اتاق تمرکز و کارایی: چگونه می‌توان از طریق چیدمان مؤثر فضا تمرکز را بهبود بخشید؟

درک کارایی

کارایی در واقع به معنای انجام بیشترین کار ممکن با استفاده از حداقل منابع است، که این موضوع به طور مستقیم با بهره‌وری فرد در استفاده از زمانش مرتبط است. وقتی از شیوه‌های کاری مؤثر صحبت می‌کنیم، در حقیقت به دنبال بیشینه کردن نتایج و کمینه کردن هدررفته‌ها در حوزه‌های مختلفی مانند زمان صرف شده، تلاش فیزیکی و انرژی ذهنی مورد نیاز هستیم. قسمت خوب این است که وظایف سریع‌تر انجام می‌شوند و در عین حال کیفیت کار حفظ می‌گردد. شرکت‌هایی که روی بهینه‌سازی فرآیندهای کاری تمرکز دارند، اغلب متوجه می‌شوند که می‌توانند در طول روز کار بیشتری انجام دهند و از منابع مختلف از جمله ساعات کاری کارمندان تا مواد مورد نیاز پروژه‌ها به بهترین شکل ممکن استفاده کنند.

برای کسب‌وکارها امروزه بهره‌وری کار بسیار مهم است، زیرا به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند، زمان صرفه‌جویی می‌کند و کارها را به‌طور کلی بهتر پیش می‌برد. گزارش اخیری از سوی Wrike در سال 2023 نشان داد که بسیاری از مدیران احساس فشار واقعی می‌کنند تا تیم‌هایشان را به کار باهوش‌تر و نه سخت‌تر تشویق کنند. بررسی دقیق‌تر این موضوع چیز جالبی را آشکار می‌کند. شرکت‌هایی که بهره‌وری خود را افزایش می‌دهند فقط این نیستند که سریع‌تر محصول بیشتری تولید کنند، بلکه در واقعیت درآمد بیشتری کسب می‌کنند در حالی که هزینه‌های روزانه را کاهش داده و کارمندان را هم خوشحال نگه می‌دارند. بهینه‌سازی فرآیندها در بین بخش‌های مختلف شرکت معمولاً به معنای صرفه‌جویی در هزینه‌هاست، اما فایده دیگری هم وجود دارد که کمتر کسی به آن توجه می‌کند. کارمندان تمایل دارند احساس بهتری نسبت به شغل خود داشته باشند وقتی اوضاع کمتر آشفته باشد، و این موضوع باعث می‌شود کارمندان خوب مدت زمان بیشتری در شرکت بمانند و هر چند ماه یک‌بار از کار نگذارند.

بهینه سازی فضای اداری برای تمرکز بهتر

ایجاد یک فضای کاری که واقعاً برای انجام کارهایی که باید انجام دهیم مناسب باشد، زمانی که تمرکز و بهره‌وری در کار مهم است، بسیار اهمیت دارد. طراحی خوب به معنای ترکیب عناصری مانند گزینه‌های راحت صندلی، شرایط مناسب نورپردازی و وسایل فناورانه مفید در سراسر فضای اداری است. وقتی کسی روی یک صندلی قابل تنظیم نشسته و میزی را که می‌توان بالا یا پایین آورد استفاده کند، سلامت بدن او در طول زمان بهتر حفظ می‌شود، که به طور طبیعی خستگی را کاهش داده و تمرکز بهتری روی کار فراهم می‌کند. مطالعات نشان می‌دهند که افراد تمایل دارند وقتی نور روز زیادی از پنجره‌ها وارد فضا شود، شادتر باشند و کارها را سریع‌تر انجام دهند، شاید حدود 20 تا 25 درصد بهبود در سرعت انجام وظایف وجود داشته باشد. همچنین نباید از فراموش کردن انواع فناوری‌های مفید امروزی غفلت کرد. هدفون‌های مهارکننده صدا در دفاتر شلوغ تفاوت بزرگی ایجاد می‌کنند و برنامه‌های کاربردی که به سازماندهی پروژه‌ها کمک می‌کنند، مانع از دست رفتن کارها در فضای شلوغ می‌شوند. این اضافات کوچک واقعاً باعث می‌شوند روزهای کاری روان‌تر گذر کنند و نتایج بهتری حاصل شود.

نحوه تنظیم فضای دفتر کار، به شدت بر این موضوع تأثیر می‌گذارد که آیا کارکنان می‌توانند سر خود را روی کارها فرو ببرند یا نه. دفاتر باز و فضاهای گفت‌وگوی آزاد قطعاً باعث تشویق افراد به صحبت با یکدیگر می‌شوند، اما این فضاها همچنین باعث ایجاد انواع سرگردانی‌ها و سر و صدای پس‌زمینه می‌شوند که تمرکز را دشوار می‌کنند. چند سال پیش یک تحقیق نشان داد که فراهم کردن دسترسی به مناطق خصوصی یا گوشه‌های آرام برای کارکنان، میزان مداخلات را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهد، که در نهایت منجر به تولید کار با کیفیت‌تری می‌شود. رویکرد هوشمندانه به نظر می‌رسد ترکیبی از هر دو نوع فضا باشد، به گونه‌ای که تیم‌ها بتوانند هنگام لزوم ایده‌ها را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و سپس به یک فضای آرام‌تر برای تفکر عمیق سر بزنند. این نوع تنظیم انعطاف‌پذیر معمولاً فضایی را ایجاد می‌کند که در آن همه می‌توانند کارها را به خوبی انجام دهند و در عین حال سلامت روان خود را حفظ کنند.

اجرای برنامه های موثر اداری

افزودن کابینک‌های اداری به فضاهای کاری، به ویژه آن‌هایی که برای گروه‌های کوچک ۳ یا ۴ نفره در نظر گرفته شده‌اند، می‌تواند همکاری تیمی را افزایش داده و همزمان سر و صدای مزاحم پس‌زمینه را کاهش دهد. طراحی این کابینک‌ها ایجاد یک اثر حبابی می‌کند که در آن تیم‌ها می‌توانند آزادانه صحبت کنند بدون اینکه به دیگران آزار برسانند. صدا در این فضاها جذب می‌شود به گونه‌ای که گفتگوها محدود به خود فضای کابینک باقی می‌مانند اما هنوز هم واضح و شفاف برای همه شرکت‌کنندگان هستند. یک مثال واقعی از یک شرکت توسعه‌دهنده نرم‌افزار آمده است که پس از نصب این کابینک‌های صوتی در طرح باز فضای کارخانه‌ای خود، شکایت‌های مربوط به سر و صدا را حدود ۳۰ درصد کاهش دادند. همچنین کارمندان اشاره کردند که وقتی ایده‌ها را در این مناطق اختصاصی بررسی می‌کنند، تمرکز بیشتری نسبت به اتاق‌های جلسه معمولی دارند. شرکت‌هایی که به دنبال بهبود نحوه تعامل تیم‌های خود هستند، باید این ایستگاه‌های کاری ماژولار را امتحان کنند.

جعبه جلسه ۳ تا ۴ نفر، جعبه دفتر

این کپسول دارای عایق صوتی پیشرفته با کاهش موثر صدا تا 32 دبی و گزینه های طراحی مبلمان سفارشی است. مجهز به سوئیچ های قابل تنظیم، سوکت های چند منظوره و سیستم هوای تازه، محیط راحتی برای جلسات و کار را تضمین می کند.

چیزی که ویژگی اصلی Lite XL Office Pod را تشکیل می‌دهد، انعطاف‌پذیری بسیار خوب آن در کنار جلوگیری از نفوذ صدای محیط است و همین امر باعث شده است که شرکت‌های زیادی امروزه به استفاده از این نوع اتاقک‌ها روی آورند. درون این اتاقک‌ها با انواع مواد جاذب صوت تجهیز شده است و فضایی بسیار آرام و بی‌صدا فراهم کرده است که در آن کارمندان می‌توانند بدون آنکه توسط صحبت‌های دیگران آزار یابند، کار خود را انجام دهند. کاربران این اتاقک‌ها اشاره کرده‌اند که علاوه بر قابلیت عایق‌بندی صوتی بسیار خوب، ویژگی‌هایی مانند تهویه مناسب و روشنایی قابل تنظیم هم تأثیر زیادی در راحتی و تمرکز دارند. وقتی افراد در محیطی قرار می‌گیرند که عوامل حواس‌پرتی در آن وجود ندارد، معمولاً مدت زمان بیشتری تمرکز خود را حفظ می‌کنند. برخی از شرکت‌ها حتی گزارش داده‌اند که بهره‌وری کارکنان در طول روز به میزان حدود 15 درصد افزایش یافته است، زیرا کارمندان در ساعات شلوغ دسترسی به این فضاهای خصوصی را داشته‌اند.

لایت ایکس ال، دفتر پوپ

اين کپسول از يک طرح عایق صداي با لايه هاي چندگانه اي برخوردار است که مزاحمت صوتی را کاهش مي دهد. ویژگی های این دستگاه شامل اندازه قابل تنظیم، نوردهی LED، سیستم تهویه و جزئیات آلومینیومی لوکس است که برای مذاکره و یا محیط کار متمرکز مناسب است.

سُیت دفتری XL تفاوت بسیار زیادی در انجام تماس‌های خصوصی یا جلسات کوتاه تیمی ایجاد می‌کند. این کابین‌ها دارای دیوارهای ضد صدا، گزینه‌های قابل تنظیم برای روشنایی و حتی یک سیستم کوچک تهویه هوا هستند که هوا را درون فضای کابین تازه نگه می‌دارد. شرکت‌هایی که این ایستگاه‌های کاری را نصب کرده‌اند، حدود ۲۰ درصد افزایش بهره‌وری کارکنان را گزارش کرده‌اند. بیشتر افراد می‌گویند که بدون سر و صدای پس‌زمینه بهتر کار می‌کنند و داشتن یک فضای آرام برای صحبت کردن در امر کسب و کار به تمرکز بیشتر کمک می‌کند. برای شرکت‌های ای که می‌خواهند محیطی بهره‌ورانه‌تر ایجاد کنند و در عین حال مقداری سطح از حریم خصوصی بین کارکنان حفظ شود، سرمایه‌گذاری در خرید این کابین‌های دفتری به نظر یک تصمیم هوشمندانه می‌رسد.

دفتر بوت XL

طراحی آکوستیک نوآورانه و گردش هوا قوی را فراهم می کند. با میز و کاناپه های یکپارچه، نورپردازی قابل سازگاری و ارائه درجه بالایی از حریم خصوصی برای وظایف متمرکز و بحث های محرمانه.

استراتژی های افزایش کارایی

در مورد انجام کارها در محل کار، تعیین اهداف هوشمند (SMART) واقعاً تفاوتی ایجاد می‌کند. هدف اصلی این است که اهدافی تعیین کنیم که واقعاً قابل دستیابی باشند و تنها خواهانی مبهم نباشند. به این فکر کنید: اگر اهداف به اندازه کافی مشخص باشند تا بتوان آنها را مشخص کرد، قابل اندازه‌گیری باشند تا بدانیم چه زمانی به آنها دست یافته‌ایم، قابل دستیابی بدون اینکه نیاز به توانایی‌های جادویی داشته باشند، مرتبط با آنچه اهمیت دارد باشند و به سررسیدهای واقعی متصل باشند، افراد تمایل دارند متمرکز بمانند و سریع‌تر نتایج را به دست آورند. بخش منابع انسانی را در نظر بگیرید که به دنبال بهینه‌سازی فرآیند استخدامی خود است. به جای اینکه بگویند «می‌خواهیم بهتر استخدام کنیم»، می‌توانند هدف خود را کاهش 15 درصدی میانگین زمان از زمان انتشار آگهی شغلی تا پذیرش پیشنهاد استخدام در سه ماه آینده قرار دهند. این نوع هدف‌های ملموس به همه چیزی قابل دسترس برای کار کردن روی آن می‌دهد به جای اینکه همیشه در جای خود بچرخند.

در زمینه بهترین استفاده از فناوری، بهینه‌سازی فرآیندهای کاری بسیار مهم است. ابزارهای مدیریت پروژه (مانند Asana یا Trello) همراه با برنامه‌های چت مانند Slack واقعاً به کاهش هدر رفتن وقت و تکرار کارها در بین تیم‌ها کمک می‌کنند. یک مطالعه اخیر از سوی McKinsey یافته جالبی را به دست آورده است - شرکت‌هایی که از راهکارهای فناورانه جدید استفاده می‌کنند، معمولاً حدود 25 درصد از ساعات کاری کارمندان خود را در هر هفته آزاد می‌کنند. این موضوع ابتدا ممکن است بزرگ به نظر نرسد، اما در طول ماه‌ها و سال‌های متوالی، این ساعات ذخیره شده به بهبود قابل توجهی در دستاوردهای کلی سازمان منجر می‌شود.

ثابت شده است که مشارکت کارکنان در تصمیم‌گیری‌های واقعی باعث بهتر شدن عملکرد محیط کاری می‌شود. افرادی که احساس می‌کنند نظرشان اهمیت دارد، تمایل دارند در شرکت‌هایی که این اتفاق می‌افتد، سخت‌تر کار کنند و مدت زمان بیشتری بمانند. طبق تحقیقات گالوپ، شرکت‌هایی که کارکنان خود را درگیر کار می‌کنند، در واقع حدود 21 درصد سود بیشتری نسبت به شرکت‌هایی که این کار را انجام نمی‌دهند، کسب می‌کنند. می‌خواهید باعث شوید مردم شروع به صحبت کنند؟ ابتدا از کوچک شروع کنید. برخی از مدیران به این فکر می‌کنند که جلسات بحث و تبادل ایده ماهانه می‌تواند مفید باشد، در حالی که برخی دیگر جعبه‌های پیشنهادی را راه‌اندازی می‌کنند تا هر کسی در هر زمانی بتواند ایده‌های خود را در آن قرار دهد. نکته مهم روش خاصی نیست، بلکه ایجاد فضایی است که صدای کسانی که ممکن است نادیده گرفته شوند، شنیده شود.

ارزیابی محیط کاری فعلی

نگاهی به نحوه تنظیم فضای کاری می‌تواند به شناسایی مشکلاتی کمک کند که مانع انجام کارها می‌شوند. وقتی نگاهی دقیق به اطراف می‌اندازیم، چندین عامل وجود دارند که ارزش بررسی دارند، از جمله اینکه چگونه افراد در فضا حرکت می‌کنند، آیا جریان کارها منطقی است و آیا تیم‌ها امکانات لازم برای کار گروهی مناسب را دارند. به عنوان مثال، فضاهای باز دفتری قطعاً باعث تسهیل ارتباط میان همکاران می‌شوند اما اغلب وقتی کسی باید روی وظایف پیچیده تمرکز کند، سبب ایجاد حواس‌پرتی‌های ناشی از سر و صدا می‌شوند. شناسایی این نوع مشکلات به شرکت‌ها امکان می‌دهد تا تغییراتی ایجاد کنند که واقعاً با نحوه عملکرد تیم‌های مختلف و نیازهای فردی تطبیق داشته باشد. برخی از شرکت‌ها حتی بهبودهای قابل توجهی را پس از بازآرایی میزهای کاری یا افزودن مناطق آرام در جاهای لازم گزارش داده‌اند.

برای شناسایی نقاطی که می‌توانند بهبود یابند در یک دفتر کاری، بهتر است به مشکلات روزمره‌ای توجه کنید که کسی راجع به آن‌ها حرف نمی‌زند اما همه احساسشان می‌کنند. بیشتر دفاتر کاری از چیدمان نامناسب صندلی‌ها، نورپردازی ضعیف که باعث می‌شود افراد خم شوند یا چشمانشان را نگه دارند، و طرح‌های فضایی رنجورکی رنجورکی که گویی برای تبدیل راه از نقطه A به B به یک مسیر مانع‌دار طراحی شده‌اند، رنج می‌برند. همه این ناراحتی‌های کوچک با هم جمع می‌شوند و به مرور زمان روی بدن و ذهن افراد تأثیر می‌گذارند. وقتی می‌خواهید بفهمید چه چیزهایی نیاز به تعمیر دارند، چند روش وجود دارد که می‌توانید نظرات واقعی کارکنان را به دست بیاورید. نظرسنجی‌ها اگر کوتاه و خلاصه باشند، نتیجه خوبی می‌دهند. برخی شرکت‌ها از جلسات قهوه‌ای منظم استقبال کرده‌اند که در آن کارکنان می‌توانند نگرانی‌هایشان را مطرح کنند بدون اینکه احساس کنند دارند یک ارائه رسمی ارائه می‌دهند. جعبه پیشنهادهای سنتی هم هنوز جایگاه خود را دارند، هرچند بسیاری از محیط‌های کاری امروزه نسخه‌های دیجیتالی آن را ترجیح می‌دهند چون ردیابی پاسخ‌ها در آن‌ها آسان‌تر است. نکته کلیدی این است که واقعاً به آنچه افراد می‌گویند گوش دهید و سپس کاری هم در رابطه با آن انجام دهید. شرکت‌هایی که نظر کارکنان خود را جدی می‌گیرند، معمولاً فضاهای کاری ایجاد می‌کنند که فراتر از پاسخگویی به نیازهای اولیه است و در نهایت محیط‌هایی را می‌سازند که کارکنان واقعاً دوست دارند در آن زمان بگذرانند.

ایجاد فرهنگ کاری مثبت

فرهنگ خوب کارگاهی به افراد کمک می‌کند تا بهتر با یکدیگر و در سراسر بخش‌های مختلف همکاری کنند. اقداماتی مانند تمرین‌های سازمان‌یافته تیمی یا درگیر کردن افراد از بخش‌های مختلف شرکت در پروژه‌های مشترک تفاوت بزرگی ایجاد می‌کند. مطالعات نشان داده‌اند که زمانی که تیم‌ها به طور منظم در این نوع تلاش‌های مشترک شرکت می‌کنند، بهره‌وری کلی آن‌ها حدود 15 درصد افزایش پیدا می‌کند (با انحرافی کوچک). اثربخشی این رویکرد در این است که دیوارهای نامرئی بین بخش‌ها را از بین می‌برد و به همکاران کمک می‌کند تا واقعاً یکدیگر را بهتر بشناسند. با توسعه روابط از طریق تجربیات مشترک، تیم‌ها تمایل دارند نتایجی را تولید کنند که هم یکپارچه‌تر باشند و هم از نظر خلاقیت غیرمنتظره باشند.

ارتباط باز واقعاً در ایجاد یک محیط کاری خوب اهمیت دارد. شرکت‌هایی که روش‌های مختلفی برای ارتباط کارکنان فراهم می‌کنند - مانند جلسات هفتگی، صندوق پیشنهادات یا انجمن‌های آنلاین - معمولاً شفافیت بیشتری و کارمندان شادتری را تجربه می‌کنند. تحقیقات در این زمینه چیز جالبی نشان می‌دهند: در دفاتری که کارکنان احساس راحتی می‌کنند و می‌توانند نظرات خود را بیان کنند، رضایت کارکنان حدود 25 درصد بیشتر گزارش شده است. وقتی کارکنان احساس کنند که نظرات و نگرانی‌هایشان واقعاً شنیده می‌شود، اعتماد واقعی درون تیم‌ها ایجاد می‌شود. ما این موضوع را در چندین سازمان شاهد بودیم که جلسات مغزگمشی منظم به بخشی از روال کاری تبدیل شده بود، نه فقط یک فرمیتی. نتیجه چه بود؟ افراد شروع به کار گروهی مؤثرتری کردند چون می‌دانستند مدیریت واقعاً به آنچه آنها می‌گویند گوش می‌دهد.

نتیجه گیری: از مزایای محیط کار متمرکز بهره ببرید

فضاهای کاری که تمرکز را تقویت می‌کنند، طی زمان باعث افزایش بهره‌وری می‌شوند؛ این موضوع مطابق چندین مطالعه در مورد طراحی فضای کاری نشان داده شده است. وقتی شرکت‌ها محیط‌هایی را بدون حضور بیش از حد عوامل حواس‌پرتی ایجاد می‌کنند، کارمندان می‌توانند مدت زمان بیشتری تمرکز داشته باشند و کارهای بیشتری را در طول روز به پایان برسانند. به عنوان مثال می‌توان به دفاتری اشاره کرد که سطح نویز محیط کنترل شده و نورپردازی مناسبی دارند. بسیاری از کسب‌وکارها بهبود نتایج را گزارش می‌دهند وقتی در این بهبودهای اولیه سرمایه‌گذاری می‌کنند. کارکنان وظایف را سریع‌تر انجام می‌دهند و اشتباهات کمتری می‌کنند که در مجموع منجر به دستیابی به مزایای واقعی برای سود نهایی شرکت می‌شود.

وقتی شرکت‌ها روی بهتر کردن فضای کار برای کارمندان تمرکز می‌کنند، در واقع به بهبود سود نهایی نیز کمک می‌کنند. تحقیقات صنعتی نشان می‌دهند که شرکت‌هایی که هزینه را برای چیزهایی مانند صندلی‌های راحت، فضاهایی که تیم‌ها بتوانند در آن با هم کار کنند و ایجاد فضایی مثبت در شرکت اختصاص می‌دهند، کار بیشتری انجام می‌دهند و کارمندان را خوشحال‌تر نگه می‌دارند و باعث می‌شوند کارمندان بیشتری در شرکت بمانند. کارمندانی که می‌مانند معمولاً بهره‌وری بیشتری هم دارند. هر روز مدیران بیشتری به این نکته پی می‌برند که ظاهر و عملکرد دفاتر دیگر فقط مربوط به زیبایی نیست. این موضوع بخشی از برنامه‌ریزی هوشمندانه کسب‌وکارها نیز شده است، چون کارمندان خوشحال به معنای نتایج بهتر در تمام زمینه‌ها می‌باشند.