Cabines d’oficina respecte a sales de reunió tradicionals: quina és la millor inversió per als espais de treball moderns?

A mesura que les organitzacions replantejen com haurien de funcionar les oficines a l’era del treball híbrid, una pregunta es fa cada cop més habitual durant les reunions de planificació de llocs de treball:

Hem de construir més sales de reunions o invertir en capsula d'oficina en canvi?

És una pregunta pràctica, però la resposta ja no és tan senzilla com ho era abans.

Durant dècades, la solució per defecte va ser construir sales de conferències permanents i despatxos tancats. Aquests espais proporcionaven privadesa, recolzaven la col·laboració i s’ajustaven als dissenys tradicionals d’espais de treball, on els empleats treballaven des de seients assignats cinc dies a la setmana.

Avui en dia, el lloc de treball és diferent.

Els equips es desplacen entre la llar i l’oficina. Les videoconferències tenen lloc durant tot el dia. Els empleats necessiten espais tranquils per treballar concentrats, mantenir converses confidencials, fer trucades als clients i col·laborar de forma espontània. Al mateix temps, les organitzacions estan sota pressió per optimitzar els costos immobiliaris i crear espais de treball que puguin adaptar-se a mesura que evolucionen les necessitats empresarials.

En aquest entorn, moltes empreses substitueixen —o complementen— les sales de reunió tradicionals amb cabines d’oficina modulars.

Però es tracta només d’una tendència en l’entorn laboral o és una inversió a llarg termini més intel·ligent?

Aquesta guia compara les cabines d’oficina i les sales de reunió tradicionals segons els factors que més importen als equips d’adquisicions, als gestors d’instal·lacions, als estrategues de l’espai de treball i als líders empresarials.

Per què aquesta decisió és més important que mai

L’espai d’oficina és una de les despeses operatives més elevades per a la majoria d’organitzacions.

Cada metre quadrat representa una inversió contínua en lloguer, serveis utilities, manteniment i experiència de l’empleat.

Quan es planifiquen reformes o noves oficines, triar el tipus equivocat d’espai de treball pot crear limitacions a llarg termini que resulten molt costoses d’invertir.

L’objectiu no és simplement afegir més espai per a reunions, sinó crear la combinació adequada d’entorns que recolzin com treballen realment les persones avui en dia.

Abans de comparar productes, cal reconèixer que les cabines d’oficina i les sales de reunió estan dissenyades per resoldre reptes laborals diferents.

Les sales de reunió tradicionals són ideals per a la col·laboració programada amb grups més nombrosos.

Les cabines d’oficina ofereixen espais flexibles per a treball concentrat, trucades privades, reunions híbrides, entrevistes i discussions en petits grups.

Per a moltes organitzacions, la decisió no consisteix a substituir-ne una per l’altra, sinó a trobar l’equilibri adequat.

Inversió inicial: anar més enllà dels costos de construcció

En comparar pressupostos, molts responsables de decisions es centren naturalment en el preu de compra inicial.

A primera vista, construir una sala de reunions convencional pot semblar menys cara que comprar una cabina d’oficina acústica premium.

Tanmateix, els projectes de construcció sovint inclouen costos que no apareixen a l’estimació original.

Una sala de reunions tradicional normalment implica:

• Plànols arquitectònics
• Permisos de construcció
• Mà d’obra de l’contractista
• Instal·lació de placa de guix
• Treball elèctric
• Modificacions del sistema de calefacció, ventilació i aire condicionat (HVAC)
• Revistement de sol
• Pintura
• Compliment de les normes de seguretat contra incendis
• Gestió de projectes
• Neteja després de la construcció

A més, les reformes generen sovint interrupcions en l’activitat empresarial.

Els empleats poden perdre temporalment l'accés a l'espai de treball, mentre que el soroll, el pols i les restriccions d'accés afecten les operacions diàries.

Els espais de treball modulars segueixen un model diferent.

La majoria de cabines acústiques modulars arriben prèviament dissenyades i es munten in situ amb una pertorbació mínima. La instal·lació sovint es completa en un sol dia laboral, cosa que permet que les empreses continuïn amb les seves operacions habituals durant tot el procés.

Per a les organitzacions que treballen amb terminis ajustats, evitar setmanes de construcció pot representar un valor significatiu.

Velocitat de desplegament

Els projectes de construcció rarament s’acaben exactament segons el previst.

Retards imprevistos causats per contractistes, inspeccions o manca de materials poden retardar les reformes d’oficines durant setmanes.

Per a les empreses de creixement ràpid, cada retard afecta la productivitat.

Les cabines d’oficina redueixen dràsticament els terminis de desplegament.

En lloc de coordinar diversos oficiants de la construcció, les organitzacions reben una solució d’espai de treball acabada que sovint es pot instal·lar en poques hores.

Això fa que les cabines d’oficina siguin especialment atractives per:

• Equips en expansió
• Oficines temporals per a projectes
• Entorns de treball compartit
• Canvis ràpids d’ubicació de l’oficina
• Empreses que obren noves ubicacions regionals

La velocitat s’ha convertit en una avantatge competitiu, no només en una comoditat.

Flexibilitat per a un entorn laboral en evolució

Una de les principals diferències entre les cabines d’oficina i les sales de reunió permanents és la seva adaptabilitat.

La construcció tradicional parteix del supòsit que la distribució actual de l’oficina continuarà sent eficaç durant molts anys.

En realitat, les necessitats del lloc de treball rarament romanen iguals.

Les empreses contracten nous empleats.

Els departaments es reorganitzen.

Les polítiques de treball híbrid evolucionen.

Els contractes d’arrendament d’oficines caduquen.

Les prioritats empresarials canvien.

Les sales de reunió permanents no poden adaptar-se fàcilment a aquests canvis.

Els mòduls d’oficina, en canvi, estan dissenyats pensant en la flexibilitat.

Es poden traslladar dins de l’oficina, reconfigurar durant les obres de reforma o traslladar completament quan una empresa canvia d’ubicació.

Per a les organitzacions que gestionen diverses oficines o que preveuen un creixement futur, aquesta flexibilitat redueix el risc associat a la construcció permanent.

En lloc de convertir-se en una part de l'edifici, les cabines d'oficina romanen actius valuables per al lloc de treball.

Suport del treball híbrid

L’auge del treball híbrid ha canviat fonamentalment el comportament a l’oficina.

Els empleats ja no van a l’oficina només per seure a un escriptori.

En canvi, hi van per col·laborar, rebre mentoria, fer tallers i reunions amb clients, tot i que continuen participant en converses virtuals durant tot el dia.

Això crea un nou repte.

Un empleat pot passar la matinada col·laborant amb companys abans de necessitar un espai privat per a una trucada de vídeo confidencial.

Les sales de conferències grans rarament són la solució més eficient per a aquest tipus d’activitat.

Les cabines d’oficina ofereixen entorns especialitzats dissenyats específicament per:

• Conferències de vídeo
• Reunions individuals
• Converses de recursos humans
• Treball concentrat
• Trucades als clients
• Entrevistes virtuals

En oferir espais que coincideixen amb els patrons de treball moderns, les organitzacions milloren tant l'experiència dels empleats com l'eficiència operativa.

Utilització de l'espai: S'utilitzen de forma efectiva les sales de reunió?

Una de les mètriques de l'espai de treball menys tingudes en compte és la utilització de les sales.

Moltes organitzacions descobreixen que les seves sales de conferències més grans passen gran part del dia ocupades per només una o dues persones.

Això representa una utilització ineficient d'un espai d'oficina valuós.

Penseu en una sala de reunió típica per a 10 persones.

Tot i estar dissenyada per a reunions d'equips grans, pot reservar-se sovint per:

• Trucades telefòniques privades
• Entrevistes
• Avaluacions de rendiment
• Discussions entre dues persones
• Presentacions virtuals

Les cabines d’oficina ajuden a resoldre aquest desajust.

En lloc de reservar sales de conferències massa grans per a converses petites, els empleats tenen accés a espais dissenyats específicament per a les seves necessitats.

Això permet que les sales de reunió més grans quedin disponibles quan realment es necessiten, alhora que augmenta l’eficiència general dels dissenys d’espais de treball.

Rendiment acústic i experiència de l’empleat

Els espais d’oficina oberts fomenten la col·laboració, però també introdueixen distraccions.

Les trucades telefòniques, les discussions improvisades i les reunions per vídeo poden reduir la concentració de tothom que hi ha a prop.

Les cabines acústiques d’oficina resolen aquest problema creant entorns tancats amb aïllament acústic i sistemes de ventilació dissenyats específicament.

Els empleats guanyen privadesa sense aïllar-se del lloc de treball.

Això és especialment valuós per a departaments com ara:

• Recursos Humans
• Ventas
• Èxit del client
• LEGAL
• Finances
• Direcció executiva

Ja es tracti de discutir informació confidencial o de participar en conferències de vídeo internacionals, els empleats es beneficien d’una privadesa constant de la parla.

Productivitat: la justificació empresarial per als espais silenciosos

El treball modern basat en el coneixement depèn de la concentració.

El desenvolupament de programari, l’anàlisi financera, l’estratègia de màrqueting, el disseny, la revisió jurídica i l’escriptura tècnica requereixen períodes de concentració ininterrompuda.

Quan els empleats tenen dificultats per trobar llocs tranquils on treballar, la productivitat en patir.

Les cabines d’oficina creen entorns on els empleats poden allunyar-se temporalment de les distraccions sense haver de sortir de l’oficina.

Fins i tot períodes curts de treball concentrat poden millorar la presa de decisions, la creativitat i la finalització de tasques.

En comptes de considerar les cabines d’oficina com a mobles, moltes organitzacions ara les consideren infraestructura per a la productivitat.

Sostenibilitat i valor patrimonial a llarg termini

La sostenibilitat s’ha convertit en una consideració cada vegada més important per a les inversions en espais de treball.

Les reformes tradicionals sovint generen una quantitat significativa de residus de construcció, incloent-hi guix, pintura, materials per a paviments i escombraries de demolició.

Les cabines d’oficina ofereixen una alternativa més sostenible.

Com que són modulars, molts components es poden reutilitzar, traslladar, restaurar o reciclar al final de la seva vida útil.

Per als negocis que busquen reduir el seu impacte ambiental mentre allarguen la vida útil de les seves inversions en espais de treball, les solucions modulars recolzen els principis de l’economia circular de manera més eficaç que la construcció permanent.

Quina solució s’adapta al vostre negoci?

No hi ha una resposta universal.

En lloc d’això, les organitzacions haurien d’avaluar les necessitats del lloc de treball basant-se en el comportament dels empleats.

Les sales de reunió tradicionals segueixen sent l’opció preferida per:

• Reunions del consell d’administració
• Presentacions grans
• Sessions de formació
• Tallers amb clients
• Trobes departamentals

Els mòduls d’oficina destaquen quan les organitzacions necessiten:

• Cabines telefòniques
• Sales de reunió per vídeo
• Espais privats per concentrar-se
• Sales d'entrevistes
• Àrees petites de col·laboració
• Distribucions flexibles de l'espai de treball

En moltes oficines modernes, la solució més eficaç és una combinació d'ambdós tipus.

Les sales de conferències grans donen suport a la col·laboració planificada, mentre que les cabines d'oficina acullen les desenes d'interaccions més petites que es produeixen al llarg del dia.

Preguntes que haurien de fer-se els equips d'adquisicions abans d'invertir

Abans de seleccionar cap de les dues solucions, els equips d'adquisicions haurien de tenir en compte:

• Amb quina freqüència estan totalment ocupades les sales de reunió existents?
• Quants trucades per vídeo es realitzen cada dia?
• Els empleats tenen dificultats per trobar espais de treball privats?
• Caldrà modificar la distribució de l’oficina durant els propers cinc anys?
• L’organització preveu traslladar-se?
• Amb quina rapidesa han d’entrar en funcionament els nous espais?
• Quins són els requisits de manteniment a llarg termini?
• Quina solució ofereix un valor vitalici superior?

Valorar aquestes preguntes ajuda les organitzacions a prendre decisions basades en resultats operatives, i no només en els costos inicials de construcció.

Pensaments finals

El lloc de treball ha canviat dràsticament durant la dècada passada, i el disseny d’oficines també ho fa.

Les organitzacions ja no necessiten dependre exclusivament de la construcció permanent per crear entorns productius, privats i col·laboratius.

Les cabines d’oficina ofereixen una alternativa flexible que s’adapta als actuals models de treball híbrid, als cicles empresarials més ràpids i a les estratègies de lloc de treball en evolució.

Encara que les sales de reunió tradicionals continuen jugant un paper important, les cabines d’oficina modulars ofereixen a les organitzacions una major adaptabilitat, una implantació més ràpida, una millor utilització de l’espai i un valor operatiu a llarg termini.

Per als responsables de compres, els gestors d’instal·lacions i els directors d’espais de treball, la millor inversió rarament es defineix pel cost inicial més baix.

En canvi, és la solució que continua aportant valor mentre l’empresa creix, canvia i evoluciona.

Triar l’equilibri adequat entre sales de reunió permanents i cabines d’oficina modulars pot ajudar a crear un espai de treball que doni suport als empleats avui mateix i que, al mateix temps, estigui preparat per al demà.

Preguntes freqüents

Les cabines d’oficina són més barates que construir sales de reunió tradicionals?

El preu de compra inicial varia segons la mida i les especificacions. No obstant això, les cabines d’oficina sovint redueixen els costos de construcció, el temps d’instal·lació i les despeses futures de reforma, cosa que les converteix en una inversió econòmica a llarg termini.

Les cabines d’oficina poden substituir les sales de conferències?

No del tot. Les cabines d’oficina són ideals per a trucades privades, treball concentrat, entrevistes i petites reunions, mentre que les sales de conferències més grans segueixen sent essencials per a presentacions i trobades d’equip.

Les cabines d’oficina són adequades per als llocs de treball híbrids?

Sí. Les cabines d’oficina ofereixen espais dedicats per a conferències per vídeo, discussions confidencials i treball concentrat, cosa que les fa especialment valuoses en entorns d’oficina híbrida.

Les cabines d’oficina requereixen permisos d’edificació?

En molts casos, les cabines d’oficina modulars es consideren mobles i no estructures permanents, el que significa que poden no necessitar els mateixos permisos que la construcció tradicional. Els requisits varien segons la ubicació, de manera que les empreses sempre han de verificar la normativa local.

Quins factors haurien de comparar els equips d’adquisicions abans de comprar?

Els principals aspectes a tenir en compte inclouen el temps d’instal·lació, el rendiment acústic, la ventilació, la flexibilitat, el manteniment, la garantia, la capacitat de reubicació, el cost total de propietat i el retorn esperat de la inversió.