غرفة التركيز وكفاءة العمل: كيف يمكن تحسين التركيز من خلال تخطيط المساحة الفعال؟
فهم كفاءة العمل
يعني الكفاءة في العمل بشكل أساسي إنجاز أكبر قدر ممكن مع استخدام أقل ما يمكن، وهو ما يتصل مباشرة بفعالية الشخص في استخدام وقته. عندما نتحدث عن ممارسات العمل الفعالة، فإننا نبحث حقًا عن تعظيم النتائج مع تقليل الهدر في مجالات مختلفة مثل الوقت المستغرق، والجهد البدني، والطاقة الذهنية المطلوبة. الأفضل في ذلك؟ تُنجز المهام بشكل أسرع دون التفريط في الجودة خلال العملية. غالبًا ما تجد الشركات التي تركز على تبسيط العمليات أنها تستطيع إنجاز المزيد على مدار اليوم، واستخدام أفضل لكل شيء بدءًا من ساعات العمل الخاصة بالموظفين وحتى المواد اللازمة للمشاريع.
تلعب الكفاءة في العمل دوراً كبيراً لدى الشركات هذه الأيام، لأنها تساعد في خفض التكاليف، وتوفر الوقت، وتجعل كل العمليات تعمل بشكل أفضل بشكل عام. أظهر تقرير حديث لشركة Wrike لعام 2023 أن العديد من المديرين يشعرون بضغط حقيقي لجعل فرقهم تعمل بذكاء أكثر وليس بجهد أكبر. وعند النظر عن كثب في هذه القضية، يظهر جانب مثير للاهتمام أيضاً. فالشركات التي ترفع من كفاءتها لا تنتج فقط المزيد من المنتجات بشكل أسرع، بل تحقق في الواقع أرباحاً أكبر بينما تنفق أقل على العمليات اليومية، وفي الوقت نفسه تبقي الموظفين أكثر سعادة. وعادةً ما يعني تبسيط العمليات عبر الأقسام المختلفة توفير المال في مكان ما، لكن هناك فائدة أخرى لا يتحدث عنها أحد بما يكفي. يميل الموظفون إلى الشعور الأفضل تجاه وظائفهم عندما لا تكون الأمور فوضوية إلى هذا الحد، مما يجعل الموظفين الجيدين يبقون لفترة أطول بدلاً من الانتقال من شركة إلى أخرى كل بضعة أشهر.
تحسين مساحة المكتب من أجل التركيز بشكل أفضل
إن إنشاء مساحة عمل تتناسب فعليًا مع متطلباتنا اليومية يلعب دورًا كبيرًا في الحفاظ على التركيز والإنتاجية. التصميم الجيد يعني تجميع عناصر مثل خيارات جلوس مريحة، وظروف إضاءة مناسبة، وأجهزة تكنولوجية مفيدة في جميع أنحاء المكتب. عندما يجلس الشخص على كرسي قابل للتعديل على مكتب يمكن رفعه أو خفضه، يبقى جسمه بصحة أفضل على المدى الطويل، مما يقلل بشكل طبيعي من التعب ويساعد على التركيز بشكل أفضل في العمل. تشير الدراسات إلى أن الأشخاص يميلون إلى الشعور بالسعادة والعمل بسرعة أكبر عندما يكون هناك الكثير من الضوء الطبيعي القادم من النوافذ، وربما تصل نسبة التحسن في سرعة إنجاز المهام إلى حوالي 20-25%. ولا ننسى أيضًا كل التقنيات المفيدة في الوقت الحالي. تُحدث سماعات إلغاء الضوضاء فرقًا كبيرًا في المكاتب المزدحمة، بينما تساعد التطبيقات التي تنظم المشاريع في منع فقدان أي شيء في وسط الفوضى. هذه الإضافات الصغيرة تُحدث فرقًا حقيقيًا في جعل أيام العمل أكثر سلاسة وإنجازًا لما هو متوقع.
إن طريقة تنظيم المكاتب تؤثر حقًا على قدرة الموظفين على التركيز في إنجاز مهامهم. فالمكاتب المفتوحة بلا شك تشجع التفاعل والتواصل بين الأشخاص، لكنها في المقابل تسبب تشتيتًا وتُنتج ضوضاء خلفية تجعل من الصعب الحفاظ على التركيز. كشف بحث أُجري قبل بضع سنوات أن توفير مناطق خاصة أو زوايا هادئة للموظفين يقلل بشكل ملحوظ من حالات المقاطعة، مما يؤدي إلى تحسين جودة العمل المُنجز. يبدو أن النهج الأمثل هو الجمع بين هذين النوعين من المساحات، بحيث يمكن للفرق تبادل الأفكار معًا عند الحاجة، ثم الانتقال إلى أماكن أكثر هدوءًا عندما يتطلب الأمر التفكير العميق. هذا النوع من التنظيم المرِن عادةً ما يُنتج بيئة عمل يُنجز فيها الجميع أعمالهم دون أن يفقدوا تركيزهم.
تنفيذ أجهزة مكتبية فعالة
يمكن أن يسهم إضافة مقصورات المكتب إلى أماكن العمل، خاصة تلك المخصصة للمجموعات الصغيرة المكونة من 3 أو 4 أشخاص، في تعزيز العمل الجماعي بشكل كبير مع تقليل الضوضاء الخلفية المزعجة. حيث يخلق التصميم نوعًا من تأثير الفقاعة التي يمكن للمجموعات من خلالها التحدث بحرية دون إزعاج الآخرين القريبين. يتم امتصاص الصوت داخل هذه المساحات، مما يجعل المحادثات محصورة لكنها لا تزال واضحة بما يكفي لجميع المشاركين. وكمثال من الواقع، يمكن الإشارة إلى شركة تطوير برمجيات شهدت تراجعًا في الشكاوى المتعلقة بالضوضاء بنسبة تصل إلى 30 بالمئة بعد تركيب هذه المقصورات الصوتية في مخطط مكتبها المفتوح. كما ذكر الموظفون أنهم شعروا بمزيد من التركيز عند مناقشة الأفكار في هذه المناطق المخصصة مقارنةً بالغرف التقليدية للاجتماعات. ولذلك، يجب على الشركات التي تسعى لتحسين طريقة تفاعل فرقها أن تفكر جديًا في تجربة هذه المحطات العمل الوحدوية.
ما يميز مقصورة المكتب Lite XL Office Pod حقاً هو درجة مرونتها مع الحفاظ في الوقت نفسه على عزل الضوضاء الخارجية، وهو ما يفسر سبب اعتمادها من قبل العديد من الشركات هذه الأيام. من الداخل، تم تجهيز المقصورة بأنواع مختلفة من المواد العازلة للصوت التي تخلق بيئة هادئة للغاية، مما يسمح للأفراد بإتمام أعمالهم دون تشتيت انتباههم بسبب أحاديث المكتب. أشار الموظفون الذين استخدموا هذه المقصورات إلى أن ما يزيد من كفاءتها إلى جانب العزل الصوتي الممتاز هو وجود تهوية مناسبة وإضاءة قابلة للتعديل، وهو ما يحدث فرقاً كبيراً أيضاً. يميل الأشخاص إلى التركيز لفترات أطول عندما لا تكون محيطهم تشتت انتباههم. بل إن بعض الشركات لاحظت زيادة تقدر بحوالي 15 بالمئة في الإنتاجية على مدار اليوم، وذلك فقط لأن موظفيها كانوا لديهم إمكانية الوصول إلى هذه المساحات الخاصة خلال الفترات المزدحمة.
يُحدث المكتب المغلق XL فرقاً حقيقياً عندما يتعلق الأمر بإجراء المكالمات الخاصة أو الاجتماعات السريعة مع الفريق. تأتي هذه الكبسولات مزودة بجدران عازلة للصوت وخيارات إضاءة قابلة للتعديل، وحتى نظام تهوية صغير يحافظ على نقاء الهواء داخلها. أفادت الشركات التي ثبتت هذه المحطات بزيادة تصل إلى 20 بالمئة في إنتاجية الموظفين. ويشير معظم الأشخاص إلى أنهم يعملون بشكل أفضل دون وجود ضوضاء خلفية، ويؤكدون أن وجود مكان هادئ للتحدث في الأمور المتعلقة بالعمل يساعد بشكل كبير على التركيز. ولقد بدا استثمار هذه الكبسولات المكتبية خطوة ذكية للشركات التي تسعى لخلق بيئة عمل أكثر إنتاجية مع الحفاظ في الوقت نفسه على مستوى معين من الخصوصية بين الموظفين.
استراتيجيات لتحسين كفاءة العمل
من ناحية إنجاز المهام في العمل، فإن وضع أهداف ذكية (SMART) يُحدث فرقاً حقيقياً. الفكرة هنا تكمن في وضع أهداف قابلة للتحقيق بالفعل، وليس مجرد رغبات غامضة. فكّر في الأمر بهذه الطريقة: إذا كانت الأهداف واضحة ودقيقة بما يكفي لتحديدها، وقابلة للقياس بحيث نعرف متى تحققت، وقابلة للإنجاز دون الحاجة إلى قوى سحرية، ومتعلقة بما هو مهم فعلاً، ومربوطة بمواعيد نهائية حقيقية، فإن الأشخاص يميلون إلى التركيز أكثر والوصول إلى النتائج بسرعة أكبر. خذ على سبيل المثال قسم الموارد البشرية الذي يسعى لتحسين عملية التوظيف. بدل أن يقول 'نريد توظيف أفضل'، يمكنهم وضع هدف يتمثل في تقليل الوقت المتوسط بين نشر الوظيفة وقبول العرض بنسبة 15٪ تقريباً خلال الربع التالي. هذا النوع من الأهداف الملموسة يمنح الجميع هدفاً محدداً يمكن العمل من أجله بدلاً من إضاعة الوقت دون تحقيق نتائج.
الاستفادة القصوى من التكنولوجيا تُعدّ مهمة للغاية عندما يتعلق الأمر بجعل عمليات العمل أكثر سلاسة. تساعد أدوات إدارة المشاريع (مثل Asana أو Trello) إلى جانب تطبيقات المحادثة مثل Slack في تقليل الوقت الضائع والجهود المتكررة عبر الفرق. وجدت دراسة حديثة أجرتها شركة McKinsey شيئًا مثيرًا للاهتمام - الشركات التي تتبنى حلولًا تكنولوجية أحدث تميل إلى توفير ما يقارب 25٪ من ساعات الموظفين كل أسبوع. قد لا يبدو هذا الرقم كبيرًا في البداية، ولكن على مدى الشهور والسنوات، تتحول الساعات المُوفَّرة إلى مكاسب كبيرة في الإنجازات داخل المؤسسة.
ثبت أن إشراك الموظفين في صنع القرارات الفعلية يجعل بيئات العمل تعمل بشكل أفضل. الأشخاص الذين يشعرون بأن آراءهم مهمة يميلون إلى بذل جهد أكبر والبقاء لفترة أطول في الشركات التي يشعرون فيها بأهميتهم. وبحسب لبحوث التي أجرتها مؤسسة غالوب، فإن الشركات التي تبقي موظفيها منخرطين تحقق في الواقع ربحًا يزيد بنسبة 21 بالمائة تقريبًا مقارنة بالشركات التي لا تفعل ذلك. هل ترغب في تشجيع الناس على التحدث؟ ابدأ أولاً بخطوات صغيرة. يجد بعض المديرين أن الاجتماعات الشهرية لتبادل الأفكار مفيدة، بينما يضع آخرون صناديق اقتراحات يمكن لأي شخص إسقاط أفكاره فيها في أي وقت. الشيء المهم ليس الأسلوب نفسه، بل خلق مساحة للأصوات التي ربما لم تُسمع.
تقييم بيئة عملك الحالية
إن إلقاء نظرة على كيفية تنظيم مكان العمل يمكن أن يساعد بشكل كبير في تحديد المشكلات التي تعيق إنجاز المهام. عندما نتفحص المكان بدقة، هناك عدة عوامل تستحق الاعتبار مثل كيفية تنقل الأشخاص داخل المساحة، ومنطقية سير العمليات، وإمكانية حصول الفرق على ما تحتاجه للتعاون بشكل فعال. خذ على سبيل المثال المكاتب المفتوحة، التي بلا شك تسهل التواصل بين الزملاء لكنها في كثير من الأحيان تسبب تشويشًا بسبب الضجيج عندما يحتاج أحدهم التركيز على مهام معقدة. اكتشاف هذا النوع من القضايا يتيح للشركات إجراء تغييرات تناسب بالفعل طريقة عمل الفرق المختلفة واحتياجات الأفراد. وقد أفادت بعض الشركات حتى بتحسن ملحوظ بعد إعادة ترتيب المكاتب أو إنشاء مناطق هادئة حيثما كان ذلك ضروريًا.
للعثور على أماكن يمكن تحسينها في المكتب، من المفيد مراقبة تلك المشكلات اليومية التي لا يتحدث عنها أحد لكن الجميع يشعر بها. يعاني معظم المكاتب من ترتيبات جلوس سيئة، وإضاءة تجعل الأشخاص يضطرون إلى الطرف أو يتألمون من الوهج، ومخططات أرضية تبدو كأنها صُمّمت لجعل الانتقال من النقطة أ إلى ب تجربة تشبه عبور مسار عقبات. تضيف كل هذه الإزعاجات الصغيرة إلى بعضها البعض وتصبح مؤثرة على الجسد والعقل مع مرور الوقت. عند محاولة معرفة ما يحتاج إلى إصلاح، هناك عدة طرق للحصول على آراء حقيقية من أعضاء الفريق. تعمل الاستبيانات بشكل جيد إذا كانت قصيرة وسهلة. وقد حققت بعض الشركات نجاحًا جيدًا باستخدام جلسات قهوة دورية حيث يمكن للموظفين التعبير عن مخاوفهم دون الشعور بأنهم يقدمون عرضًا رسميًا. لا تزال صناديق الاقتراحات التقليدية لها أهميتها أيضًا، على الرغم من أن العديد من أماكن العمل الآن تفضل الإصدارات الرقمية التي تجعل تتبع الردود أسهل. الشيء الرئيسي هو الاستماع فعليًا لما يقوله الناس ثم اتخاذ إجراء حقيقي بناءً عليه. تميل الشركات التي تأخذ آراء موظفيها على محمل الجد إلى إنشاء أماكن عمل تتجاوز مجرد الوفاء بالمتطلبات الأساسية، وينتهي بها الأمر إلى خلق بيئات يكون الموظفون فعليًا سعداء بالبقاء فيها طوال يومهم.
خلق ثقافة عمل إيجابية
إن بيئة العمل الجيدة تساعد حقاً الأشخاص على التعاون بشكل أفضل عبر الأقسام المختلفة. الأنشطة مثل التدريبات المُنظمة لبناء الفريق أو جمع الأفراد من مختلف أجزاء الشركة للعمل معاً على مشاريع معينة تُحدث فرقاً كبيراً. وجدت الدراسات أنه عندما تشارك الفرق بانتظام في هذا النوع من الجهود المشتركة، تزداد إنتاجيتها بشكل عام حوالي 15 بالمئة تقريباً. ما يجعل هذا النهج فعالاً هو أنه يبدأ في تفكيك تلك الحواجز غير المرئية بين الأقسام، في حين يساعد الزملاء على التعرف على بعضهم البعض فعلياً. ومع تطور العلاقات عبر التجارب المشتركة، تميل الفرق إلى إنتاج نتائج أكثر تجانساً وأكثر إبداعاً من المتوقع.
الاتصال المفتوح مهم حقًا لبناء بيئة عمل جيدة. الشركات التي تُنشئ طرقًا مختلفة للناس للتحدث - مثل الاجتماعات الأسبوعية، صناديق الاقتراح، أو المنتديات الإلكترونية - تميل إلى تحقيق شفافية أفضل وسعادة أكبر لدى العاملين بشكل عام. تُظهر الأبحاث شيئًا مثيرًا للاهتمام أيضًا في هذا الصدد: تُسجل المكاتب التي يشعر فيها الموظفون بالراحة عند التعبير عن آرائهم حوالي 25 بالمائة زيادة في رضا الموظفين. عندما يتم الاستماع فعليًا إلى آراء الموظفين وملاحظاتهم، فإن ذلك يبني ثقة حقيقية داخل الفرق. لقد شهدنا حدوث هذا الأمر في عدة منظمات حيث أصبحت جلسات العصف الذهني منتظمة وليست مجرد إجراء شكلي. والنتيجة؟ يبدأ الأشخاص بالعمل معًا بشكل أكثر فاعلية لأنهم يعرفون أن الإدارة تستمع فعليًا لما يقولونه.
الاستنتاج: جني فوائد بيئات العمل المتركزة
تشير دراسات متعددة حول تصميم أماكن العمل إلى أن المساحات التي تشجع على التركيز تميل إلى تعزيز الإنتاجية على المدى الطويل. عندما تخلق الشركات بيئات لا تحتوي على الكثير من المشتتات، فإن الموظفين يظلون منشغلين لفترة أطول ويؤدون مهام أكثر على مدار اليوم. خذ على سبيل المثال المكاتب التي تحتوي على مستويات صوت منضبطة وإضاءة جيدة. تشير تقارير العديد من الشركات إلى نتائج أفضل عندما تستثمر في هذه التحسينات الأساسية. ينهي الموظفون المهام بشكل أسرع ويقومون بأخطاء أقل، مما يضيف مكاسب حقيقية للربحية النهائية للشركة.
عندما تركز الشركات على تحسين بيئات العمل لموظفيها، فإن هذا يساعد في الواقع على تحسين النتائج المالية أيضًا. تُظهر أبحاث صناعية أن الشركات التي تستثمر في أشياء مثل الكراسي المريحة والمساحات التي يمكن للفرق العمل فيها معًا، وبناء بيئة إيجابية داخل الشركة، تميل إلى تحقيق إنجازات أكثر مع بقاء الموظفين سعداء ومُقيمين لفترة أطول. عادةً ما يكون الموظفون الذين يبقون أطول أكثر إنتاجية أيضًا. ويبدأ المزيد من المديرين بإدراك أن مظهر المكاتب وطريقة عملها لم يعد فقط مسألة جماليات. بل أصبح جزءًا من التخطيط الذكي للعمل، لأن العمال السعداء يعني نتائج أفضل على جميع الأصعدة.
