پاد ۴ نفره: فضاي اجلاس انعطاف‌پذیر

فضای 4 نفره Noiselessnook انعطاف‌پذیری واقعی ارائه می‌دهد و می‌تواند همه چیز از تبادل سریع ایده‌ها گرفته تا ارائه‌های کامل را پوشش دهد. آنچه این فضا را متمایز می‌کند، جزئیاتی مانند پدهای کاهش‌دهنده صدای پایی هستند که ارتعاشات را کنترل می‌کنند، همراه با گزینه‌های قابل تنظیم روشنایی که می‌توانند بسته به نیاز داخل فضا، حال و هوای مناسبی ایجاد کنند. شرکت‌های زیادی شروع به استفاده از این کابینک‌های جلسه در دفاتر خود کرده‌اند و آنها را در مقایسه با اتاق‌های کنفرانس سنتی، بسیار مناسب‌تر برای لحظات تیمی خلاقانه و غیر برنامه‌ریزی شده یافته‌اند. برخی حتی گزارش کرده‌اند که حضور این کابینک‌ها نحوه برگزاری جلسات را در عمل دگرگون کرده است.

4 نفر، دفتر تلفن

فراهم کردن محیط صوتی بهینه شده با تعویض هوای سریع و نورسوزی قابل تنظیم، این پاد برای کار همکاری‌ای ایده‌آل است. این فضا می‌تواند برای رویدادهای مختلف تنظیم شود و تجربه جلسه کامل و انعطاف‌پذیری را تضمین کند.