مساحات عمل مرنة: تكييف البودات للاجتماعات، المكالمات والتركيز
صعود البودات القابلة للتركيب في المساحات المرنة الحديثة
استجابة لمتطلبات مكان العمل المتغيرة
تتغير أماكن العمل اليوم بسرعة كبيرة لتتماشى مع الطريقة التي يرغب الأشخاص في العمل بها حاليًا، تحت تأثير ما يطلبه الموظفون وما تحتاج الشركات تحقيقه. إحدى الأسباب الكبيرة وراء هذا التغيير؟ ازدياد عدد الأشخاص الذين يعملون من المنزل أو يجمعون بين العمل المكتبي والأيام عن بُعد. وبحسب أحدث أرقام من مؤسسة غالوب لعام 2023، يفضل حوالي 60 بالمئة من العاملين في الولايات المتحدة الجمع بين العمل في المكتب والمنزل. بسبب هذه الظاهرة، تحتاج المكاتب إلى تخطيطات قادرة على التعامل مع الطرق المختلفة التي يتجمع فيها الأشخاص. وهنا تظهر أهمية الكبسولات المكتبية المودولارية. يمكن إعادة ترتيب هذه المساحات الصغيرة للعمل حسب الحاجة، سواء لشخص يحتاج إلى مكان هادئ للتركيز أو يريد مناقشة الأفكار مع الآخرين. تعمل هذه الحلول بشكل جيد جدًا مع الفرق التي تتغير باستمرار في منهجها في التعامل مع المشاريع. الحقيقة هي أن معظم الشركات تدرك الآن أنها لم تعد قادرة على الاعتماد على نماذج مكتبية واحدة تناسب جميع الاحتياجات إذا أرادت أن تبقى منافسة وراضية من حيث رفاهية الموظفين.
نماذج العمل الهجينة تدفع نحو اعتماد الكبسولات
أدى ظهور بيئة العمل الهجينة إلى دفع الشركات باتجاه اعتماد تلك الوحدات المكتبية المُodule التي نراها تظهر في كل مكان هذه الأيام. وبحسب تقرير حديث لشركة PwC، يفكر حوالي ثلاثة أرباع القادة في الشركات بجدية في الانتقال إلى نماذج هجينة في الوقت الحالي، مما يُظهر إلى أي مدى أصبح من الضروري أن تكون المكاتب قادرة على استيعاب كل من العاملين عن بُعد والذين يأتون إلى المبنى. ما يعنيه هذا عمليًا هو أن أماكن العمل يجب أن تكون قادرة على التبديل بين المساحات التي يمكن للفرق استخدامها للعمل الجماعي وتطوير الأفكار، والمساحات الهادئة التي يمكن لشخص ما التركيز فيها على مهامه دون إلهاء. خذ على سبيل المثال شركة MuteBox، حيث قاموا بتركيب هذه الوحدات الصوتية في عدة مواقع، وقد بدا الموظفون أكثر سعادة لأنهم يحصلون على مناطق مختلفة وفقًا لنوع العمل الذي يحتاجون إلى إنجازه في كل لحظة. بلا شك أن هذه المرونة تساعد في الحفاظ على إنتاجية الجميع مع التأكد من عدم بقاء الموظفين عالقين في بيئة واحدة طوال اليوم.
موازنة احتياجات التعاون والخصوصية
ما يزال إيجاد التوازن بين العمل الجماعي والاحتياج إلى بعض الوقت المنفرد يمثل صداعاً كبيراً للبيئات الحديثة في العمل. أظهرت أبحاث حديثة أن حوالي 80 بالمئة من العاملين يعتبرون مستويات الضجيج عائقاً جدياً أمام إنجاز المهام، وهو ما يفسر سبب استثمار العديد من الشركات حالياً في حلول صوتية مثل كبائن الهاتف الخاصة وتلك الوحدات الصغيرة التي تستخدم للعمل والتي أصبحت تحظى بشعبية كبيرة في الآونة الأخيرة. لقد أكد خبراء الاستشارات المتعلقة بالبيئة المكتبية منذ سنوات أن التصميم الجيد للمكتب يتطلب مزج أنواع مختلفة من المساحات، حيث يجب أن تكون هناك مناطق مفتوحة تُستخدم للتفاعل بين الفريق، في حين تحتاج مناطق أخرى إلى عزل صوتي يسمح للأفراد بالتركيز دون تشتيت. عادةً ما تحقق المكاتب التي تُثبت حواجز صوتية مناسبة وتصاميم مرنة نتائج أفضل، لأنها توفر للموظفين خيارات تتناسب مع نوع العمل الذي يحتاجون إلى إنجازه في كل لحظة. لا يُحسّن هذا النهج من الإنتاجية فحسب، بل يسهم أيضاً في جعل الموظفين أكثر سعادة خلال أعمالهم اليومية.
حلول الوحدات العازلة للصوت - Noiseless Nook
يُنشئ جناح Noiseless Nook المخصص لـ 6 أشخاص مساحة عمل رائعة عندما تحتاج الفرق إلى الاجتماع معًا. وهو مناسب تمامًا لجلسات العصف الذهني أو عندما يحتاج الفريق إلى مناقشة تفاصيل المشروع. تشير الدراسات إلى أن العمل الجماعي يمكنه حقًا تعزيز الإبداع والحفاظ على تركيز الأشخاص، وأحيانًا يضاعف إنتاجيتهم. ما يميز هذا الجناح هو تقنيته العازلة للصوت. تم تجهيز الجدران بطبقات خاصة من الزجاج تمنع دخول الضوضاء الخارجية، مما يسمح للفِرق بالتركيز بشكل أفضل دون تشتيت الانتباه. لقد أفادنا العديد من العملاء عن مدى هدوء الاجتماعات بعد استخدامهم لهذه الأجنحة. هل ترغب في معرفة ما إذا كانت هذه الإعدادات مناسبة لفريقك؟ اطلع على ما يقدّمه جناح الـ 6 أشخاص.
مصلى شخصين: ملاذ خاص للمكالمات
هل تحتاج إلى مكان يمكنك فيه إجراء المكالمات المهمة دون أن يسمعك أحد؟ يعمل كشك الأشخاص الاثنين من Noiseless Nook كمساحة خاصة يمكن للأشخاص من خلالها إجراء محادثات سرية أو إنجاز المهام خلال اجتماعات فردية. يرغب معظم الموظفين في الخصوصية في مكان العمل هذه الأيام، وفقًا لأبحاث حديثة أظهرت أن حوالي 70٪ من الموظفين يبحثون عن أماكن هادئة للتحدث في أمور العمل. يلبي هذا الكشك هذه الحاجة بشكل فعال بفضل بيئة مغلقة تحافظ على سرية المحادثات بين المشاركين فقط. ما الذي يجعله فعالًا بهذا الشكل؟ جدران سميكة مصنوعة من مواد صوتية خاصة تمنع الضجيج الخارجي من الدخول، كما تحبس الأصوات الداخلية أيضًا. مناسب تمامًا للمقابلات الخاصة بالموارد البشرية، أو استشارات العملاء، أو أي موقف آخر تتطلب فيه الأمور الحساسية. تحقق من جميع المواصفات على موقع كشك الأشخاص الاثنين.
بود 4 أشخاص: جنة التركيز في العمل
تم تصميم غرفة الـ 4 أشخاص لتوفير بيئة هادئة مثالية للتركيز والعمل الجاد أو الدراسة الجماعية، وهي مصممة خصيصًا للأشخاص الذين يحتاجون إلى التركيز. وتشير الأبحاث إلى أن هذه المساحات المُحكمة من حيث الضوضاء يمكن أن ترفع معدلات الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40 بالمئة. ما يميز هذه الغرفة هو توزيع المقاعد فيها وفقًا لمبادئ علم الراحة (Ergonomics) مما يضمن راحة المستخدمين حتى بعد الجلوس لساعات طويلة. كما تحتوي الغرفة على إضاءة محيطة ناعمة بالإضافة إلى نظام تهوية يحافظ على جودة الهواء داخل الغرفة طوال اليوم. هل تبحث عن مكان يتدفق فيه الإبداع وتقل فيه المشتتات؟ توفر غرفة الـ 4 أشخاص بالفعل هذا النوع من البيئة للفِرق التي تعمل معًا على مشاريع مهمة.
المزايا الرئيسية لأبودات مكان العمل الفعالة
تقنية العزل الصوتي المتقدمة
إن تقنية العزل الصوتي داخل وحدات المساحات المكتبية الحديثة تحدث فرقاً كبيراً من حيث منع الضجيج الخارجي ومساعدة الأشخاص على التركيز بشكل أفضل. عادةً ما تحتوي هذه الوحدات على مواد مثل الفينيل المحمّل بالوزن ولوحات الإسفنج الصوتي التي تعمل معاً لمنع مرور الأصوات غير المرغوب فيها. هناك أبحاث نُشرت في مجلات معمارية تؤكد بالفعل مدى كفاءة هذه المواد في الحفاظ على هدوء المكان. خذ على سبيل المثال الفينيل المحمّل بالوزن، فهو يوقف موجات الصوت بشكل فعال في مسارها، في حين تمتص الاهتزازات تلك اللوحات الإسفنجية، مما يحافظ على وضوح المحادثات ويمنحها طابعاً هادئاً من الداخل. الشركات التي تُثبت هذا النوع من الإعدادات تلاحظ تحسناً ملموساً في تركيز الموظفين أيضاً. ويشير الموظفون إلى حدوث تدخلات أقل أثناء الاجتماعات أو جلسات العمل المركّزة، مما يعني إتمام المشاريع بشكل أسرع وبأخطاء أقل بشكل عام.
أنظمة الإضاءة والتهوئة القابلة للتخصيص
تلعب أنظمة الإضاءة والتهوية القابلة للتخصيص دوراً كبيراً في خلق ظروف عمل جيدة داخل مقصورات المكاتب. تشير الدراسات إلى أن الأشخاص يشعرون عموماً بحالة أفضل ويؤدون أعمالهم بجدية أكبر عندما يتوفّر لديهم إضاءة مناسبة وهواء نقي. بل تشير بعض الأبحاث إلى أن التعرّض الكافي للضوء الطبيعي خلال النهار يمكن أن يرفع من الحالة المزاجية بنسبة تصل إلى 15%. تحتوي الأنظمة الحديثة على تقنيات ذكية مدمجة، مما يسمح للموظفين بتعديل عوامل مثل مستوى الإضاءة أو تدفق الهواء وفقاً لما يناسبهم شخصياً. وعندما يُمنح الموظفون حرية تخصيص مساحتهم كما يرغبون، فإنهم يشعرون براحة أكبر ويؤدون المهام بشكل أسرع. كما أن الحفاظ على تهوية جيدة وإضاءة كافية ليس مجرد ترف، بل هو أمر يُحدث فرقاً حقيقياً في مدى تركيز الموظفين على مدار يوم العمل.
تصاميم الأثاث العصري
أصبحت الأثاثات المريحة ضرورية في أماكن العمل الحديثة، مما يُحدث فرقًا حقيقيًا في صحة الموظفين وراحتهم العامة. تشير الدراسات إلى أن هذه التجهيزات تقلل من الانزعاج الجسدي بنسبة تصل إلى 60٪ لدى العديد من العاملين. تأتي معظم الوحدات مزودة بكتب وكراسي قابلة للتعديل صُمّمت لدعم الوضعية الصحيحة طوال اليوم. هذا النوع من التجهيزات يساعد في منع آلام الظهر والرقبة التي يعاني منها الكثير من العاملين في المكاتب. عندما يبقى الموظفون مرتاحين أثناء الجلوس لفترات طويلة على مكاتبهم، فإنهم يميلون إلى التركيز لفترة أطول أيضًا. إن الاهتمام بالراحة في هذه المساحات يُظهر أن الشركات بدأت أخيرًا تدرك أن بيئات العمل يجب أن تتماشى مع الطريقة التي يعمل بها البشر فعليًا. العاملون المريحون ليسوا أكثر صحة فحسب، بل هم أيضًا أكثر إنتاجية وابتكارًا عندما يُمنحون الأدوات المناسبة.
تنفيذ الوحدات لمختلف سيناريوهات العمل
استراتيجيات تقليل الضوضاء في المكاتب المفتوحة
يُعد التحكم في الضوضاء عاملاً مهمًا جدًا في بيئات المكاتب المفتوحة إذا أردنا الحفاظ على إنتاجية الموظفين ورضاهم. تشير الأبحاث إلى أن نحو نصف الأشخاص الذين يعملون في هذه المساحات يشكون من مشكلات تتعلق بالضوضاء باستمرار، مما يشير إلى وجود خلل جوهري في تصميم العديد من أماكن العمل في الوقت الحالي. إن من الحلول الفعالة لهذه المشكلة هي استخدام الأكشاك الصوتية. فهذه الغرف الصغيرة تقوم فعليًا بعزل الصوت بشكل جيد إلى حد كبير، وتوفر للموظفين مكانًا هادئًا لإتمام مهامهم دون توقف بسبب الإزعاج المستمر. تجد معظم الشركات أن إضافة عدد قليل من هذه الأكشاك في أنحاء المكتب تعمل عجائب في تقليل الضوضاء الخلفية. كما تصبح هذه الأكشاك أماكن مفضلة لإجراء المكالمات الهاتفية المهمة أو إنجاز مهام تتطلب تركيزًا عميقًا بعيدًا عن الضجيج والمشتتات المعتادة. وعندما تبدأ الشركات في التعامل مع مشكلات الضوضاء بهذه الطريقة، فإنها تلاحظ تحسنًا ملموسًا في الروح المعنوية والإنتاجية على نطاق واسع.
- ضع الكبائن بشكل استراتيجي في المناطق ذات الحركة المرتفعة لامتصاص الضوضاء المحيطة.
- استخدم مجموعة متنوعة من أحجام الكبائن لاستيعاب أنواع مختلفة من العمل، من التركيز الفردي إلى الاجتماعات الجماعية الصغيرة.
- تأكد من أن الكبائن مجهزة بمواد عازلة للصوت متقدمة لتعزيز قدرتها على تقليل الضوضاء.
إنشاء غرف اجتماعات فورية
لقد أصبحت المقصورات المكتبية شائعة إلى حد كبير في الآونة الأخيرة، حيث تقوم بتحويل المساحات المكتبية العادية إلى أماكن سريعة لعقد الاجتماعات متى اقتضى الأمر. تتناسب هذه الغرف الصغيرة مع طريقة عمل الشركات اليوم، والتي تتحرك فيها الأمور بسرعة البرق. لم تعد الشركات بحاجة إلى حجز غرف الاجتماعات قبل أسابيع، إذ يمكن الآن إنشاء هذه المقصورات بسهولة في أي مكان توجد فيه الحاجة. تشير بعض الدراسات إلى ارتفاع إنتاجية الاجتماعات بنسبة تصل إلى 30% عندما يلتقي الأشخاص في هذه المساحات المخصصة مقارنةً بالعمل في المكاتب المفتوحة. لماذا؟ لأنها لا تتطلب التعامل مع معدات صوتية ومرئية معقدة، وتتيح مساحة كافية للجميع للجلوس بشكل مريح. ولهذا السبب، يُثبت العديد من أصحاب العمل هذه المقصورات في مواقع استراتيجية موزعة في جميع أنحاء مكاتبهم. ويقدّر الموظفون قدرتهم على إجراء محادثة سريعة دون الانتظار حتى يخلو موعد على جدول أحد الزملاء، مما يجعل الجميع يعملون بذكاء وليس بجهد أكبر في عالم الأعمال المتغير باستمرار.
تصميم مناطق هادئة للتركيز العميق
إن إنشاء مناطق هادئة يُعدّ أمراً مهماً للغاية في أماكن العمل حيث يحتاج الأشخاص إلى التركيز دون مقاطعة. تشير بعض الدراسات إلى أن وجود هذه المساحات الهادئة الخاصة يمكن أن يحسّن التركيز بنسبة تصل إلى 25 بالمئة تقريباً. كيف يمكن تحقيق ذلك؟ إن تصميم مساحات مكتبية تتضمن تلك الزوايا الصغيرة المغلقة يساعد في إنشاء مناطق هادئة مشتركة تميل إلى جعل الجميع أكثر إنتاجية وراحة في آنٍ واحد. عادةً ما تكون هذه الكبسولات مزودةً بعوازل صوتية جيدة، بحيث لا تؤثر الضوضاء الخارجية على من يوجد داخلها، مما يجعلها أماكن ممتازة للأشخاص الذين يعملون على مشاريع معقدة. عندما تمضي الشركات قدماً في تنظيم مكاتبها بهذه الطريقة، فإنها تستفيد مرتين: من ناحية الاستخدام الأمثل للمساحات المتاحة، ومن ناحية أخرى خلق بيئة تُنجز فيها الأعمال المكثفة بكفاءة.
مزايا الحركة وإعادة التكوين
توفر تصميمات الوحدات المعيارية فوائد كبيرة في تخطيط المكاتب، خاصة من حيث إمكانية نقل الأشياء وتغيير التكوينات. يمكن للفرق أن تقوم بتعديل هذه الوحدات وفقًا لتغير احتياجاتها، مما يخلق مساحات عمل تتلاءم مع المشاريع المتغيرة وتغيرات تكوين الفرق. شهدنا حدوث هذا الأمر في عدد من الشركات مؤخرًا، حيث بدأت باستخدام إعدادات متحركة تتيح لهم حرفيًا نقل الأثاث لتكييفه مع المهمة التالية. ذكر أحد العاملين في شركة Steelcase أن القدرة على تعديل تخطيط المكتب بناءً على ما يحدث في الوقت الحالي يساهم فعليًا في تعزيز كل من الإنتاجية ورضا الموظفين عن مساحات العمل الخاصة بهم. الفكرة الأساسية من الاعتماد على التصميمات المعيارية هي منع المكاتب من أن تصبح ثابتة، مما يمنح الشركات المرونة التي تحتاجها في بيئات العمل المتغيرة باستمرار.
دمج تقنيات المكتب الذكي
عندما تبدأ الشركات في إضافة تقنيات ذكية إلى تلك الوحدات المكتبية المودولارية، فإنها عادةً ما تلاحظ تحسناً في تجربة العاملين وكفاءة الإنتاجية بشكل عام. فكّر في أشياء مثل الإضاءة التي تُضاء تلقائياً عند دخول شخص ما، ومجسات الحرارة التي تضبط درجة الحرارة بناءً على وجود الأشخاص، بالإضافة إلى الأوامر الصوتية للتحكم في مختلف الوظائف داخل المكان. تجعل هذه الميزات مساحة العمل تشعر بأنها حية وقابلة للتكيف بدلًا من أن تكون ثابتة. تشير الأبحاث إلى أن بيئات العمل المجهزة بهذه التقنيات تميل إلى تعزيز الإنتاجية لأن الموظفين يقضون وقتاً أقل في التعديل على الأدوات وأكثر وقتاً في العمل الفعلي. ومن بين التطورات الأحدث، الوحدات المزودة بإنترنت الأشياء (IoT) التي يمكن للأفراد من خلالها ضبط إعدادات درجة الحرارة أو مستويات الإضاءة باستخدام تطبيقات الهاتف المحمول. والآن أصبحت السوق مليئة بالخيارات لإنشاء بيئات مكتبية ذكية. وتجد معظم الشركات أن الاستثمار في هذه التقنيات يساعدها في تلبية الاحتياجات الفورية في الوقت الحالي، كما يساعدها أيضاً في تأمين وضع جيد لمواجهة التوجهات المستقبلية في تصميم المكاتب.
حلول قابلة للتوسع للفرق النامية
للشركات التي تمر بمراحل توسع، فإن توفر خيارات مساحات عمل قابلة للتوسع يُحدث فرقاً كبيراً في الحفاظ على سير العمليات بسلاسة أثناء استقطاب موظفين جدد. وبحسب تقارير صناعية حديثة، فإن نحو ستة من كل عشرة منظمات تضع المرونة في المقام الأول عند التخطيط لتصميم المكاتب لتحقيق النجاح على المدى الطويل. خذ على سبيل المثال الوحدات المودولارية، فهي توفر بالضبط ما تحتاجه الشركات الناشئة لأن هذه الوحدات يمكن إعادة ترتيبها بسرعة كلما تغيرت هيكلية الفرق. هل تحتاج إلى مساحة أكبر؟ ما عليك سوى إضافة وحدة أخرى. هل تحتاج إلى تقليص المساحة في الفترات الأقل نشاطاً؟ احذف ما لا تحتاجه. أثبتت الاختبارات الواقعية أن هذا النوع من الإعدادات يُحدث نتائج رائعة في مختلف الظروف، سواء بالنسبة للشركات الناشئة التي تتوسع أو الشركات الراسخة التي تتكيف مع التغيرات في السوق. ما يهم في المقام الأول هو القدرة على تعديل البيئة حسب الحاجة، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين مؤشرات الإنتاجية وزيادة رضا الموظفين، والذين لم يعودوا عالقين في بيئات عمل قديمة.
