Το χώρο εστίασης και η αποτελεσματικότητα της εργασίας: Πώς να βελτιωθεί η συγκέντρωση μέσω αποτελεσματικής διάταξης χώρου;
Κατανοώντας την Αποδοτικότητα της Εργασίας
Η εργασιακή αποτελεσματικότητα σημαίνει ουσιαστικά να επιτυγχάνεται το περισσότερο δυνατό αποτέλεσμα χρησιμοποιώντας το λιγότερο δυνατό, κάτι που σχετίζεται άμεσα με την παραγωγικότητα που μπορεί να επιτύχει κάποιος με τον χρόνο του. Όταν μιλάμε για αποτελεσματικές εργασιακές πρακτικές, αυτό που πραγματικά εξετάζουμε είναι η μεγιστοποίηση των αποτελεσμάτων ενώ ελαχιστοποιείται η σπατάλη σε διάφορους τομείς, όπως ο χρόνος που απαιτείται, η φυσική προσπάθεια και η νοητική ενέργεια. Το καλύτερο; Οι εργασίες ολοκληρώνονται πιο γρήγορα, χωρίς να θυσιάζεται η ποιότητα στη διαδικασία. Οι εταιρείες που επικεντρώνονται στη βελτιστοποίηση των διαδικασιών τους βρίσκουν συχνά ότι μπορούν να επιτύχουν περισσότερα καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας, αξιοποιώντας καλύτερα τα πάντα, από τις ώρες εργασίας των υπαλλήλων μέχρι τα υλικά που απαιτούνται για τα έργα.
Η εργασιακή αποδοτικότητα έχει μεγάλη σημασία για τις επιχειρήσεις αυτές τις μέρες, καθώς βοηθά στη μείωση του κόστους, εξοικονομεί χρόνο και κάνει τη συνολική λειτουργία πιο ομαλή. Μια πρόσφατη έκθεση της Wrike το 2023 έδειξε πως πολλοί διευθυντές αισθάνονται ισχυρή πίεση να κάνουν τις ομάδες τους να δουλεύουν πιο έξυπνα αντί για πιο σκληρά. Μια πιο προσεκτική ματιά σε αυτό το θέμα αποκαλύπτει και κάτι ενδιαφέρον. Οι επιχειρήσεις που αυξάνουν την αποδοτικότητα δεν παράγουν απλώς περισσότερα προϊόντα πιο γρήγορα. Στην πραγματικότητα, κερδίζουν περισσότερα χρήματα, ενώ ταυτόχρονα ξοδεύουν λιγότερα για την καθημερινή λειτουργία και διατηρούν τους εργαζομένους πιο ευτυχισμένους. Η βελτιστοποίηση των διαδικασιών σε όλες τις υπηρεσίες συνήθως σημαίνει και εξοικονόμηση χρημάτων, αλλά υπάρχει και ένα άλλο όφελος που δεν αναφέρεται αρκετά. Οι εργαζόμενοι αισθάνονται καλύτερα για τη δουλειά τους όταν τα πράγματα δεν είναι τόσο χαοτικά, κάτι που κρατά τους καλούς εργαζόμενους για περισσότερο διάστημα αντί να φεύγουν κάθε λίγους μήνες.
Βελτιστοποίηση του χώρου γραφείου για καλύτερη εστίαση
Η δημιουργία ενός χώρου εργασίας που πραγματικά λειτουργεί για τις ανάγκες μας έχει μεγάλη σημασία όσον αφορά τη διατήρηση της συγκέντρωσης και της παραγωγικότητας. Μια καλή διάταξη σημαίνει τη συνδυαστική παρουσία άνετων επιλογών καθισμάτων, κατάλληλων συνθηκών φωτισμού και χρήσιμων τεχνολογικών συσκευών σε όλους τους χώρους του γραφείου. Όταν κάποιος κάθεται σε ένα ρυθμιζόμενο κάθισμα σε ένα γραφείο το οποίο μπορεί να υψώνεται ή να κατεβαίνει, το σώμα του παραμένει πιο υγιές με την πάροδο του χρόνου, κάτι που μειώνει φυσικά την κόπωση και του επιτρέπει να εστιάζει καλύτερα στη δουλειά του. Μελέτες δείχνουν ότι οι άνθρωποι τείνουν να νιώθουν πιο ευτυχισμένοι και να εργάζονται πιο γρήγορα όταν υπάρχει αρκετός φυσικός φωτισμός μέσα από τα παράθυρα, με βελτίωση ίσως στην τάξη του 20-25% στην ταχύτητα ολοκλήρωσης των εργασιών. Και ας μην ξεχνάμε όλες τις χρήσιμες τεχνολογίες που υπάρχουν σήμερα. Τα ακουστικά με αποσιώπηση θορύβου κάνουν μεγάλη διαφορά στα πολυσύχναστα γραφεία, ενώ οι εφαρμογές που βοηθούν στην οργάνωση έργων διασφαλίζουν ότι τίποτα δεν χάνεται μέσα στο χάος. Αυτές οι μικρές προσθήκες πραγματικά κάνουν τις εργάσιμες ημέρες πιο ομαλές και επιτρέπουν την επίτευξη περισσότερων πραγμάτων από ό,τι αναμένεται.
Το πώς είναι διαρρυθμισμένα τα γραφεία επηρεάζει σημαντικά το αν οι εργαζόμενοι μπορούν να εστιάσουν στις εργασίες τους. Τα γραφεία ανοιχτού χώρου προάγουν σίγουρα την επικοινωνία μεταξύ των ανθρώπων, αλλά παράλληλα εισάγουν διάφορες αποσπάσεις και θόρυβο στο παρασκήνιο, καθιστώντας δύσκολη τη διατήρηση της συγκέντρωσης. Πριν αρκετά χρόνια, μια έρευνα έδειξε ότι η παροχή στους εργαζόμενους πρόσβασης σε ιδιωτικούς χώρους ή σε γωνιές ησυχίας μειώνει σημαντικά τις διακοπές, με αποτέλεσμα οι εργαζόμενοι να παράγουν εργασίες καλύτερης ποιότητας. Η σοφή προσέγγιση φαίνεται να είναι ο συνδυασμός και των δύο τύπων χώρων, ώστε οι ομάδες να μπορούν να ανταλλάσσουν ιδέες όταν το επιβάλλει η ανάγκη, και στη συνέχεια να μεταβαίνουν σε πιο ήσυχους χώρους όταν απαιτείται βαθιά σκέψη. Αυτού του είδους οι ευέλικτες διαρρυθμίσεις τείνουν να δημιουργούν εργασιακούς χώρους όπου όλοι μπορούν να ολοκληρώνουν τη δουλειά τους χωρίς να χάνουν την ψυχραιμία τους.
Εφαρμογή αποτελεσματικών συσκευών γραφείου
Η προσθήκη θαλάμων εργασίας σε χώρους γραφείων, ειδικά σε εκείνους που προορίζονται για μικρές ομάδες 3 ή 4 ατόμων, μπορεί πραγματικά να ενισχύσει τη συνεργασία, ενώ ταυτόχρονα μειώνεται ο ενοχλητικός θόρυβος στο περιβάλλον. Η σχεδίαση δημιουργεί ένα είδος φαινομένου φυσικής προστασίας, όπου οι ομάδες μπορούν να συζητούν ελεύθερα χωρίς να ενοχλούν τους άλλους στην περιοχή. Ο ήχος απορροφάται μέσα σε αυτούς τους χώρους, ώστε οι συνομιλίες να παραμένουν περιορισμένες, αλλά αρκετά καθαρές για όλους τους εμπλεκόμενους. Ένα πραγματικό παράδειγμα προέρχεται από μια εταιρεία ανάπτυξης λογισμικού, η οποία ανέφερε μείωση κατά περίπου 30% στα παράπονα για θόρυβο, αφού εγκατέστησε αυτούς τους ηχοποδούς στους ανοιχτούς χώρους εργασίας. Επίσης, οι εργαζόμενοι δήλωσαν πως αισθάνονταν πιο συγκεντρωμένοι όταν συζητούσαν ιδέες σε αυτούς τους εξειδικευμένους χώρους, σε σχέση με τα συμβατικά αίθρια. Οι επιχειρήσεις που επιθυμούν να βελτιώσουν τον τρόπο με τον οποίο οι ομάδες τους αλληλεπιδρούν, θα πρέπει να σκεφτούν σοβαρά να δοκιμάσουν αυτούς τους μοντουλαριστικούς σταθμούς εργασίας.
Αυτό που διακρίνει πραγματικά το Lite XL Office Pod είναι το πόσο εύκαμπτο είναι, καθώς παράλληλα εμποδίζει τον εξωτερικό θόρυβο, κάτι που εξηγεί γιατί τόσες εταιρείες το υιοθετούν αυτές τις μέρες. Εντός του, έχουν ενσωματωθεί πολλά είδη υλικών που απορροφούν τον θόρυβο και δημιουργούν αυτήν την υπέρ-ήσυχη φυσαλίδα, όπου οι άνθρωποι μπορούν πραγματικά να δουλέψουν χωρίς να αποσπώνται από την θορυβώδη γραφειακή συνομιλία. Οι υπάλληλοι που έχουν χρησιμοποιήσει αυτά τα καμπίνες αναφέρουν πως εκτός από την εξαιρετική μόνωση ήχου, πράγματα όπως η καλή ροή αέρα και οι ρυθμιζόμενοι λαμπτήρες φωτισμού κάνουν επίσης μεγάλη διαφορά. Οι άνθρωποι τείνουν να παραμένουν πιο συγκεντρωμένοι για περισσότερη ώρα, όταν το περιβάλλον τους δεν τους αποσπά την προσοχή. Μάλιστα, κάποιες επιχειρήσεις παρατήρησαν ακόμα και αύξηση περίπου 15% στην παραγωγικότητα των εργαζομένων καθ’ όλη τη διάρκεια της ημέρας, απλώς και μόνο επειδή το προσωπικό τους είχε πρόσβαση σε αυτούς τους ιδιωτικούς χώρους κατά τις πιο απαιτητικές περιόδους.
Το Office Booth XL κάνει πραγματική διαφορά όσον αφορά τη διεκπεραίωση ιδιωτικών κλήσεων ή γρήγορων συναντήσεων της ομάδας. Αυτά τα καμπανάκια διαθέτουν ενσωματωμένους ηχομονωτικούς τοίχους, ρυθμιζόμενες επιλογές φωτισμού και ακόμη και ένα μικρό σύστημα εξαερισμού που διατηρεί τον αέρα φρέσκο μέσα. Εταιρείες που έχουν εγκαταστήσει αυτούς τους χώρους εργασίας αναφέρουν αύξηση περίπου 20 τοις εκατό στην παραγωγικότητα των υπαλλήλων τους. Οι περισσότεροι υπάλληλοι λένε ότι εργάζονται καλύτερα χωρίς όλον εκείνον τον θόρυβο στο παρασκήνιο και το γεγονός ότι υπάρχει ένας ήσυχος χώρος για να συζητάς επαγγελματικά θέματα βοηθάει πολύ στη συγκέντρωση. Για εταιρείες που θέλουν να δημιουργήσουν ένα πιο παραγωγικό περιβάλλον διατηρώντας παράλληλα κάποιο βαθμό ιδιωτικότητας μεταξύ των υπαλλήλων τους, η επένδυση σε αυτά τα καμπανάκια φαίνεται να είναι μια έξυπνη προοπτική.
Στρατηγικές για την Ανάπτυξη της Αποδοτικότητας της Εργασίας
Όταν πρόκειται για την ολοκλήρωση εργασιών στη δουλειά, η θέση των SMART στόχων πραγματικά κάνει διαφορά. Το σημείο είναι να δημιουργήσεις στόχους που είναι πραγματικά εφικτοί, όχι απλώς αόριστες επιθυμίες. Σκέψου το έτσι: αν οι στόχοι είναι συγκεκριμένοι ώστε να μπορούν να προσδιοριστούν, μετρήσιμοι ώστε να ξέρουμε πότε επιτυγχάνονται, εφικτοί χωρίς να χρειάζεται μαγικές δυνάμεις, σχετικοί με αυτό που έχει πραγματική σημασία και συνδεδεμένοι με πραγματικές προθεσμίες, τότε οι άνθρωποι τείνουν να παραμένουν εστιασμένοι και να επιτυγχάνουν αποτελέσματα πιο γρήγορα. Πάρε για παράδειγμα ένα τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού που θέλει να βελτιστοποιήσει τη διαδικασία του. Αντί να λέει "θέλουμε να προσλάβουμε καλύτερα", θα μπορούσε να στοχεύει στη μείωση του μέσου χρόνου από τη δημοσίευση της θέσης μέχρι την αποδοχή της προσφοράς κατά περίπου 15 τοις εκατό το επόμενο τρίμηνο. Αυτού του είδους ο συγκεκριμένος στόχος δίνει σε όλους κάτι αισθητό προς το οποίο να εργάζονται, αντί να χάνουν καιρό χωρίς αποτέλεσμα.
Η πλήρης αξιοποίηση της τεχνολογίας είναι αρκετά σημαντική όσον αφορά τη διευκόλυνση των εργασιακών διαδικασιών. Τα εργαλεία διαχείρισης έργων (σκεφτείτε το Asana ή το Trello) μαζί με εφαρμογές συνομιλιών όπως το Slack βοηθούν πραγματικά στη μείωση του χαμένου χρόνου και των διπλοπαραγόμενων προσπαθειών μεταξύ των ομάδων. Μια πρόσφατη μελέτη της McKinsey βρήκε κάτι ενδιαφέρον – οι εταιρείες που υιοθετούν νεότερες τεχνολογικές λύσεις τείνουν να απελευθερώνουν περίπου το 25% των ωρών των εργαζομένων κάθε εβδομάδα. Αυτό μπορεί αρχικά να μην φαίνεται πολύ σημαντικό, αλλά με την πάροδο των μηνών και των ετών, οι ώρες που εξοικονομούνται μετατρέπονται σε σημαντικά κέρδη ως προς τα επιτεύγματα σε όλη την οργάνωση.
Έχει αποδειχθεί πως η συμμετοχή του προσωπικού στη λήψη πραγματικών αποφάσεων βοηθάει τους χώρους εργασίας να λειτουργούν καλύτερα. Οι άνθρωποι που βλέπουν πως η γνώμη τους έχει σημασία τείνουν να δουλεύουν σκληρότερα και να παραμένουν περισσότερο σε εταιρείες όπου τους δίνεται αξία. Σύμφωνα με έρευνα της Gallup, οι επιχειρήσεις που διατηρούν τους εργαζόμενους ενεργούς, κερδίζουν πραγματικά περίπου 21 τοις εκατό περισσότερα κέρδη από ό,τι εκείνες που δεν το κάνουν. Θέλετε να βάλετε τους ανθρώπους να μιλάνε; Ξεκινήστε πρώτα με μικρά βήματα. Κάποιοι διευθυντές βρίσκουν χρήσιμες τις μηνιαίες συναντήσεις εγκεφάλου ενώ άλλοι εγκαθιστούν κάδους προτάσεων όπου ο καθένας μπορεί να καταθέτει ιδέες οποιαδήποτε στιγμή. Το σημαντικό δεν είναι η ίδια η μέθοδος αλλά η δημιουργία ενός χώρου για φωνές που διαφορετικά ίσως παρέμεναν ακούγετε.
Αξιολόγηση του Τρέχοντος Εργασιακού Περιβάλλοντος
Η εξέταση της διαρρύθμισης του χώρου εργασίας μπορεί πραγματικά να βοηθήσει στην εντοπισμό προβλημάτων που εμποδίζουν την ολοκλήρωση της δουλειάς. Όταν κοιτάζουμε προσεκτικά το περιβάλλον, υπάρχουν αρκετοί παράγοντες που αξίζει να ληφθούν υπόψη, όπως η κίνηση των ανθρώπων μέσα στον χώρο, η λογική των ροών εργασίας και το αν οι ομάδες διαθέτουν τα απαραίτητα για να συνεργάζονται αποτελεσματικά. Για παράδειγμα, οι χώροι ανοιχτού γραφείου βεβαίως διευκολύνουν την επικοινωνία μεταξύ των συναδέλφων, αλλά συχνά δημιουργούν θορύβους που αποσπούν την προσοχή κατά τη διάρκεια πολύπλοκων εργασιών. Η ανίχνευση αυτών των προβλημάτων επιτρέπει στις επιχειρήσεις να προχωρήσουν σε αλλαγές που ταιριάζουν στον τρόπο λειτουργίας των διαφόρων ομάδων και στις ανάγκες των ατόμων. Κάποιες εταιρείες μάλιστα έχουν δηλώσει σημαντικές βελτιώσεις μετά την επαναδιαμόρφωση των θέσεων εργασίας ή την προσθήκη ησυχών περιοχών όπου αυτό είναι απαραίτητο.
Για να εντοπίσετε πού θα μπορούσε να βελτιωθεί κάτι σε ένα γραφείο, βοηθά να εξετάσετε αυτά τα καθημερινά προβλήματα που κανείς δεν μιλάει πραγματικά για αυτά αλλά τα αισθάνονται όλοι. Τα περισσότερα γραφεία υποφέρουν από κακές διαρρυθμίσεις καθισμάτων, φωτισμό που κάνει τους ανθρώπους να μαστίζουν ή να θαμπώνονται, και σχέδια δαπέδου που φαίνεται να έχουν σχεδιαστεί με τρόπο ώστε η μετάβαση από το σημείο Α στο σημείο Β να μοιάζει με διαδρομή εμποδίων. Όλες αυτές οι μικρές ενοχλήσεις αθροίζονται και αρχίζουν να επηρεάζουν σιγά-σιγά τόσο το σώμα όσο και το μυαλό με την πάροδο του χρόνου. Όταν προσπαθείτε να καταλάβετε τι χρειάζεται διόρθωση, υπάρχουν αρκετοί τρόποι για να λάβετε πραγματικές απόψεις από τους υπαλλήλους. Τα ερωτηματολόγια λειτουργούν αρκετά καλά, εφόσον είναι σύντομα και απλά. Κάποιες εταιρείες έχουν επίσης καλά αποτελέσματα με τακτικές συναντήσεις-καφέ, όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να εκφράσουν τις ανησυχίες τους χωρίς να νιώθουν ότι κάνουν μια επίσημη παρουσίαση. Τα παλιομοδίτικα κουτιά προτάσεων έχουν ακόμη τη θέση τους, αν και πολλοί χώροι εργασίας προτιμούν σήμερα ψηφιακές εκδόσεις που καθιστούν ευκολότερη την παρακολούθηση των απαντήσεων. Το βασικό είναι να ακούτε πραγματικά αυτά που λένε οι άνθρωποι και στη συνέχεια να παίρνετε πραγματικές πρωτοβουλίες για να τα διορθώσετε. Οι εταιρείες που αντιμετωπίζουν σοβαρά τις προτάσεις των εργαζομένων τείνουν να δημιουργούν χώρους εργασίας που ξεπερνούν την απλή κάλυψη των βασικών απαιτήσεων, καταλήγοντας σε περιβάλλοντα στα οποία οι εργαζόμενοι πραγματικά θέλουν να περνούν τις μέρες τους.
Δημιουργία θετικής κουλτούρας εργασίας
Η καλή εργασιακή κουλτούρα βοηθάει πραγματικά τους ανθρώπους να συνεργάζονται καλύτερα σε διαφορετικά τμήματα. Πράγματα όπως οργανωμένες δραστηριότητες διαμόρφωσης ομάδας ή η συμμετοχή εργαζομένων από διάφορα τμήματα της εταιρείας σε κοινά έργα κάνουν μεγάλη διαφορά. Μελέτες έχουν δείξει ότι όταν οι ομάδες συμμετέχουν τακτικά σε αυτού του είδους κοινές προσπάθειες, η συνολική τους παραγωγικότητα αυξάνεται κατά περίπου 15 τοις εκατό. Αυτό που κάνει αυτή την προσέγγιση αποτελεσματική είναι το ότι αρχίζει να καταργούνται αυτοί οι αόρατοι φραγμοί μεταξύ των τμημάτων, ενώ παράλληλα οι συνάδελφοι μαθαίνουν να γνωρίζονται καλύτερα. Καθώς οι σχέσεις εμπεδώνονται μέσα από κοινές εμπειρίες, οι ομάδες τείνουν να παράγουν αποτελέσματα πιο ενιαία και δημιουργικά εντυπωσιακά.
Η ανοιχτή επικοινωνία έχει πραγματικά μεγάλη σημασία για τη δημιουργία ενός καλού εργασιακού περιβάλλοντος. Οι επιχειρήσεις που θέτουν σε λειτουργία διάφορους τρόπους επικοινωνίας – σκεφτείτε εβδομαδιαία ραντεβού ενημέρωσης, κάδους προτάσεων ή ηλεκτρονικά φόρουμ – τείνουν να καταγράφουν καλύτερη διαφάνεια και περισσότερη ευτυχισμένη εργατική δύναμη συνολικά. Έρευνες δείχνουν και κάτι ενδιαφέρον σε αυτό το σημείο: στα γραφεία όπου οι εργαζόμενοι αισθάνονται άνετα να μιλήσουν, η ικανοποίηση των εργαζομένων είναι περίπου 25 τοις εκατό υψηλότερη. Όταν οι εργαζόμενοι ακούγονται πραγματικά στις απόψεις και στις ανησυχίες τους, δημιουργείται πραγματική εμπιστοσύνη μέσα στις ομάδες. Έχουμε δει να συμβαίνει αυτό σε αρκετές οργανώσεις, όπου οι τακτικές συναντήσεις εγκαθίδρυσαν τη συνεργασία ως συνήθεια, αντί για τυπικότητα. Το αποτέλεσμα; Οι άνθρωποι αρχίζουν να συνεργάζονται πιο αποτελεσματικά, γιατί ξέρουν ότι η διοίκηση ακούει πραγματικά αυτά που λένε.
Συμπέρασμα: Αποκομίστε τα οφέλη από ένα εστιασμένο εργασιακό περιβάλλον
Οι χώροι εργασίας που προάγουν τη συγκέντρωση έχουν την τάση να αυξάνουν την παραγωγικότητα με την πάροδο του χρόνου, σύμφωνα με πολλές μελέτες σχετικά με τον σχεδιασμό χώρων εργασίας. Όταν οι εταιρείες δημιουργούν περιβάλλοντα χωρίς πολλές αποσπάσεις, οι εργαζόμενοι παραμένουν συγκεντρωμένοι για περισσότερο χρόνο και ολοκληρώνουν περισσότερες εργασίες καθ' όλη τη διάρκεια της ημέρας. Πάρτε ως παράδειγμα γραφεία που διαθέτουν ελεγχόμενα επίπεδα θορύβου και καλό φωτισμό. Πολλές επιχειρήσεις αναφέρουν καλύτερα αποτελέσματα όταν επενδύουν σε αυτές τις βασικές βελτιώσεις. Οι υπάλληλοι ολοκληρώνουν τις εργασίες τους πιο γρήγορα και κάνουν λιγότερα λάθη, κάτι που μεταφράζεται σε πραγματικά κέρδη για τα οικονομικά της εταιρείας.
Όταν οι εταιρείες επικεντρώνονται στη βελτίωση του χώρου εργασίας για τους υπαλλήλους, στην πραγματικότητα βοηθάει και τα οικονομικά αποτελέσματα. Έρευνες στη βιομηχανία δείχνουν ότι οι επιχειρήσεις που δαπανούν πόρους σε πράγματα όπως άνετες καρέκλες, χώρους συνεργασίας για τις ομάδες και στη δημιουργία ενός θετικού εργασιακού κλίματος, τείνουν να επιτυγχάνουν περισσότερα, να διατηρούν το προσωπικό τους ευτυχισμένο και να μένει περισσότερο. Οι υπάλληλοι που παραμένουν συνήθως είναι και πιο παραγωγικοί. Ολοένα και περισσότεροι διευθυντές αρχίζουν να συνειδητοποιούν ότι το πώς φαίνεται και λειτουργεί ένα γραφείο δεν είναι πια θέμα μόνο αισθητικής. Έχει γίνει τμήμα του σοφιστικέ σχεδιασμού της επιχείρησης, γιατί ευτυχισμένοι εργαζόμενοι σημαίνουν καλύτερα αποτελέσματα σε όλους τους τομείς.
