Sala de concentració i eficiència laboral: Com millorar la concentració a través d'una distribució efectiva de l'espai?
Entendre l'eficiència del treball
L'eficiència laboral vol dir bàsicament aconseguir el màxim rendiment utilitzant el mínim possible, cosa que es relaciona directament amb la productivitat que pot assolir algú amb el seu temps. Quan parlem de pràctiques laborals eficients, el que analitzem és maximitzar els resultats minimitzant el desgast en àmbits diversos com el temps invertit, l'esforç físic i l'energia mental requerida. Què hi ha de bo? Que les tasques es completen més ràpidament sense sacrificar la qualitat en el procés. Les empreses que es centren en optimitzar les operacions solen descobrir que poden aconseguir més al llarg del dia, aprofitant millor recursos com les hores de treball dels empleats o els materials necessaris per als projectes.
L'eficiència en el treball és molt important per a les empreses avui en dia, ja que ajuda a reduir costos, estalviar temps i millorar el funcionament general. Un informe recent de Wrike del 2023 va mostrar que molts directors senten una pressió real per aconseguir que els seus equips treballin de manera més intel·ligent i no només més fort. Analitzar aquest problema revela també un aspecte interessant. Les empreses que augmenten l'eficiència no només produeixen més i més ràpid. De fet, generen més ingressos mentre gasten menys en operacions diàries i, alhora, mantenen el personal més satisfet. Millorar processos entre departaments normalment implica estalviar diners en algun lloc, però hi ha un altre benefici del qual no es parla prou. Els empleats tendeixen a sentir-se millor amb les seves feines quan les coses no són tan caòtiques, fet que fa que els bons treballadors es quedin més temps en lloc de canviar d'empresa cada pocs mesos.
Optimitzar l'espai d'oficina per a una millor concentració
Crear un espai de treball que funcioni realment per a les tasques que hem de fer és molt important per mantenir-nos concentrats i productius. Un bon disseny implica combinar elements com opcions de seients còmodes, condicions adequades d'il·luminació i dispositius tecnològics útils distribuïts per tot l'espai de la oficina. Quan una persona seu en una cadira ajustable a una taula que es pot pujar o baixar, el seu cos es manté més sa al llarg del temps, fet que redueix naturalment la fatiga i li permet concentrar-se millor en la seva feina. Estudis indiquen que les persones tendeixen a sentir-se més feliços i a treballar més ràpidament quan hi ha molta llum natural que entra per les fincestres, possiblement un 20-25% d'increment en la rapidesa amb què es completen les tasques. I no ens hem de забidar tampoc de totes les tecnologies útils d'avui dia. Els auriculars amb cancel·lació de soroll marquen una gran diferència en oficines enèrgiques, mentre que les aplicacions que ajuden a organitzar projectes eviten que res es perdi enmig del caos. Aquests petits detalls realment fan que les jornades laborals transcorrin amb més fluïdesa i esconsegueixin millors resultats dels esperats.
La manera com es configuren les oficines afecta realment si els treballadors poden concentrar-se en les seves tasques. Les oficines amb espai obert fomenten certament la comunicació entre les persones, però també introdueixen tot tipus de distraccions i soroll de fons que fan difícil mantenir la concentració. Fa uns anys, una investigació va mostrar que proporcionar als empleats accés a àrees privades o racons tranquils redueix considerablement les interrupcions, fet que permet que les persones produeixin treballs de millor qualitat. L'enfoc més encertat sembla ser combinar els dos tipus d'espais, de manera que els equips puguin intercanviar idees quan calgui i després retirar-se a un lloc més tranquil quan s'hagi de fer una reflexió més profunda. Aquest tipus de configuració flexible tendeix a crear un lloc de treball on tothom pot fer les seves feines sense perdre la cordura.
Implementació de pods d'oficina eficaços
Afegir cabines d'oficina als espais de treball, especialment dissenyades per a petits grups de 3 o 4 persones, pot augmentar realment el treball en equip mentre redueix el soroll de fons molest. El disseny crea una mena d'efecte de bombolla on els equips poden parlar lliurement sense molestar els altres que estiguin a prop. El so s'absorbeix a l'interior d'aquests espais, de manera que les converses queden més contenides però suficientment clares per a tothom que hi participa. Un exemple real prové d'una empresa de desenvolupament de programari que va veure una reducció de les queixes per soroll d'aproximadament el 30% després d'instal·lar aquestes cabines acústiques a la seva planta oberta. A més, els empleats van comentar que es sentien més concentrats en treballar-hi les idees en aquests espais dedicats, comparat amb les sales de reunions habituals. Les empreses que vulguin millorar com interactuen els seus equips haurien de considerar provar aquestes estacions de treball modulars.
El que realment diferencia el Lite XL Office Pod és la seva gran flexibilitat mantenint al mateix temps el soroll exterior a ratlla, fet que explica per què moltes empreses l’estan adoptant avui dia. A l’interior, han inclòs tot tipus de materials insonoritzants que creen una mena de bombolla ultratransquil·la on la gent pot treballar sense ser distreta pel xivarri de l’oficina. Els empleats que han utilitzat aquests pods comenten que, a part de l’excel·lent aïllament acústic, detalls com una correcta ventilació i llums ajustables també marquen una gran diferència. Les persones solen mantenir la concentració durant més temps quan el seu entorn no les distreu. Algunes empreses fins i tot han arribat a veure un augment de productivitat d’aproximadament el 15 per cent al llarg del dia, simplement perquè els empleats tenien accés a aquests espais privats durant les hores més ocupades.
El Office Booth XL marca una gran diferència a l'hora de gestionar trucades privades o reunions ràpides d'equip. Aquests mòduls incorporen parets insonoritzades, opcions d'il·luminació ajustables i fins i tot un sistema de ventilació mini que manté l'aire fresc a l'interior. Les empreses que han instal·lat aquests espais de treball informen d'un augment de la productivitat dels empleats d'aproximadament el 20 percent. La majoria de la gent diu que treballa millor sense el soroll de fons i el fet de disposar d'un lloc tranquil per parlar de temes laborals ajuda realment a concentrar-se. Per a les empreses que vulguin crear un entorn més productiu mantenint al mateix temps un cert nivell de privacitat entre els empleats, invertir en aquests mòduls d'oficina sembla una decisió encertada.
Estratègies per millorar l'eficiència del treball
A l'hora de fer les coses al treball, establir objectius SMART realment marca la diferència. L'objectiu és crear metes assolibles, no simples desitjants vagues. Pensa-hi d'aquesta manera: si els objectius són prou específics per concretar, mesurables per saber quan s'assoleixen, assolibles sense necessitat de poder màgic, rellevants respecte al que més importa, i vinculats a terminis reals, la gent tendeix a mantenir-se enfocada i aconseguir resultats més ràpidament. Pren un departament de recursos humans que vulgui optimitzar el seu procés. En comptes de dir "volem contractar millor", podrien intentar reduir el temps mitjà des de la publicació de la feina fins a l'acceptació de l'oferta aproximadament un 15 per cent durant el proper trimestre. Aquest tipus de meta concreta ofereix a tothom alguna cosa tangible cap a la qual treballar, en lloc de passar-se hores sense avançar.
Aconseguir el màxim rendiment de la tecnologia és força important a l'hora de fer que els processos de treball funcionin amb més fluïdesa. Les eines per a la gestió de projectes (com Asana o Trello) juntament amb aplicacions de xat com Slack ajuden realment a reduir el temps perdut i els esforços duplicats entre equips. Un estudi recent de McKinsey va descobrir una cosa interessant: les empreses que adopten solucions tecnològiques més modernes solen alliberar aproximadament el 25% de les hores dels empleats cada setmana. Això pot no semblar gaire gran a primera vista, però al llarg de mesos i anys, les hores estalviades es tradueixen en guanys importants en termes del que s'aconsegueix a tota l'organització.
Implicar el personal en la presa real de decisions ha demostrat fer funcionar millor els llocs de treball. Les persones que veuen que les seves opinions compten tendeixen a treballar més dur i a romandre més temps en empreses on es senten valorades. Segons la investigació de Gallup, les empreses que mantenen els seus treballadors implicats arriben a generar un 21 percent més de benefici que les que no ho fan. Vols que la gent comenci a parlar? Comença per coses petites primer. Algunes gerències troben útils les reunions mensuals de generació d'idees, mentre que d'altres configuren safates de suggeriments on qualsevol pot deixar idees en qualsevol moment. El que importa no és el mètode en si, sinó crear espai per a veus que, d'una altra manera, podrien quedar silenciades.
Avaluar el seu entorn laboral actual
Analitzar com es configuren les coses a l'entorn de treball pot ajudar molt a detectar problemes que dificulten l'acompliment de tasques. Quan fem un bon examen de l'espai, hi ha diversos factors que cal considerar, com la manera com les persones es desplacen pel lloc, si els fluxos de treball tenen sentit i si els equips disposen del necessari per treballar correctament en col·laboració. Per exemple, els espais d'oficina oberts fan que sigui més fàcil la comunicació entre companys de treball, però sovint generen distraccions perquè algú necessita concentrar-se en tasques complexes. Detectar aquests tipus de problemes permet a les empreses fer canvis que s'adaptin realment a com operen els diferents equips i a les necessitats individuals. Algunes empreses han arribat a assenyalar millores significatives després de reordenar escriptoris o afegir zones silencioses on calia.
Per detectar on les coses podrien millorar en una oficina, ajuda observar aquells problemes quotidians que ningú no parla realment d'ells però tothom els sent. La majoria d'oficines pateixen mals acomodaments de seients, il·luminació que fa entretancar els ulls o reflectir, i plantes baixes que semblen dissenyades per fer que anar d'un punt A a un punt B sembli un recorregut d'obstacles. Totes aquestes petites molèsties s'acumulen i comencen a afectar tant el cos com la ment amb el temps. A l'hora d'intentar esbrinar què cal arreglar, hi ha diverses maneres d'obtenir opinions reals dels empleats. Les enquestes funcionen força bé si es mantenen curtes i clares. Algunes empreses han tingut èxit amb xerrades informals amb cafè on els empleats poden expressar preocupacions sense sentir-se com si estiguessin fent una presentació formal. Les caixes de suggeriments tradicionals encara tenen el seu lloc, tot i que molts llocs de treball ara prefereixen versions digitals que faciliten el seguiment de les respostes. El punt clau és escoltar realment el que la gent diu i després fer alguna cosa al respecte. Les empreses que prenen seriosament les aportacions dels empleats tendeixen a crear espais de treball que van més enllà de complir només els requisits bàsics, acaben creant entorns on els treballadors volen passar les seves jornades.
Crear una cultura laboral positiva
Una bona cultura laboral ajuda molt les persones a treballar millor juntes entre diferents departaments. Coses com exercicis d'equip organitzats o posar a treballar juntes persones de diverses parts de l'empresa en projectes marquen una gran diferència. Estudis han trobat que quan els equips participen regularment en aquests tipus d'esforços conjunts, la seva productivitat augmenta aproximadament un 15 per cent, més o menys. El que fa efectiu aquest enfocament és que comença a enderrocar aquestes parets invisibles entre departaments, alhora que ajuda els companys a conèixer-se realment. A mesura que es desenvolupen relacions a través d'experiències compartides, els equips tendeixen a produir resultats més units i creativament sorprenents.
La comunicació oberta és molt important per crear un bon ambient laboral. Les empreses que implementen diferents canals de comunicació —com ara reunions setmanals, suggeriments escrits o fòrums en línia— solen aconseguir una major transparència i treballadors més feliços en general. Hi ha una dada interessant recollida en investigacions: els despatxos on els empleats es senten còmodes expressant les seves opinions mostren aproximadament un 25 percent més d’índex de satisfacció. Quan els empleats saben que escolten les seves opinions i preocupacions, es genera una confiança real entre els equips. Hem vist aquest fenomen en diverses organitzacions on les sessions de generació d’idees van passar a ser una pràctica habitual, i no només un tràmit. Quin és el resultat? Les persones comencen a col·laborar millor perquè saben que la direcció escolta el que diuen.
Conclusió: Recull els beneficis d'un entorn de treball enfocat
Els espais de treball que fomenten la concentració solen augmentar la productivitat al llarg del temps, segons diverses investigacions sobre el disseny d'oficines. Quan les empreses creen entorns amb poques distraccions, els treballadors mantenen la concentració durant més temps i aconsegueixen fer més feina al llarg del dia. Penseu, per exemple, en les oficines amb nivells de soroll controlats i una bona il·luminació. Moltes empreses constaten millors resultats quan inverteixen en aquestes millores bàsiques. Els empleats finalitzen les tasques més ràpidament i cometent menys errors, fet que es tradueix en guanys reals per a la línia de benefici de l'empresa.
Quan les empreses es centren en millorar els llocs de treball per als empleats, això també ajuda els resultats econòmics. Estudis del sector mostren que les empreses que invertint en elements com cadires còmodes, espais on els equips puguin treballar junts i crear un ambient positiu a la companyia solen aconseguir millors resultats, mantenint els empleats més feliços i fent que romanguin més temps a l'empresa. A més, els treballadors que es queden solen ser més productius. Cada vegada més directors comencen a adonar-se que el disseny i la funcionalitat dels despatxos ja no es tracta només d'estètica. Esdevé part de la planificació intel·ligent d'una empresa, ja que treballadors contents significan millors resultats generals.
